FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. FEGECOLSA
ACUERDO 019 de 2021
REGLAMENTO DE CAJA MENOR
FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A.
«FEGECOLSA»
La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. – FEGECOLSA, en uso de las atribuciones legales establecidas en el Estatuto, Artículo 62, en especial en el numeral 7 y las conferidas mediante la Circular Básica Contable y Financiera expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante circular externa No. 22 de diciembre 28 de 2020.
CONSIDERANDO QUE:
Que se hace necesario elaborar un reglamento de Caja Menor donde se estipulen los gastos permitidos, el monto máximo y las personas que autorizan dichos gastos, que contribuya al cumplimiento del objeto social de FEGECOLSA para satisfacer las necesidades de pagos de menor cuantía.
La Caja Menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operación de FEGECOLSA cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecución, no justifica realizar el trámite de pagar con cheque y/o transferencia.
El Gerente definirá a la persona responsable que manejara el fondo de Caja Menor, se le entregará en custodia una caja pequeña metálica, en la que se guarda el dinero y los documentos de gastos de caja menor, siendo responsable la persona designada.
Es obligación de la Gerencia velar por el normal desarrollo de las actividades de FEGECOLSA y el cumplimiento del presente Reglamento.
ACUERDA:
Reglamentar del manejo de caja menor para el FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. – FEGECOLSA.
CAPITULO I
CONDICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. Se entiende por fondo de Caja Menor la cuantía rotatoria que se establece con el objeto de atender los pagos de menor cuantía, entendidos estos como los representados en erogaciones menores a la cantidad que se define en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 2. Se fija el monto de la Caja Menor por la suma de quinientos mil pesos ($500.000) M/cte., los cuales se destinarán a atender erogaciones de menor cuantía, los valores que superen este monto deberán ser cancelados con transferencia electrónica.
ARTÍCULO 3. Ningún gasto individual podrá ser superior al equivalente del cuarenta por ciento (40%) del monto mensual de la caja menor.
ARTÍCULO 4. Del monto total del fondo de Caja Menor, la persona asignada podrá autorizar recibos hasta por la suma de cien mil pesos ($100.000) M/cte., gastos que superen este monto serán autorizados por la Gerencia
ARTÍCULO 5. Con la Caja Menor solamente se podrán realizar pagos correspondientes a: Transportes urbanos, fotocopias, correos, papelería, cafetería, reparaciones menores de oficina, certificados de notaria, autenticaciones, implementos de aseo, refrigerios, y aquellos que dada su importancia y urgencia sean autorizados expresamente por la Gerencia.
ARTÍCULO 6. Para validar una erogación de Caja Menor se debe elaborar un recibo de Caja Menor estableciendo claramente: la ciudad, fecha, monto entregado, detalle, firma y número de documento de identidad del beneficiario del pago; adjuntar soportes en los casos que lo amerite. Se firmará en señal de aceptado.
ARTÍCULO 7. Si hay salida de dinero por gastos provisionales, se debe de elaborar un recibo provisional de caja, en la cual se indique la razón del desembolso y deberá legalizarse en máximo de 24 horas.
CAPITULO II
REQUISITOS PARA DESEMBOLSO
ARTÍCULO 8. Se establece el siguiente trámite para la solicitud de reembolso de la Caja Menor:
- Presentación a la Gerencia por parte de la persona designada de FEGECOLSA, de una relación de las erogaciones atendidas con los recursos del Fondo de Caja Menor, cuando se haya consumido el ochenta por ciento (80%) del monto asignado.
- Los recibos y/o facturas que soportan los pagos de la caja menor deben estar entregados en original, buen estado y con el nombre del establecimiento comercial con número de identificación y teléfono.
- Verificación de la relación por parte de la Gerencia de FEGECOLSA y autorización.
- Para el cierre de mes, siempre se solicitará reembolso de Caja Menor, cualquiera sea el monto consumido, para que sus erogaciones queden causadas en el mes correspondiente al que sucedieron.
CAPITULO III
PROHIBICIONES
ARTÍCULO 9. Se prohíbe efectuar préstamos de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros con recursos de este Fondo.
ARTÍCULO 10. Se prohíbe cambiar cheques de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros con recursos de este Fondo.
ARTÍCULO 11. Cualquier anomalía presentada en el manejo de los recursos de este fondo será reconocida por el administrador (a) del Fondo de Caja Menor.
CAPITULO IV
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 12. Quedan facultados para efectuar arqueos de Caja Menor en cualquier momento la Gerencia, el Contador y la Revisoría Fiscal.
ARTÍCULO 13. Se encargará del manejo del Fondo de Caja Menor la Analista de crédito y cartera quien depende directamente de la Gerencia, y se dotará de los implementos y recursos necesarios para su adecuado manejo y custodia.
ARTÍCULO 14. La Caja Menor será manejada por el analista de crédito y cartera; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos de la Gerencia.
El presente reglamento se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1907 del Acuerdo No. 019 del 08 de septiembre de 2021.
En constancia Firman:
OSCAR PARDO PIÑEROS EDWIN DANIEL GALINDO MEZA
PRESIDENTE SECRETARIO
JUAN PABLO RIVEROS RUIZ
Representante Legal
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