«FEGECOLSA cumpliendo con la Ley, ha creado una política de manejo de la información para la protección de los datos de nuestros Asociados te invitamos a conocerla».

FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. FEGECOLSA

 

ACUERDO No. 022

 

POLÍTICA MANEJO DE INFORMACION Y DATOS PERSONALES

Por la cual se crea la política de Información y datos personales de FEGECOLSA dando cumplimiento a la Ley estatutaria 1581 de 2012.

La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. – FEGECOLSA, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 62 del Estatuto, y,

CAPITULO I

PRIMERO. Que la Ley 1581 de 2012, dicta las disposiciones generales para la protección de datos personales y afirma el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en Bases de Datos o archivos, así como el derecho a la información.

SEGUNDO. FEGECOLSA, teniendo en cuenta su condición de responsable de tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto con el objeto de dar cumplimiento a dicha normatividad al igual que para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de datos de carácter personal que recoja y maneje FEGECOLSA.

TERCERO. Derecho de Habeas Data. El derecho de Habeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en archivos y Bancos de datos de naturaleza pública o privada y les garantiza a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su información personal. Por Tanto, FEGECOLSA acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que, para el desarrollo del objeto social, continuamente está recopilando y efectuando tratamientos a Bases de Datos tanto de asociados, proveedores, aliados comerciales y empleados.

CUARTO. Que  en virtud de todo lo anterior, dentro del  deber legal y corporativo de FEGECOLSA de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, la Junta Directiva de FEGECOLSA, ha diseñado la presente política para el manejo de la información de carácter personal y bases de datos de la cual se describe y explica el tratamiento de la información personal  a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, extractos, mensajes de texto, correo electrónico, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros  que participan de nuestra relación comercial o legal con nuestros asociados, empleados o proveedores.

QUINTO. OBJETIVO GENERAL: Garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los asociados, proveedores y terceros de quienes FEGECOLSA ha obtenido información y datos personales de acuerdo a la regulación de la Ley de Habeas Data. Así mismo a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la Ley estatutaria 1581 de 2012.

RESUELVE:

Aprobar la presente política para el manejo de la información de carácter personal  y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, medios físicos o electrónicos, actuales  o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros asociados., empleados, proveedores, aliados estratégicos  y vinculados.

El presente reglamento se ira ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

DEFINICIONES:

 

  1. Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que FEGECOLSA lleve a cabo el tratamiento de sus Datos personales.
  1. Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía
  1. Base de Datos: Conjunto de Datos Personales organizados que son objeto de tratamiento.

 

  1. Dato Personal: Información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  1. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la constitución política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no están sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  1. Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
  1. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  1. Dato Sensible: Aquellos relacionados con el origen racial o étnico. La pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos, o datos de la salud. Esta Información podrá no ser otorgada por el titular de estos datos.
  1. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

CAPITULO II

SEXTO. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES: Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de FEGECOLSA de datos personales tanto de asociados, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cuál FEGECOLSA      sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:

  1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a FEGECOLSA, respecto a los datos que considere parciales, inexactos, fraccionarios y aquellos que induzcan a error.
  1. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a FEGECOLSA.
  1. Derecho a ser Informado por FEGECOLSA, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.
  1. Derecho a presentar ante la Súper Intendencia de Industria y comercio, las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a FEGECOLSA.
  1. Derecho a Renovar la Autorización y/o solicitar la suspensión de algún dato cuando considere que FEGECOLSA no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
  1. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con FEGECOLSA, para lo cual el Fondo en ayuda del personal encargado de la Informática y la Tecnología, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los Formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgada.

SEPTIMO. FEGECOLSA NO REQUIERE AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACION EN LOS SIGUIENTES CASOS:

 

  1. Cuando la Información sea solicitada a FEGECOLSA por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que estos no son protegidos por el ámbito de la aplicación de la norma.
  1. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  1. En los eventos donde la información sea autorizada por la Ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
  1. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

OCTAVO. QUIENES TIENEN DERECHO A RECIBIR INFORMACIÓN DE FEGECOLSA SIN NECESIDAD DE AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES:

  1. A los titulares de los datos, sus herederos, o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a FEGECOLSA.
  1. A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones mediante requerimiento a FEGECOLSA con el objeto de que le sea entregada alguna información.
  1. A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia

NOVENO. DEBERES DE FEGECOLSA RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS: Los datos personales son propiedad de los titulares, así lo reconoce FEGECOLSA y únicamente los titulares podrán decidir sobre estos. En consecuencia, FEGECOLSA hará uso exclusivo para las finalidades que haya sido facultado por el titular de los datos, en los términos de la Ley e informará los deberes que tiene en calidad de responsable del tratamiento de la Información.

  1. FEGECOLSA informará de manera clara y expresa a sus Asociados, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtengan los datos, el tratamiento y la finalidad de los mismos. Para ello, FEGECOLSA diseñará una estrategia a través de la cual se realice la solicitud de datos e informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate ya sea por correo electrónico, solicitud de Ingreso a FEGECOLSA o en su sitio web http://fegecolsa.com.
  1. Es imperioso que FEGECOLSA halle el medio a través del cual obtenga la autorización expresa del titular de los datos. Para realizar cualquier tipo de tratamiento de la información.
  1. FEGECOLSA informará a los titulares de los datos, para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
  1. Es obligación de FEGECOLSA informar los derechos que le asisten a los titulares respecto a los datos suministrados.
  1. FEGECOLSA Informará, la dirección, el teléfono, el correo electrónico de la persona encargada del tratamiento de la Información por cualquier medio por el cual se obtenga la información del titular.
  1. FEGECOLSA garantiza en todo momento al titular de la información el derecho al hábeas data y de petición con el objeto de que el titular de la información pueda conocer la información que sobre él exista en nuestra base de datos, solicitar correcciones, hacer consultas mediante los mecanismos estipulados en la presente política.
  1. FEGECOLSA deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos cada vez que los titulares de los mismos presenten novedades o alguna solicitud.

DECIMO. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: FEGECOLSA recopila constantemente los datos provenientes de sus Asociados, proveedores, y acreedores, para llevar a los siguientes usos:

  • Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y de servicios en general.
  • Búsqueda de un conocimiento más cercano con los asociados, proveedores, empleados y terceros.
  • Reportes a las centrales de riesgo.

Para el cumplimiento de lo anterior FEGECOLSA podrá realizar las siguientes acciones:

  1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en la debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tenga relación comercial.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de Ley de Hábeas Data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de bases de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  5. Transferir los datos o información parcial o total a sus entidades afiliadas y aliados estratégicos.

DECIMO PRIMERO. LA AUTORIZACION: Con el objeto de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, FEGECOLSA requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.  Esta podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente Información.

  • Quién es el responsable o encargado de recopilar la información.
  • Datos Recopilados
  • Finalidades del tratamiento
  • Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o suspensión de datos.
  • Información sobre recolección de datos sensibles.

DECIMO SEGUNDO. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICION DEL DECRETO 1377 DE 2013: Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los responsables del tratamiento de los datos personales establecerán mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada.   La autorización podrá otorgarse de acuerdo a una de las siguientes opciones:

  1. Por Escrito
  2. De Forma Verbal
  • Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

De conformidad en el artículo 10º del decreto 1377 de 2013, FEGECOLSA publicó en su página web http://fegecolsa.com el, aviso de privacidad comunicando la presencia de la presente política, informando a la Súper Intendencia de Industria y comercio. Conforme se indica en este decreto.

Si en él término de 30 días hábiles a partir de la implementación del anterior mecanismo, los titulares no contactan al RESPONSABLE o ENCARGADO para solicitar la suspensión de sus datos personales, El RESPONSABLE y/o ENCARGADO podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades previstas e indicadas en la política de tratamiento de la información.

DÉCIMO TERCERO. PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES: Atendiendo a lo dispuesto en el art. 7 de la Ley 1581 de 2015 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, FEGECOLSA, certifica  que el tratamiento de los datos personales de niños y niñas y adolescentes, será realizado respetando sus derechos,  Entonces, en las actividades que realice FEGECOLSA, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o de la madre o del representante legal según sea el caso.

CAPITULO III

 PROCEDIMIENTO PARA LAS CONSULTAS REALIZADAS POR EL TITULAR DE LOS DATOS.

 Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a FEGECOLSA, respecto del manejo dado por el fondo a su información personal.

DÉCIMO CUARTO. PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE RECLAMOS O SOLICITUDES: Toda solicitud, queja, petición o reclamo que se presente ante FEGECOLSA por parte del titular de la información o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a la información, será resuelta de conformidad con la Ley que regula el derecho del Hábeas Data y se tramitará cumpliendo con las siguientes disposiciones:

  1. La queja, petición o reclamo deberá formularse por escrito dirigida a FEGECOLSA y deberá contener los siguientes datos:
    1. Identificación del Titular.
    2. Nombre del Titular.
    3. Dirección, o medio mediante el cual desea le sea entregada la respuesta.
    4. Descripción de los hechos que dan lugar la queja, petición o reclamo.
    5. Si lo desea puede anexar los soportes que considere necesarios para sustentar la queja, petición o reclamo.
  2. Si la solicitud resulta incompleta, FEGECOLSA deberá informar al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la misma, para que subsane las fallas.
  • Una vez recibida la queja, petición o reclamo completo, FEGECOLSA incluirá en un registro individual, la leyenda que diga “Reclamo en trámite” al igual que la naturaleza del mismo. Esta información deberá mantenerse hasta que la queja, petición o reclamo sea resuelta.
  1. FEGECOLSA enviará una respuesta al Solicitante dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual se tenga conocimiento de la solicitud.
  2. Si no es posible atender la queja, petición o reclamo dentro del término, se le informará al interesado, expresando los motivos por los cuales se ha presentado la demora, señalando la fecha en que se atenderá su queja, petición o reclamo. En ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DÉCIMO QUINTO. CONSULTA DE LA POLITICA: La política sobre el manejo de la información de los Titulares de FEGECOLSA, podrá ser consultada en http://fegecolsa.com.

En el evento en que el Titular considere que sus derechos han sido vulnerados en el caso del manejo de su información personal, deberá presentar la queja, petición o reclamo a la siguiente dirección de correo electrónico:  cual

DÉCIMO SEXTO. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION: Para efectos de dar cumplimiento a la Ley, se define como responsable del tratamiento de la Información a FEGECOLSA y a continuación relaciona los datos de identificación:

Razón Social                      :           FEGECOLSA

NIT                                        :           800.010.357 – 9

Domicilio Principal            :           Bogotá D.C. Av. de las Américas No. 42 A 21

Persona Responsable de la Atención de peticiones Consultas y reclamos: JUAN PABLO RIVEROS RUIZ

DÉCIMO SÉPTIMO. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: El encargado del tratamiento de la Información podrá ser eventualmente FEGECOLSA, para el caso se suministran los siguientes datos:

Razón Social                      :           FEGECOLSA

NIT                                        :           800.010.357 – 9

Domicilio Principal               :              Bogotá D.C. Av. de las Américas No. 42 A 21

Persona Responsable de la Atención de peticiones Consultas y reclamos: fegecolsa@fegecolsa.com.co

DÉCIMO OCTAVO. POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMATICA: FEGECOLSA está comprometido con la seguridad de los datos que posee y para el efecto ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para mantener la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.  Por lo anterior FEGECOLSA certifica que se han implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a datos de carácter personal de nuestros asociados, clientes y proveedores.

Estas políticas consisten en:

  1. Internet: Localización de la Base de datos en un Hosting alquilado, que nos brida la seguridad de Firewalls. IPS (Sistema de protección de Intrusos), Correo seguro, control de acceso a la Web. La página contiene servicio HTTPS (protocolo de seguridad de transferencia de archivos de Hipertexto).
  2. Red local, Estamos incluidos en la red local de las empresas vinculantes quienes tienen protección como firewall, claves de acceso local y monitoreo de los equipos ante intrusos y software malicioso y definen políticas tecnológicas en cuanto a la seguridad de la información.
  3. FEGECOLSA mantiene un Reglamento para la Protección de la Información del Sistema de Cómputo para mantener respaldo magnético de todos los computadores.
  4. Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de los Empleados.
  5. Procedimientos de autocontrol y de auditoría interna y externa.
  6. Aviso de hábeas Data: Declaro que he sido debidamente informado(a), conozco;  y autorizo de manera libre, previa y voluntaria a  FEGECOLSA a recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar, y disponer de los datos o información parcial que suministro, para que FEGECOLSA pueda conformar sus bases de datos para efectos propios de su objeto social, para transferir dichos datos o información parcial o total  a sus proveedores en función de beneficios que solicite el asociado y que los provean terceros,  Para  que reporte, trate, conozca, consulte, divulgue toda la información referente a las operaciones de descuento por nómina o libranza, en los BANCOS DE DATOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL Y DE SERVICIOS en la forma establecida en el Artículo 5 de la Ley 1527 de 2012 y en los mismos términos estipulados en la presente autorización para la información financiera, comercial, crediticia o de servicios.

La permanencia de mi información en las bases de datos será determinada por el ordenamiento jurídico aplicable, en especial por las normas legales y la jurisprudencia sobre la materia, los cuales regulan mis derechos y obligaciones, los que, por ser públicos, conozco plenamente.

La utilización de la Base de Datos será desde el inicio como Asociado hasta el día en que FEGECOLSA se encuentre en liquidación.

FEGECOLSA Garantiza que da cumplimiento a la protección de los datos personales suministrados por sus clientes en virtud a lo dispuesto en la normatividad regulatoria del derecho de Habeas Data y se permite informar que:

  1. Que el derecho de Habeas Data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar, y rectificar de forma gratuita la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  1. Que el Asociado o proveedor de FEGECOLSA, podrá acceder a sus datos en cualquier momento para consultarlos, modificarlos, actualizarlos, revocar y solicitar prueba de la autorización dada si así lo considera a través de este medio o a través de la oficina de FEGECOLSA en Bogotá D.C.
  1. Que el Asociado o proveedor, como titular de la información tiene la facultad o no de informar aquellos datos que libremente disponga y de elevar solicitudes respecto al uso que se le haya dado a sus datos.
  1. Que, para el ejercicio pleno de los derechos como titular de la información, FEGECOLSA ha dispuesto el correo electrónico HabeasData@fegecolsa.com, teléfono: 4055554 ext. 21353 / 21259

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

La presente política se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1912 del Acuerdo  No. 022 del 13 de octubre de 2021.

 En constancia Firman:

OSCAR PARDO PIÑEROS                     EDWIN DANIEL GALINDO MEZA

PRESIDENTE                                            SECRETARIO

 JUAN PABLO RIVEROS RUIZ

Representante Legal

COPIA NO CONTROLADA

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