CAPITULO I

GENERALIDADES

 

1.1.            INTRODUCCIÓN  

Los Fondos de Empleados es una organización de economía solidaria autorizada para desarrollar operaciones de ahorro y crédito, para los que existe una motivación del Estado de proteger los intereses de los asociados, así como de fortalecer la solidez de estas organizaciones.

El regulador consideró que debían cumplir con normas prudenciales que atiendan su heterogeneidad y la proporcionalidad respecto al nivel de los riesgos asumidos (los más grandes se exponen a riesgos más complejos en el desarrollo de sus operaciones de ahorro y crédito). Parte de estos mecanismos normativos están definidos por normas generales que la Superintendencia de la Economía Solidaria ha reglamentado en las circulares que expide.

Respecto al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, las normas emitidas establecen parámetros para que las entidades vigiladas, desarrollen e implementen el SARLAFT, garantizando la adecuada gestión del riesgo a través de la aplicación de medidas necesarias y suficientes en las etapas de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos o eventos de riesgos relacionados con el lavado de activos (LA) y financiación del Terrorismo, que para el caso de FEGECOLSA, fondo de empleados de categoría plena, le corresponde aplicar, debe aplicar todas las disposiciones contempladas en el Título V del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica de 2020, para la administración del sistema de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en adelante SARLA/FT.

Teniendo en cuenta lo anterior, el SARLA/FT adoptado por FEGECOLSA se compone de las etapas y elementos establecidos en la normatividad, con el fin de que sea una herramienta de consulta inmediata para los empleados, directivos, proveedores y demás personas relacionadas con el Fondo de Empleados de Gecolsa.

1.2.            ALCANCE DEL MANUAL

El alcance del presente Manual abarca el establecimiento de objetivos, metodología y la implementación del Sistema de Administración de Riesgos para el Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo para los procesos que generan este riesgo, los cuales serán de obligatorio cumplimiento para asociados, directivos, empleados, contratistas y proveedores de FEGECOLSA.

Los procesos y procedimientos establecidos en FEGECOLSA deberán incluir controles adecuados para la prevención de eventos de riesgos relacionados con el LA/FT, por tanto, este manual se rige por la normatividad expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria y las normas de carácter interno expedidas por la Junta Directiva, teniendo en cuenta el perfil del riesgo de FEGECOLSA.

1.3.            DISPOSICIONES GENERALES

 

Las acciones, metodologías y políticas aplicadas para gestionar el riesgo de LA/FT, serán dirigidas a implementar acciones para salvaguardar, prevenir, impedir, reducir o disminuir la probabilidad de ocurrencia de situaciones que puedan exponer a FEGECOLSA a LA/FT, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes criterios:

  • Le corresponde a la Junta Directiva  por disposición normativa, aprobar el presente Manual de Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo “SARLAFT”.
  • El Manual del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo “SARLAFT”, es una herramienta de trabajo que se debe tener actualizada permanentemente siguiendo los lineamientos del regulador y las necesidades de FEGECOLSA.
  • Toda consulta sobre la aplicación del Manual deberá formularse al Oficial de Cumplimiento, la Dirección de Riesgos o a la Gerencia del Fondo.
  • Las personas que ingresen a FEGECOLSA como directivos o empleados, deberán capacitarse en el presente manual de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo “SARLAFT”.
  • Hacen parte integral del manual de Administración de Riesgo de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo “SARLAFT”, las disposiciones legales que dicten los entes competentes y que no se contemplen en el presente documento

1.4.  GLOSARIO

 

Principales definiciones en la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo LA/FT, las cuales facilitan la comprensión del manual y unifican criterios para la interpretación del mismo.

  • ·           Riesgo:     Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o daño para las unidades, personas, organizaciones o entidades. Cuanto mayor es la vulnerabilidad mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. Por tanto, el riesgo se refiere sólo a la teórica «posibilidad de daño» bajo determinadas circunstancias.
  • : Sistema de Administración de Riesgo de lavado de activos (LA) y la financiación del terrorismo (FT).
  • ·           Financiación del terrorismo: Se refiere explícitamente a la reunión de fondos o capital de cualquier procedencia, legal o ilegal, para la realización de actividades o actos terroristas. De esta forma se establece como una acción futura ilegal que va a ser fraguada, por grupos extremistas.
  • ·           Lavado de activos: Proceso mediante el cual se da apariencia de legalidad a dinero en efectivo o activos obtenidos de manera ilícita o en la realización de actividades delictivas, cumpliendo etapas de colocación, ocultamiento e integración de dichos bienes dentro de la economía formal.
  • ·           Enriquecimiento ilícito: Obtener para sí o para otro un incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas. Incurre en el enriquecimiento ilícito, el empleado oficial que obtiene incremento patrimonial no justificado, por razón del cargo o de las funciones, siempre que el hecho no constituya otro delito, y la persona particular que obtiene para sí o para otro, directamente o a través de un intermediario, un incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas.
  • ·           Activos ilícitos: Son los dineros, bienes muebles o inmuebles o el producto de los mismos, obtenidos mediante la comisión de delitos tipificados en el Código Penal Colombiano.
  • ·           Reserva bancaria: Es la obligación que tienen las entidades financieras de guardar el secreto profesional sobre el manejo que dan sus asociados o clientes a sus cuentas, en aras de protegerles el derecho a la intimidad, sin embargo, puede ser levantado por orden de autoridad competente, esto se contempla igualmente en la Ley de Protección de datos.
  • Autoridad pública revestida de poderes para dictar reglamentes, órdenes, decretos u otras instrucciones que tengan fuerza de ley.
  • Cumplimiento: Funcionario designado por la Junta Directiva, debe ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de FEGECOLSA, con capacidad decisoria, encargado de verificar la adecuada observancia de los procedimientos diseñados, el cumplimiento de todos los aspectos señalados en la ley orientados a la prevención del lavado de Activos y financiación del terrorismo, las circulares externas de la Superintendencia de la Economía Solidaria, y los que estén determinados en el presente Manual de SARLAFT.
  • : Actos criminales encaminados o calculados para provocar un estado de terror en el público en general, un grupo de personas o personas particulares para propósitos políticos; son injustificables en cualquier circunstancia, cualesquiera que sean las consideraciones políticas, filosóficas, ideológicas, raciales, étnicas, religiosas o de cualquier otra naturaleza que puedan ser invocadas para justificarlos.
  • UIAF: Unidad Especial, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargada de centralizar, sistematizar y analizar información relacionada con las operaciones sospechosas remitidas por las entidades financieras, con el fin de informar a la Fiscalía General de la Nación para las investigaciones correspondientes.
  • LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, estos son: legal, reputacional, operacional y de contagio.
  • ·           Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurriría FEGECOLSA al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
  • ·           Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurriría FEGECOLSA por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de asociados, disminución de ingresos o procesos judiciales.
  • ·           Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que puede sufrir FEGECOLSA, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado contractual o asociado. El relacionado contractual o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la organización.
  • ·           Asociados exonerados: Asociados exceptuados para el diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, que por el giro normal de sus negocios realizan numerosas transacciones en efectivo. Estos asociados deben ser identificados por FEGECOLSA, de acuerdo con criterios establecidos para el caso.
  • ·           PEPS – Personas expuestas públicamente: Son todos aquellas Personas Naturales o Jurídicas, que por su actividad laboral u objeto social manejan recursos del estado, o que bien, sin manejar directamente este tipo de recursos, son de amplio reconocimiento público ya sea en el ámbito político, en la farándula, los deportes, las ciencias, entre otros.
  • ·           Relacionados contractualmente: Son aquellas personas naturales o jurídicas diferentes a los asociados con quienes FEGECOLSA establece una relación contractual para la adquisición de bienes, productos o la prestación de un servicio. (Proveedores, codeudores, funcionarios, consultores, asesores, representantes legales de personas jurídicas y de menores).
  • ·           Conocimiento del asociado: Es el proceso mediante el cual se solicita información de las personas vinculadas y de las que serán vinculadas a FEGECOLSA. Se debe contar con procedimientos claros y efectivos para obtener un conocimiento completo, veraz y oportuno de todos los asociados actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma.
  • ·           Perfil del asociado: Conjunto de atributos y características particulares que conforman el entorno de un asociado o persona vinculada contractualmente, que incluye sus datos personales, ubicación, actividad, profesión o tipo de negocio, magnitud de sus datos financieros, entre otros.
  • Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT como clientes, canales, productos y jurisdicciones.
  • ·           Asociado / Cliente:  Es toda persona natural o jurídica con la cual FEGECOLSA establece y mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad financiera.
  • Canales de distribución: Son los conductos mediante los cuales FEGECOLSA distribuye sus servicios.
  • Jurisdicciones: Corresponde a las regiones donde se encuentran domiciliados los clientes y el lugar donde realizan las operaciones estas personas.
  • ·           Segmentación del mercado: Es la clasificación de cada asociado en un rango de mercado dentro del cual se inscribe para la aplicación de criterios, parámetros y políticas de prevención en concordancia con la actividad económica desarrollada y el sector al cual pertenece. La clasificación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características que constituyen las variables de segmentación.
  • ·           Señales de alerta: Son hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que, según las reglas de la experiencia en la actividad financiera, han sido identificadas como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa al comportamiento normal o habitual en las operaciones de FEGECOLSA.
  • ·           Conflicto de interés: Situación en virtud de la cual un integrante de la Junta Directiva, Comité de Control Social, comités auxiliares o empleados de FEGECOLSA se encuentran ante diferentes posiciones decisorias relacionadas con intereses incompatibles, las cuales en ningún momento debe privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales.
  • ·           Ocultar: Esconder, tapar, disfrazar la verdad, encubrir es callar advertidamente lo que se pudiera o debiera hacer o decir en el cumplimiento de sus deberes ya sea como directivo, empleado o usuario de los servicios de FEGECOLSA.
  • ·           Omisión: Conducta que genera el incumplimiento de los deberes y responsabilidades propias del cargo o función o de las obligaciones contractuales y legales.
  • ·           Operación inusual: Consiste en conocer las transacciones cuya cuantía, volumen y frecuencia no guardan relación o concordancia con la actividad económica o el giro ordinario de los negocios del asociado. Son transacciones que, por el número, el valor o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad de los rangos de mercado establecidos por FEGECOLSA.
  • sospechosa: Son operaciones que, por su magnitud, falta de habitualidad, velocidad de rotación y características de complejidad, pudieran no tener justificación económica u objeto lícito. “La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los asociados o de los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio del Oficial de Cumplimiento, identificar si una operación es o no sospechosa, incluyendo aquellas operaciones del asociado que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.
  • ·           Práctica insegura: Consiste en la realización de operaciones sin el cumplimiento de los mecanismos de control del SARLAFT, en especial sin cumplir con la debida diligencia del proceso de conocimiento del asociado.

1.5.            MARCO LEGAL

a.        Marco Legal Internacional

En la Convención de Viena de 1988, se recomendaron medidas para prevenir la utilización del sistema financiero en el lavado de dinero ilegal.  Los documentos en los cuales constan tales acuerdos son:  

  • La Declaración de Principios de Basilea acordada el 12 de diciembre de 1988,
  • El informe del 6 de febrero de 1990 del Grupo Especial de Expertos Financieros sobre blanqueo de capitales,
  • La Directiva 109 de junio de 1991 del Consejo de las Comunidades Europeas, 
  • La Conferencia del Consejo de Europa de septiembre de 1992 y
  • El Reglamento Modelo de la CICAD aprobado por la Asamblea General de la organización de Estados Americanos.
  • La ley USA PATRIOT del 26 de octubre de 2001 expedida por Estados Unidos, requiere que las instituciones financieras establezcan programas contra el lavado de dinero y verifiquen la identidad de sus clientes, para asegurar que los recursos no se provean para facilitar actividades terroristas.
  • Las cuarenta recomendaciones del GAFI presentadas en 1990 como una iniciativa para combatir la utilización del sistema financiero por personas que realizan lavado de dinero. 

En 1996 las recomendaciones fueron revisadas y aprobadas por más de 130 países y ampliamente aceptadas como el estándar para varios países. En el 2001 se adicionaron 8 recomendaciones dirigidas a la financiación del terrorismo. 

Las recomendaciones trazaron los grandes principios con respecto a los cuales los países deben tomar acción, permitiendo que se puedan implementar estas medidas de acuerdo a las circunstancias particulares y marcos constitucionales, aunque cada jurisdicción debe ser capaz de demostrar que su régimen contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo LA/FT es efectivo.

b.        Marco Legal Colombiano

El Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo, tiene sus fundamentos legales y normativos en el capítulo XVI (art. 102 al 107), parte tercera, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero36, en adelante (EOSF), establece normas para la prevención de actividades delictivas.

Dichas disposiciones legales aplican por supletorias a los Fondos de Empleados acorde con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 365 de 1997, modificado por el artículo 9 de la Ley 1121 de 2006 y el artículo 2.14.2 del Decreto 1068 de 2015.

Todas estas disposiciones fueron reglamentadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria en el Título V del Capítulo III de la Circular Básica Jurídica de 2020 y las normas que lo modifiquen o deroguen.

1.6.            OBJETIVOS

a.      Objetivo General

El objetivo del SARLAFT, principalmente es reducir la posibilidad que en FEGECOLSA pueda ser un instrumento para el ocultamiento o legalización de bienes producto de actividades relacionadas con el lavado de activos y financiación del terrorismo. Así mismo, poder mitigar el riesgo de pérdida o daño de la imagen o la confianza de los asociados, las empresas patrocinadoras y/o todas aquellas partes relacionadas del Fondo.

b.        Objetivos Específicos

  • Establecer los mecanismos necesarios para prevenir el ingreso de recursos provenientes de actividades ilícitas con el propósito de hacerlos legales y que le permitan reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero, en adelante “UIAF”, las operaciones sospechosas que sean detectadas.
  • Crear cultura de autocontrol en FEGECOLSA para disminuir el riesgo legal y reputacional derivado de las prácticas de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  • Identificar claramente la competencia de los diferentes órganos y empleados de FEGECOLSA en la administración del riesgo del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
  • Recopilar la normatividad que regule las actividades que debe desarrollar FEGECOLSA para prevenir la realización de actividades ilícitas a través de los servicios de ahorro y crédito y cubrir los riesgos a que se expone.

CAPITULO II.

ETAPAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO –SARLAFT

        

2.1.       IDENTIFICACION

2.1.1.      Metodología para la identificación de los eventos o factores de riesgo.

a.        Creación del grupo de expertos.

Teniendo en cuenta que la gestión del riesgo de lavado de activos tiene una relación directa con el comportamiento de otros riesgos en FEGECOLSA, se toma como primera medida para identificar situaciones o eventos, el conocimiento, el juicio o las valoraciones que realicen algunos colaboradores de distintas áreas del Fondo, los cuales tienen el conocimiento adecuado para obtener suficiente información cualitativa que permita realizar una adecuada identificación, teniendo en cuenta lo siguiente:

Objetivo de la investigación:                 Que los expertos bajo los conocimientos que tienen de FEGECOLSA describan eventos o situaciones que puedan generar situaciones de riesgo respecto al LA/FT.

Expertos                                                Juan Pablo Riveros. GERENTE

                                                                   Leidy Rocío Vaca. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

                                                                   Sandra Suarez Moreno. JUNTA DIRECTIVA

                                                                   Miguel Buitrago Ramírez. JUNTA DIRECTIVA

Modo de validación                              Método individual, mediante el cual, se obtendrá información de cada uno de los expertos, para lo cual se elaborará un documento que diligenciarán de manera individual, procedimiento que será liderado por el Oficial de Cumplimiento.

Validación                                             Los eventos de riesgos pueden estar relacionados con eventos externos o internos, en caso de que sean internos, si los mismos tienen que ver con políticas, procedimientos, tecnología, reglamentaciones, entre otros.

Matriz de trabajo                                   Los expertos deberán responder bajo su conocimiento de FEGECOLSA o desde su cargo: ¿Cuáles son los eventos que pueden generar un riesgo de LA/FT? ¿Cuáles serían las causas que lo pueden originar? ¿Cuál sería el control que se debería implementar?

Consolidación y validación de la

Información                                          La Oficial de Cumplimiento será el encargado de consolidar la información y determinar los eventos que pueden afectar el sistema de prevención de que en FEGECOLSO sea utilizado para actividades relacionadas con LA/FT.

b.        Periodicidad

El oficial de cumplimiento de FEGECOLSA validará de manera semestral los factores y eventos que se identifiquen. En el caso de creación de nuevos productos, apertura de nuevos mercado o nuevas oficinas, se validará previamente si existen factores o eventos de riesgo que deban ser identificados, para su control y monitoreo posterior.

c.         Matriz de Riesgos de LA/FT

La matriz de riesgo deberá contener la siguiente información en la etapa de identificación:

No. del riesgo:                         Se debe codificar cada uno de los riesgos identificados

Nombre del riesgo                   Se debe dar un nombre “preciso” al riesgo identificado, que permita determinar claramente el evento o situación.

Descripción del riesgo             Se debe describir, lo más completo posible, la forma en que se considera podría presentarse un evento o factor de riesgo identificado.

Causas del riesgo                    Se deben establecer cuáles son las causas que incrementan la posibilidad de ocurrencia del riesgo y que impliquen la implementación de controles con el fin de disminuir su probabilidad de ocurrencia.  La causa identificada debe tener asociado e implementado su(s) control(es) de mitigación.

Consecuencias de riesgo         Para cada riesgo identificado, se debe establecer las principales consecuencias, en que puede verse inmersa la organización solidaria si llega a materializarse el riesgo en cuestión.

Los efectos de la materialización de un riesgo relacionados con el LA/FT suelen estar asociados, en su gran mayoría, en el corto plazo, con pérdidas económicas e impacto en la imagen o riesgo reputacional. Teniendo en cuenta lo anterior, a partir de la identificación de los eventos o factores de riesgo, se determina si el origen o la relación del evento está relaciona con alguno de los siguientes riesgos:

Operacional                            Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o errores, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.  Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores

Reputacional                           Es la posibilidad de pérdida en que incurre el Fondo por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Contagio                                 Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad.

Legal                                       Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.

                                               El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones

Así mismo, se debe identificar los factores de riesgos asociados al LA/FT:

Cliente                                    Es toda persona natural o jurídica con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

                                               En el caso de FEGECOLSA, serán los asociados, empleados, proveedores y entidades patrocinadoras.

Productos                                Corresponde al portafolio de servicios debidamente reglamentado en FEGECOLSA, relacionados con captación, colocación y convenios de servicios.

Canales de distribución           Son los medios que utiliza FEGECOLSA para ofrecer sus productos/servicios y para que los clientes puedan realizar sus transacciones.

Jurisdicciones                         Lugares en donde la entidad realiza sus operaciones y/o se encuentran ubicados sus clientes

Todo lo anterior se consignará en una matriz de riesgo de la siguiente manera:

No.Factor de riesgoNombre del riesgoDescripción del riesgoCausas del riesgoConsecuencia del riesgoRiesgos Asociados
OperacionalReputacionalContagioLegal

2.2.       MEDICIÓN

 

Partiendo del proceso de identificación, se determinará la probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT respecto a cada uno de los eventos de riesgo identificados y su magnitud de impacto en caso de materializarse.

Para llevar a cabo la medición de los riesgos, se partirá de un análisis cualitativo de la probabilidad de ocurrencia, con base en los siguientes criterios:

  • Probabilidad de Ocurrencia: Indica cuál es la posibilidad de que se presente la situación de riesgo identificada en un horizonte de tiempo de 1 año, donde se contempla la siguiente escala.
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
EscalaCuantitativoDefiniciónCriterios
Inusual1Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionales1 vez al año
Improbable2Es difícil que ocurra4 veces al año
Posible3Podría ocurrir en algún momentoMás de 6 veces en el año
Probable4Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstanciasAl menos una vez al mes 
Casi Certeza5Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstanciasMás de una vez al mes
  • Magnitud del Impacto: Se mide considerando los efectos que puede generar el riesgo. La magnitud del impacto se debe medir considerando la materialización de 1 evento de riesgo.
MAGNITUD DEL IMPACTO
EscalaCuantitativoContagioOperativoReputacionalLegal
Bajo1Noticias o rumores que vinculan a la FEGECOLSA o alguna empresa patronal directa o indirectamente con temas de LA/FTSe generan reprocesos sin afectación económicaAfectación de la imagen al interior de FEGECOLSARequerimientos de la Superintendencia por incumplimientos legales respecto al LA/FT
Menor2Efectos legales y reputacionales de un asociado involucrado en alguna actividad de LA/ FTAsociados afectados y la suspensión de comunicaciones.Consecuencias reputacionales que no exceden el ámbito interno de FEGECOLSA.Sanciones menores de autoridades correspondientes a amonestaciones.
Moderado3Afectación a FEGECOLSA por
acción generada
por un empleado que
involucra al fondo de
manera directa o
indirectamente.
Interrupción de
la operación genera
reprocesos para FEGECOLSA
puede
afectar las
relaciones
comerciales y
financieras a nivel
nacional, puede
causar
disminución de
asociados.
Multas
Mayor4 pérdida que puede sufrir el Fondo de
Empleados, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un
 vinculado o asociado.
Interrupción de
la operación
genera
reprocesos mayores para FEGECOLSA

afecta las
operaciones
financieras,
causa disminución
de ingresos por
pérdida de
asociados, se
afecta la
buena imagen
de FEGECOLSA
Indemnización
por
incumplimientos normativos
Catastrófico5Se involucra a FEGECOLSA con actividades relacionadas con el LA/FT.FEGECOLSA sufre perdidas operacionales que me generan incumplimiento al indicador de solidezLos asociados pierden la confianza en FEGECOLSAIntervención por parte de la Superintendencia
  • Criticidad del Riesgo: Es la combinación entre la probabilidad de ocurrencia y la magnitud del impacto que permite priorizar los riesgos más importantes. Para calcular la criticidad en el análisis semi-cuantitativo se debe multiplicar la probabilidad de ocurrencia en su expresión cuantitativa con la magnitud del impacto en su expresión cuantitativa, de acuerdo con las escalas definidas anteriormente.

Los niveles definidos para la criticidad son los siguientes.

CRITICIDAD DEL RIESGO
Límite inferiorLímite superiorEscala
13Bajo
46Menor
714Moderado
1519Mayor
2025Catastrófico

2.3.       CONTROL

 

El Oficial de Cumplimiento implementará de manera coordinada con los líderes de los procesos, los controles pertinentes para minimizar la probabilidad y el impacto de los eventos de acuerdo a los factores de riesgo y sus riesgos asociados para establecer el perfil de riesgo residual de LA/FT.

Al describir los controles se tiene en cuenta el tipo de control, su frecuencia, si está implementado, si es manual, semiautomático o automático, si está o no documentado, si tiene un responsable asignado o no, y con todo ello se califica la efectividad del control para tener como resultado el riesgo residual, el cual aporta con la reducción del riesgo de manera significativa.

Una vez se tengan calificados los controles y su efectividad, se debe proceder nuevamente a medir el impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos y como resultado de esta etapa establece su perfil de riesgo residual de LA/FT.

Teniendo en cuenta la calificación residual de cada riesgo identificado, se deberá determinar si se deben implementar tratamientos que permitan mejorar la efectividad de los controles, por tanto, el Oficial de Cumplimiento procurará que los riesgos se encuentren dentro del nivel de criticidad baja, de encontrarse riesgos con criticidad moderado en adelante, se deberán implementar tratamientos obligatoriamente, realizando una revisión de la efectividad del tratamiento posteriormente.

Para la etapa de control, la matriz de riesgo contiene la siguiente información:

  1. Controles establecidos. Se debe describir las actividades que se ejecutan en las actividades del proceso con el fin de mitigar las causas que generan el riesgo identificado.
  • Soportes del control. Señalar si el control está documentado, el documento, formato o proceso donde se tiene establecido el control.
  • Tipo de Control: Se debe seleccionar de acuerdo a las siguientes alternativas.
Tipo de ControlDescripción
PreventivoControles que previenen la materialización del riesgo.
DetectivoControles que buscan identificar oportunamente la materialización del riesgo.
CorrectivoEl riesgo se materializó y se establece el control que busca tomar acciones para mitigar sus efectos o evitar que se vuelva a presentar
  • Frecuencia del control: La frecuencia hace referencia a cada cuanto se ejecuta el control que se tiene definido para gestionar los diferentes riesgos, de acuerdo a la siguiente escala:

                                     Diario, mensual, trimestral, semestral o anual.

  • Estado del control: Se refiere a si el control está ya implementado, en proceso de desarrollo e implementación o no hay control.
  • Automatización del control: Se debe seleccionar si el control es o automático, Semiautomático o manual.
  • Documentación del control: Se debe establecer si el control se aplica y los empleados conocen la forma de aplicarlo, por tanto, se debe indicar si está o no documentado.
  • Efectividad del control: La calificación del control se determina mediante la suma de las variables anteriores que define si el control es adecuado o requiere mejorarlo para la gestión de los riesgos, para tal efecto, se establecieron ponderaciones de acuerdo con el criterio expertos.
Calificación Controles
CriteriosVariablesPonderación% CriteriosPeso Variable
Tipo de ControlPreventivo0,400,6760%
Detectivo0,2030%
Correctivo0,0710%
FrecuenciaCada vez0,130,6725%
Diario0,1020%
Mensual0,1020%
Trimestral0,1020%
Semestral0,0510%
Anual0,035%
EstadoImplementado0,400,6780%
En desarrollo0,2720%
No existe0,000%
AutomatizaciónAutomática0,400,6770%
Semiautomática0,2720%
Manual0,0010%
DocumentaciónSI0,670,67100%
NO0,000%
ResponsableAsignado0,670,67100%
No Asignado0,000%

El resultado de la calificación del control se divide en las siguientes escalas y límites:

Calificación del Control
Límite inferiorLímite superiorEscalaDescripción
01,5DébilEl control realizado no es el adecuado y por lo tanto se pueden presentar riesgos en el proceso
>1,53ModeradoEl control puede mejorar debido que hay fallas en alguna parte del proceso analizado.
>35FuerteSe considera que el control se está realizando acorde a lo definido.

2.4.       Tratamientos.

  • Tipo de tratamiento: Se debe definir el tipo de tratamiento que se va a implementar para mitigar el riesgo.
  • Descripción del tratamiento: Se debe realizar una descripción del tratamiento que se va a implementar.
  • Responsable/Área: Se debe seleccionar el responsable de implementar los tratamientos en FEGECOLSA.
  • Fecha de Implementación: Se debe definir la fecha en la cual el tratamiento propuesto debe estar implementado.
  • Estado del tratamiento
  • Avance del seguimiento

Dentro del informe que el Oficial de Cumplimiento debe presentar semestral, deberá incluir aparte respecto al cumplimiento de los plazos y acciones establecidos en los tratamientos para mejorar el LA/FT.

2.5.       Medición Residual.

  • Probabilidad de ocurrencia: Se aplica la misma metodología del riesgo inherente, teniendo en cuenta la escala: inusual, improbable, posible, probable y casi certeza. Se debe tener en cuenta que esta medición se debe realizar considerando el efecto de los controles y tratamientos propuestos.
  • Magnitud del Impacto: Se aplica la misma metodología del riesgo inherente, teniendo en cuenta la escala: bajo, menor, moderado, mayor o catastrófico. Se debe tener en cuenta que esta medición se debe realizar considerando el efecto de los controles y tratamientos propuestos.
  • Criticidad Residual: Automáticamente se calcula la criticidad para cada situación de riesgo. Este resultado expresa el nivel de riesgo después de considerar el efecto de los controles y tratamientos.
  • Criticidad del Riesgo: Es la combinación entre la probabilidad de ocurrencia y la magnitud del impacto que permite priorizar los riesgos más importantes. Para calcular la criticidad en el análisis semi-cuantitativo se debe multiplicar la probabilidad de ocurrencia en su expresión cuantitativa con la magnitud del impacto en su expresión cuantitativa, de acuerdo con las escalas definidas anteriormente.

Los niveles definidos para la criticidad son los siguientes.

CRITICIDAD DEL RIESGO
Límite inferiorLímite superiorEscala
13Bajo
46Menor
714Moderado
1519Mayor
2025Catastrófico

2.6.       Perfil de riesgo.

De acuerdo con las etapas de medición, se establece que el perfil de riesgo inherente que tiene FEGECOLSA es moderada, la cual, aplicando los controles establecidas, se determina un riesgo residual bajo.

2.7.       MONITOREO

El monitoreo continuo estará en cabeza del Oficial de Cumplimiento, quien efectuará un adecuado seguimiento del perfil de riesgo inherente y residual y en general del SARLAFT, y la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas.

Para esto, FEGECOLSA desarrolla una serie de indicadores establecidos en Matriz de Riesgos para el seguimiento de los diferentes controles asignados a los eventos de riesgos, para el caso de los riesgos bajos no se realizarán monitorios periódicos, en razón a la efectividad del control. Ello con el fin de garantizar la mitigación del riesgo detectado, dando prioridad a los riesgos que presentan mayor severidad.

Teniendo en cuenta que el entorno es cambiante y siempre hay exposición al riesgo se implementará lo siguiente:

  • Seguimiento transaccional, con base en la segmentación de los factores de riesgo.
  • Desarrollar reportes trimestrales que permitan establecer la eficiencia y el seguimiento de los controles implementados y la evolución del riesgo LA/FT.
  • Detectar las operaciones inusuales y determinar si pueden corresponder a operaciones sospechosas.
  • Seguimiento a los elementos y etapas del SARLAFT, de tal forma que permita detectar nuevos riesgos, verificar la eficacia de los controles, validar el cumplimiento de los indicadores establecidos.
  • Revisión semestral de la identificación y medición de los riesgos de LA/FT, de esta revisión se obtendrá el perfil de riesgo inherente para compararlo con el perfil de riesgo residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
  • Seguimiento de los asociados/usuarios, productos, canales de distribución y jurisdicciones a través de las señales de alerta, con el fin de identificar los aspectos que pueden influir en el riesgo de LA/FT.
  1. Planes de acción

En caso de no cumplirse las mediciones establecidas en la etapa de monitoreo, se debe establecer planes de acción correctivas, que corresponde a una serie de pasos específicos diseñados para mejorar la gestión de riesgos. Esto implica eliminar las desviaciones de los procesos y prevenir la reaparición de las causas. Se aplican para identificar, resolver y prevenir problemas en caso de desviaciones de calidad.

  • Descripción del hallazgo
  • Análisis de causas
  • Acciones correctivas o preventivas
  • Responsable
  • Fecha de cumplimiento
  • Seguimiento

2.7.1.      Metodología para la segmentación de los factores de riesgos.

Segmentación de asociados basado en la identificación de patrones de comportamiento: Este modelo de segmentación analiza el comportamiento histórico de los asociados en cuanto a cantidad de productos o servicios adquiridos, la frecuencia de adquisición y el monto de dichas adquisiciones. Para tal efecto, se establece la metodología en documento anexo “Anexo No. 1 – Metodología para la segmentación de los factores de riesgos”.

CAPITULO III .

ELEMENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO –SARLAFT

3.1.            POLÍTICAS

3.1.1.      Políticas Generales

  1. Los riesgos asociados al Lavado de dinero y la Financiación de Grupos al margen de la Ley, están contenidos en el SARLAFT que atiende normatividad internacional (GAFI, GAFISUD, entre otros) y nacionales (UIAF, y la Súper intendencia de Economía Solidaria entre otros), enmarcando el concepto de mejora continua para garantizar al Fondo, la no ocurrencia de eventos que pongan en riesgo o tela de juicio la integridad ética.
  • FEGECOLSA no recauda dineros en efectivo por ningún concepto. Cualquier dinero a depositar se debe realizar a través de las cuentas Bancarias y es obligación del Oficial de Cumplimiento revisar aquellas transacciones superiores a $ 1.999.999.
  • FEGECOLSA se obliga a reportar aquellas transacciones que no guarden relación con el perfil establecido a los asociados o le parezcan sospechosas. Esta labor estará a cargo del Oficial de Cumplimiento.
  • Es responsabilidad del Gerente y el Oficial de Cumplimiento, dar a conocer a todos los empleados los procedimientos, normas y mecanismos que se deben tener en cuenta sobre el lavado de activos, financiación al terrorismo y demás actividades fraudulentas a las que está expuesta el Fondo para que se apliquen los controles necesarios a fin de evitar que sus empleados y proveedores faciliten o permitan actividades calificadas por la ley como delito.
  • En el caso de los asociados inactivos, su actualización se dará una vez realice la solicitud de un servicio en FEGECOLSA.
  • FEGECOLSA revisará y actualizará de ser necesario, por lo menos una vez al año las políticas del SARLAFT y la segmentación de los factores de riesgos.
  • FEGECOLSA garantizará permanentemente los recursos humanos, tecnológicos, logísticos y financieros para hacer efectivos los mecanismos establecidos para la prevención y el control del LA/FT

3.1.2.      Políticas Específicas.

  1. Cultura frente a la administración del riesgo de LA/FT

FEGECOLSA dará cumplimiento a políticas reglamentos y acciones tendientes a la administración del riesgo del LAFT acorde con la actividad desarrollada como Fondo de Empleados, que comprenda todas sus áreas de influencia y para cada una de sus líneas de productos y servicios, así como las transacciones que se realicen con Proveedores de Bienes y Servicios.

  • La planeación estratégica alineada con el riesgo de LA/FT

La Planeación estratégica deberá estar alineada a las estratégicas de prevención señaladas en las normas de LA/FT, por tanto, no se podrán anteponer metas comerciales a los controles y políticas para la gestión del SARLA/FT.

  • Compromiso de los directivos y empleados de FEGECOLSA a al cumplimiento de las directrices para el SARLA/FT

La Junta directiva, los Organismos de Control, la Gerencia, el Oficial de Cumplimiento y los empleados de FEGECOLSA están obligados a cumplir las políticas emanadas por FEGECOLSA en materia de prevención de LA/FT.

Es prioritario que los empleados de FEGECOLSA, prefieran el cumplimiento de los principios éticos antes que cualquier consideración ya que es fundamental generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos y financiación del terrorismo bajo el principio de un ambiente de autorregulación.

  • Identificación plena del cliente

Los mecanismos necesarios para determinar la transparencia de cada una de las transacciones que realizan los asociados, están contemplados en el SARLAFT.

Para llevar a cabo esta actividad, se ha determinado que cada persona cuyo vínculo patronal le dé el derecho de afiliarse a FEGECOLSA,  deberá diligenciar el formulario de ingreso al Fondo, el cual cumple con la información requerida por la Superintendencia en el Formulario No. 5, que permiten ejecutar el principio del conocimiento del Cliente,  monitoreo de las Transacciones, análisis de operaciones inusuales y la determinación y reporte de operaciones sospechosas  a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

FEGECOLSA determina como política que no se atenderán solicitudes Ingreso al Fondo, solicitudes de crédito de asociados o contratos con proveedores en ausencia del formulario de conocimiento del cliente o solicitud de vinculación.

Igualmente, los proveedores de FEGECOLSA, estarán obligados a diligenciar el formulario de conocimiento del cliente para el respectivo monitoreo y consulta, que nos permitan asegurar las transacciones con terceros, contempladas en el SARLAFT.

  • Identificar los clientes con mayor exposición al riesgo de LA/FT

Las personas expuestas públicamente son aquellas personas que por razón a su cargo manejan recursos públicos, detectan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. Adicionalmente, por política de FEGECOLSA, se tiene como personas públicamente expuestas a los altos directivos de GECOLSA.

Teniendo en cuenta la exposición que pueden presentar los PEPS, deben ser plenamente identificados y marcados para realizar el monitoreo especial de sus transacciones.

Se deberá mantener la calificación y el tratamiento especial a las PEPS durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación; para lo cual, el asociado lo informará o FEGECOLSA lo actualizará con la consulta masiva que se realiza anualmente.

  • Entrega y reporte de información a la UIAF

Es deber del Oficial de Cumplimiento diseñar y poner en funcionamiento los mecanismos que permitan garantizar los reportes oportunos de los informes periódicos establecidos en las disposiciones legales vigentes, así como los reportes relacionados con ROS de manera inmediata sea detectada.

El Oficial de cumplimiento deberá responder por las omisiones en los reportes extemporáneos que sean remitidos a la UIAF y otras autoridades competentes,

  • Reserva de la información

FEGECOLSA, sus Directivos, Administradores y Colaboradores se obligan a guardar reserva sobre la información y documentos de operaciones inusuales y/o sospechosas reportadas a la UIAF o a cualquier autoridad competente.

Los empleados y directivos de FEGECOLSA deben conservar y acatar la Reserva de Información, consagrada en el artículo 8 de la Ley 1121 de 2006 y el artículo 105 del EOSF, la cual consiste en el deber jurídico de guardar reserva, secreto y discreción sobre la información de sus Clientes, con relación a: saldos, cuentas, transacciones, negocios, ingresos, patrimonio, bienes declarados, entre otros o sobre aquellos datos relacionados con la situación propia de la persona o compañía, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio.

No obstante, FEGECOLSA no opondrá la reserva de la información, como argumento para la entrega de información de sus Clientes y sus operaciones, a las Autoridades dentro de los procesos de investigación de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 8 de la ley 1121 de 2006, la ley 1621 de 2013, o las normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen.

  • Políticas sancionatorias

FEGECOLSA debe establecer en el Código de Ética y Conducta los lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés. Es deber de la Gerencia, de los órganos de Administración y de Control, del Oficial de Cumplimiento y de los empleados anteponer la observancia de los principios éticos y el cumplimiento de las normas en materia de prevención y control de LA/FT al logro de las metas comerciales.

FEGECOLSA adelantará las acciones conducentes para que se sancione penal, administrativa y laboralmente, cuando fuere necesario, a los directivos, administradores y empleados que directa o indirectamente faciliten, permitan o coadyuven en la utilización del Fondo como instrumento para la realización de lavado de activos y financiación del terrorismo.

  1. Obligación de realizar la consulta en listas de los clientes.

Previo a la vinculación de clientes (asociado, proveedor o empleado) se deberá dar cumplimiento a los procesos definidas en cada caso, realizando primeramente la consulta a las listas vinculantes para el LA/FT.

En caso de identificar potenciales clientes con anotaciones de coincidencia 100% en delitos relacionadas con LA/FT, se suspenderá el proceso de vinculación.  En el caso de que el cliente aparezca en listas posteriormente, durante el proceso de actualización de información, se deberá realizar las indagaciones correspondientes, para determinar si hay necesidad de suspender las aperturas de nuevos servicios o cancelar la relación contractual.

3.2.            PROCEDIMIENTOS

 

3.2.1.      Procedimientos Generales

  1. Procedimientos para las etapas

El proceso de identificación, medición, control y monitoreo de los eventos de riesgos para la gestión del SARLAFT, están definidos en el CAPITULO II del Manual.

  • Procedimientos para la efectividad de los controles.

La ejecución de los distintos mecanismos e instrumentos para implementar el control de LA/FT están determinados dentro de la matriz de riesgo con una calificación de efectividad, lo que permite determinar donde los controles deben ser mejorados a través de acciones de mejora.

Así mismo, se han establecido de manera general, los siguientes controles para evitar la materialización de los eventos de riesgos identificados:

  • Diligenciamiento de los formatos prestablecidos para el conocimiento del asociados, proveedor y terceros (beneficiario final).
  • Revisión de los documentos y verificación de los documentos anexos.
  • Consulta en las listas vinculantes al LA/FT.
  • Actualización de datos anualmente.

Así mismo, cuando se adviertan controles poco efectivos o no disminuya el riesgo residual, se procederá a establecer planes de mejora, que permitan hacer una acción que disminuya la probabilidad de materialización del riesgo.

  • Procedimientos para atender las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes.

Para atender oportunamente las solicitudes de información que realicen las autoridades competentes, el Oficial de Cumplimiento deberá seguir las siguientes actividades:

  • Se recibe la solicitud, se verifica y confirma telefónicamente.
  • Se analiza la solicitud y sus requerimientos y se define qué información debe ser consolidada y enviada.
  • Se genera la información y se consolida
  • Se envía la información solicitada con firma del Representante Legal.
  • Se conserva la copia de los archivos físicos o digitales enviados y la evidencia de que la información fue recibida por los órganos externos.
  • Procedimientos para consultas en listas
  • Consulta individual.

Dentro de los procesos de vinculación de clientes (asociados, empleados, proveedores) se realiza obligatoriamente la consulta en listas vinculantes para Colombia, en caso de presentarse una coincidencia, se informa inmediatamente al Oficial de Cumplimiento, quien realiza la gestión de análisis y determinar si el trámite continúa o finaliza en ese momento.

Así mismo, se ha determinado dentro de los procesos de gestión que, si el asociado supera los ahorros, cada vez que pretenda aperturar un nuevo producto, se hará la consulta en listas vinculantes para Colombia.

Igualmente, para asociados que requieran de operaciones de créditos superiores a los $10 millones, se hará consulta en listas vinculantes para Colombia.

  • Consulta masiva.

Anualmente se realizará una consulta masiva, donde se incluyan a los asociados, proveedores y empleados. De esta consulta el Oficial de Cumplimiento presenta un informe con los clientes (personas naturales o jurídicas) que presentan coincidencias en las listas consultas, para determinar las acciones a seguir.

El Oficial de cumplimiento deberá incluir en el informe el respectivo análisis e indagaciones complementarias realizadas en caso de clientes que aparezcan en listas, para poder determinar si hay necesidad de suspender la prestación de los servicios o la relación contractual.

  • Procedimientos para el monitoreo y seguimiento de las transacciones de los asociados y la identificación de operaciones inusuales, ROS y su reporte

De acuerdo con la segmentación de los factores de riesgo, se puede determinar la normalidad en las transacciones que realizan los asociados con FEGECOLSA, en caso de encontrar transacciones inusuales o que no corresponden al comportamiento normal del asociado, se gestionará una alerta para que el Oficial de Cumplimiento proceda a realizar la verificación de la operación y de ser necesario, se requiera de mayor información para establecer si existen los soportes suficientes para descartar la inusualidad.

  • Operación inusual.

Una operación es inusual cuando la cuantía, características, periodicidad o jurisdicción no guardan relación con el segmento establecido del asociado, o sea, se sale de los parámetros de normalidad vigente en FEGECOLSA.

El Oficial de cumplimiento deberá realizar el análisis e indagaciones complementarias, podrá confirmar algunos datos con el área de recursos humano de la entidad patronal o directamente con el asociado, para poder determinar si hay necesidad de realizar el reporte de una operación inusual.

  • Operación Sospechosa.

Se consideran en especial operaciones sospechosas, aquellas operaciones complejas, importantes, significativas, que no respondan a los patrones de transacciones habituales de los asociados y que luego de las indagaciones realizadas, que carecen de fundamento económico o legal razonable.

El Oficial de Cumplimento valorará si no hay suficiente información que permita valorar objetivamente que la operación es sospechosa, en cuyo caso, deberá reportar inmediatamente a la UIAF.

  • Identificación plena del cliente

Si bien, las empresas patrocinadoras cuentan con procedimientos estrictos de preselección y selección de empleados, lo que permite contar con un control previo a cualquier vinculación de asociados y empleados en FEGECOLSA, el Fondo realiza también su proceso de identificación plena de sus asociados, empleados y proveedores.

En tal sentido, el procedimiento para realizar el debido conocimiento del asociado o asociado potencial es el siguiente:

  • Diligenciamiento del formulario de vinculación, el cual contiene los datos mínimos requeridos por la Superintendencia en el formulario 5.
  • Revisión del formulario y los documentos anexos requeridos según el procedimiento establecido.
  • Validar que la información registrada en el sistema para la vinculación de Asociados y autorizados haya sido ingresada completamente, de manera clara y precisa.
  • Dejar constancia en el formulario de afiliación, fecha y hora, y observaciones de la información solicitada y del proceso de validación.
  • Solicitud de actualización de datos anual
  • Conservación de documentación

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, FEGECOLSA debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre Prevención y Control de LA/FT por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la ley 795 de 2003, contados a partir de la fecha de su expedición. Vencido este término pueden ser destruidos, siempre que se cumplan con lo siguiente;

  • Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos números 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.
  • En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 60 del Decreto 2211 de 2004 y el parágrafo del artículo 22 de la Ley 795 de 2003.

En cuanto a los formularios establecidos por FEGECOLSA para el reporte de las Transacciones en Efectivo sujetas a control, de conformidad con lo previsto en el numeral 1 del artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se deben conservar debidamente organizados cronológicamente en el archivo del Oficial de Cumplimiento a disposición de las autoridades competentes.

3.2.2.      Procedimientos Especiales

  1. Identificación y vinculación de PEPS

En caso de identificar clientes que corresponde a PEP, se debe dejar marcación de tal condición en el formato respectivo, y registrándolo en la base de datos, de manera que entre a conformar la lista de PEPS, su vinculación deberá cumplir con el proceso de vinculación definido en FEGECOLSA.

Al momento del ingreso de este tipo de asociados, debe incluir la autorización de vinculación por parte de la Junta Directiva y la información relacionada con su actividad económica, capacidad financiera y fuente de los recursos que depositarán en el Fondo.

Adicionalmente, el informe trimestral del Oficial de Cumplimiento debe detallar las características de las personas vinculadas como PEPS y el cumplimiento del proceso para su vinculación y control de operaciones.

La clasificación de PEPS se mantendrá durante el período que ocupen sus cargos y durante los dos (2) años siguientes a su dejación, renuncia, despido, o declaración de insubsistencia del nombramiento o cualquier otra forma de desvinculación.

  • Sanciones financieras

FEGECOSA dentro del SARLAFT y para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales de Colombia relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva, a través del Oficial de Cumplimiento realizará seguimiento y monitoreo permanente a las Resoluciones  1267 de 1999, 1988 de 2001, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006  y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y a todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen y en el caso de encontrar dentro de sus análisis cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre, administración o control de cualquier país, persona o entidad designada por estas Resoluciones, de manera inmediata, lo reportará a la UIAF y a la Fiscalía General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas Entidades.

En el evento de que se evidencie que un asociado aparece reportado en listas vinculantes internacionales o con organizaciones terroristas, el Oficial de Cumplimiento, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF y ponerlo en conocimiento del Fiscal General de la Nación a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas entidades, guardando la respectiva reserva legal; en cumplimiento de las disposiciones señaladas en el artículo 20 de la ley 1121

  • Países de mayor riesgo

FEGECOLSA no tendrá relaciones comerciales con clientes que sus fondos provengan de países no cooperantes y los que se incluyan posteriormente por parte de la UIAF.

  • Albania
  • Barbados
  • Botswana
  • Cambodia
  • Ghana
  • Jamaica
  • Mauritius
  • Myanmar
  • Nicaragua
  • Pakistán
  • Panamá
  • Siria
  • Uganda
  • Yemen.

3.3.            MECANISMOS

 

3.3.1.      Conocimiento de los Asociados

 

La vinculación de cualquier persona al grupo empresarial de GECOLSA se realiza con un procedimiento estricto de revisión de antecedentes y verificación de la idoneidad del candidato, procesos que permiten un filtro previo a la vinculación de estos empleados como asociados de FEGECOLSA.

FEGECOLSA para el conocimiento del asociado, se determina inicialmente la verificación de la información consignada en el formulario de vinculación, actualización de datos y el formato de operaciones en efectivo, los cuales deben ser diligenciados en su totalidad y contener firma del asociado.

  • Identificación de la persona que aspira a recibir le carácter de asociado en FEGECOLSA
  • Actividad económica y ocupación del asociado o asociado potencial.
  • Características, montos y procedencia de los ingresos y egresos de los asociados o asociados potenciales.
  • Monitorear continuamente las transacciones de los asociados con el fin de analizar y/o evidenciar operaciones inusuales y determinar si existen operaciones sospechosas.

Previo a la vinculación del asociado los empleados encargados deberán consultar las listas vinculantes para Colombia y contar con el visto bueno de la entidad patrocinadora.

Toda la información consignada en el formato de vinculación deberá ser confirmada por el empleado designado para este fin, dejando constancia en el formato respectivo; en caso de encontrarse que la información no es consistente o es falsa, deberá reportarse el hecho al responsable de proceso y al Oficial de Cumplimiento de forma inmediata y abstenerse de realizar la vinculación hasta que ésta sea autorizada.

Al momento de decidir sobre la vinculación definitiva de un asociado, se debe prestar especial atención al volumen de sus fondos, el perfil y si es PEPS.

3.3.2.      Conocimiento del Empleado

Previo a la vinculación como empleados, el aspirante debe cumplir con cada una de las etapas establecidas para este proceso (pre-entrevistas, verificación de antecedentes, preselección, entrevistas, pruebas psicotécnicas, visita domiciliaria).

3.3.3.      Conocimiento de los Proveedores, Terceros

Se entiende como proveedor, la persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios y/o recursos a FEGECOLSA.

En el tema de vinculación de proveedores, FEGECOLSA establece dos tipos de proveedores:

  1. Permanentes.

En el caso de los proveedores permanente, si corresponde a personas jurídicas alto reconocimiento nacional o regional, bastará con la consulta a las listas vinculantes previa a la relación contractual y posteriormente, en la consulta masiva.

En el caso de otros tipos de proveedores, se dispone de un formato de vinculación de proveedores, el cual deberá estar diligenciado totalmente, firmado y se debe adjuntar los documentos soportes requeridos. Esta información debe ser validada y confirmada, se realiza consulta en listas vinculantes para Colombia antes de la firma de contrato o convenio y al momento de realizar la actualización de datos.

Cuando el proveedor sea una persona jurídica, el proceso incluye solicitar información del representante legal y accionistas que tengan directa o indirectamente más del 5% de las acciones, capital social o participación en la sociedad que se pretende vincular, así como la identificación de las personas que ocupan puestos directivos jerárquicos en la persona jurídica.

En el evento que la información suministrada por algún proveedor no pueda ser confirmada o sea inexacta o falsa deberá reportarse este hecho al Oficial de Cumplimiento en forma inmediata. Así mismo, en el momento que se identifique un proveedor con reporte en listas vinculantes para Colombia, no serán renovados los servicios contratados.

  • Ocasionales

Corresponde a proveedores ocasionales aquellas personas naturales que son contratadas eventualmente o que los valores contratados no superen 1 SMMLV, caso en el cual, bastará con la consulta a las listas vinculantes

3.3.4.      Conocimiento simplificado de las empresas patronales o patrocinadoras.

El grupo empresarial GECOLSA como únicos vínculos permitidos en el Estatuto de FEGECOLSA, corresponde a las empresas patronales o patrocinadoras.

Estas empresas tienen establecidos los sistemas de prevención y control de LA/FT, realizando estrictos seguimientos a las personas vinculadas, para evitar un riesgo de contagio o reputacional de la empresa matriz.

En tal sentido, la vinculación de empresas adicionales a las vigentes a la fecha será con la aceptación de la Junta Directiva según lo señala el Estatuto y verificando que tengan establecidos mecanismos para la prevención y control de LA/FT.

3.3.5.      Conocimiento del Beneficiario Final

El Beneficiario Final es toda persona natural o jurídica que, sin tener la condición de asociado, está autorizado o facultado para disponer de los recursos girados por FEGECOLSA o sobre quien recaen los efectos económicos de una transacción.

Antes de realizar cualquier transacción cuya destinación sea una persona distinta del asociado, se debe contar con la siguiente información: Nombre completo, No. de identificación, teléfono y domicilio. Antes de realizar cualquier tipo de transacción a nombre del beneficiario final, se realizará consulta en listas vinculantes.

En el caso de una persona jurídica, incluye solicitar la información requerida que contempla la identificación del representante legal y accionistas que tengan directa o indirectamente más del 5% de las acciones, capital social o participación en la sociedad.

En el caso de recepción de bienes o financiación de bienes muebles o inmuebles, se deberá validar previamente la procedencia del bien, identificando si sobre el recae cualquier medida cautelar o anotación que determine un riesgo potencial. 

3.3.6.      Conocimiento del Mercado.

De acuerdo con lo establecido en el Estatuto, el mercado atendido por FEGECOLSA es únicamente los empleados que están relacionados con el grupo GECOLSA, hecho que permite la identificación clara del mercado y las variables que lo componen, según las actividades económicas realizadas por el asociado y su contexto lo que permitirá con base en el conocimiento identificar operaciones no usuales.

3.3.7.      Mecanismos de Actualización de Datos

Con el objeto de conocer los cambios en los datos del asociado de manera oportuna, FEGECOLSA, realizará gestión para mantener actualizada la información de sus asociados.

Para su control se tiene diseñado una alerta que indica cuando la información que se posee del asociado ha superado un año sin ser actualizada, siendo responsabilidad del empleado que lo atiende, la verificación y/o actualización de la información en el sistema y de la documentación del mismo, por lo menos de forma anual o en el lapso de tiempo que defina la normatividad externa.

Se aprovechará toda solicitud de crédito que el asociado realice para actualizar su información y son los empleados, quienes interactúan con ellos, los responsables de esta actividad.

En el proceso de actualización de la base de datos, se tiene en cuenta los siguientes aspectos:

  • El diligenciamiento de la actualización de datos;
  • La información que se solicita ser actualizada es la que se considera cambiante en el tiempo.
  • El empleado encargado debe revisar y autorizar en el sistema la actualización de los datos.
  • Es de especial importancia el ingreso correcto de datos de direcciones, nomenclatura, documentos de identificación, actividad económica, monto de ingresos y egresos, total activos, pasivos, entre otros.

3.3.8.      Identificación y Análisis de Operaciones Inusuales

Para la detección de operaciones inusuales en las actividades diarias de tramitación y revisión, se determinó en la segmentación de los factores de riesgo, las transacciones habituales de los asociados, las cuantías, los medios transaccionales utilizados y las jurisdicciones, con lo cual, se permite identificar cualquier operación que genere una alerta por no estar concebida dentro de los rangos de su segmento.  

El monitoreo de las alertas transaccionales generadas se realiza mediante el análisis y evaluación del Oficial de Cumplimiento a través de los soportes documentales desarrollados para el reporte de operaciones inusuales.

La gestión realizada sobre las operaciones inusuales que se determinen se debe dejar documentada en los mecanismos establecidos por el Oficial de Cumplimiento, dejando evidencia de los soportes exigidos y el resultado del análisis realizado, con la anotación por parte del responsable del análisis de sí la operación pasa a ser sospechosa, labor exclusiva del Oficial de Cumplimiento.

Adicional a las transacciones inusuales todos los empleados deben estar en capacidad de identificar comportamientos que no concuerden con la normalidad del asociado en relación con sus ingresos o actividad económica.

El reporte de operación inusual se hará vía correo electrónico al oficial de cumplimento con la siguiente información:

  • Identificación del Asociado.
  • El (los) motivo(s) por el (los) cual (es) la operación se declara como inusual.
  • El monto de la transacción a evaluar vs. el nivel de ingresos reportado por el mismo, para determinar si estos guardan relación
  • Identificación del empleado responsable.

3.3.9.      Determinación y Reporte de Operaciones Sospechosas

Luego de realizar la evaluación y análisis de la operación inusual y el Oficial de Cumplimiento determine que una operación es sospechosa, se debe proceder a su reporte inmediato y directo a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF mediante el aplicativo de Reporte de Operaciones Sospechosas estipulado. Este procedimiento de determinación de operaciones sospechosas debe operar de manera permanente.

Es preciso aclarar que no se requiere certeza de que se trata de una actividad ilícita, o que los recursos provienen de esas actividades, ni tipificar el delito, basta simplemente la calificación de inusual y la determinación y reporte de la sospecha para que proceda el trámite señalado.

Las operaciones sospechosas no solo salen de la evaluación de las operaciones realizadas por los asociados en FEGECOLSA, pueden también generarse por información externa o circunstancias sobre los hechos, procesos que se conozcan, caso en el cual, se debe informar al Oficial de Cumplimiento.

Los Directivos y empleados de FEGECOLSA deben guardar absoluta reserva de los hechos que tengan relación con operaciones inusuales o sospechosas, vitando poner en riesgo al Fondo por la materialización de riesgos legales.

En caso de que durante el respectivo trimestre no se haya determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar de este hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.

3.3.10.  Transferencias de fondos

FEGECOLSA deberá realizar los mismos controles para las operaciones que se realicen a través de transferencias de fondos.

3.4.            INSTRUMENTOS

 

3.4.1.      Señales de alerta

 

Las señales de alerta permiten ejecutar de manera efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de control previstos para la gestión del riesgo del LA/FT, que corresponden a indicadores cualitativos y/o cuantitativos que permiten a FEGECOLSA deducir o identificar de manera eficiente y oportuna comportamientos atípicos en el manejo de los productos de ahorro y crédito por parte de los asociados o usuarios.

Es de aclarar que no todas las operaciones que presentan comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.

Las señales de alerta también son lineamientos fijados en la práctica nacional e internacional con el ánimo de establecer instrumentos que identifiquen la posible existencia de una actividad delictiva como el lavado de activos, que afecta el giro normal de las operaciones de las entidades financieras.

Ante la detección de una señal de alerta, los empleados deben informar al Oficial de Cumplimiento para adelantar las acciones a que haya lugar de acuerdo con lo dispuesto en el presente manual.

Las siguientes señales de alerta serán eje fundamental para el monitoreo de las diferentes operaciones de los asociados:

  • Datos proporcionados por el asociado que son insuficientes, falsos o sospechosos.
  • Cancelación inmediata de pasivos con FEGECOLSA sin justificación razonable de fuentes de ingresos.
  • Movimientos de las cuentas en volúmenes que no concuerdan con la actividad económica o ingreso del asociado.
  • Cambio repentino en el estatus socioeconómico de los empleados.
  • Fraccionar transacciones (consignaciones, abonos, cancelaciones) de tal manera que pueda evitar los requerimientos de documentación y/o información.
  • Cruzar datos de asociados o proveedores positivamente en las listas restrictivas y/o vinculantes.
  • Cambiar patrones de conducta de los empleados frente a un asociado determinado.
  • Asociados o proveedores que figuran con algún vínculo con bienes de presunto origen ilícito o con medidas judiciales o que limiten su dominio (o uso).
  • Asociados y proveedores que al momento de verificar su información comercial y financiera no coincide.

3.4.2.      Seguimiento de operaciones

FEGECOLSA debe de estar en capacidad de hacer seguimiento a las operaciones que realicen sus asociados a través de los demás factores de riesgo.

Para tal efecto, se realizará seguimiento a las operaciones con una frecuencia quincenal teniendo en cuenta que los pagos realizados por los asociados se realizan en su mayoría a través de los descuentos de nómina.

El Oficial de Cumplimiento realiza el análisis y evaluación de las transacciones que superen los valores y números definido en la segmentación.

Monitorear las operaciones realizadas de las personas con mayor exposición al riesgo LA/FT en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.

3.4.3.      Consolidación Electrónica de Operaciones

Periódicamente, el Oficial de Cumplimiento con la información generada en las herramientas tecnológicas realiza los análisis de la consolidación de las operaciones tanto activas como pasivas por asociado y factores de riesgo; es decir, de acuerdo con la segmentación efectuada por FEGECOLSA, con el fin de determinar si se presentaron operaciones inusuales o sospechosas, en los términos previstos y seguir los procedimientos establecidos en LA/FT.

3.5.            DOCUMENTACIÓN

Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre LA/FT, se conservarán en el archivo de gestión del Oficial de Cumplimiento durante un año, luego se conservarán en el archivo central durante 5 años; pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningún requerimiento al respecto por autoridades competentes podrá ser digitalizado y destruido.

Los presupuestos Mínimos de la Documentación.  

  • Contar con un respaldo físico.
  • Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.
  • Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

Contenido Mínimo de la Documentación:

  • Manual de Procedimientos del SARLAFT, que incluye los anexos de metodologías para la segmentación de los factores de riesgos.
  • El Código Ética y de Conducta
  • Los informes al Consejo de Administración
  • Informes presentados por las áreas de control interno y externo.
  • Acciones de tratamiento y/o planes de acción establecidas para el mejoramiento del SARLAFT.

3.6.            ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para gestionar de manera efectiva, FEGECOLSA, sus directivos y empleados atenderán cada una de las funciones y responsabilidades asignadas en las normas legales vigentes y el presente manual.

Respecto a los siguientes estamentos, las funciones están definidas legalmente, por tanto, responderán directamente por el incumplimiento a sus responsabilidades y funciones.

3.6.1.      Funciones Junta Directiva

Además de las funciones propias del cargo, los miembros que integran el órgano permanente de administración ejercerán las siguientes funciones relacionadas con SARLAFT:

  1. Establecer las políticas y directrices generales del SARLAFT.
  2. Adoptar el código de ética y conducta en relación con el SARLAFT.
  3. Ordenar y vigilar que los procedimientos de control Interno se ajusten a las necesidades FEGECOLSA y a las exigencias legales.
  4. Nombrar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente.
  5. Aprobar el manual SARLAFT y sus actualizaciones.
  6. Elaboración y adopción formal de un código de Conducta que genere conciencia y cultura del control entre los empleados de la Entidad.
  7. Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento, la revisoría fiscal, la auditoría interna y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.
  8. Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requiera para implementar y mantener el funcionamiento del SARLAFT.
  9. Aprobar los Planes de Acción que presente el Oficial de Cumplimiento para la implementación de controles.
  10. Designar el empleado o la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del asociado. 
  11. Designar el empleado o la instancia autorizada para exonerar asociados del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, en los casos en que la Ley permite tal exoneración.

3.6.2.      Funciones del Representante Legal

Es el directo responsable de implementar el SARLAFT y entre sus responsabilidades se encuentran:

  1. Someter a aprobación de la Junta Directiva, en coordinación con el Oficial de Cumplimiento, el manual de SARLAFT y sus actualizaciones.
  2. Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por la Junta Directiva en relación con el SARLAFT.
  3. Verificación que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas aprobadas por la Junta Directiva.
  4. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.
  5. Brindar el apoyo que requiere el Oficial de Cumplimiento.
  6. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivos de los documentos y reportes relacionados con el SARLAFT y garantizar la confidencialidad, integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de dicha información. 
  7. Conocer y seguir las actuaciones y problemáticas en materia de prevención del SARLAFT, informando al oficial de cumplimiento cualquier aspecto que puede afectar el debido funcionamiento del Fondo de Empleados.
  8. Promover y supervisar los controles propios del SARLAFT correspondiente a su área, así como impartir las instrucciones necesarias para el estricto cumplimiento de la normativa interna y legislación sobre prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
  9. Asegurar el constante mantenimiento y administración de la información de los Asociados que reposa en la base de datos, desde el registro inicial hasta los procesos de actualización y prestación de servicios.
  10. Asegurar mediante el proceso constante del conocimiento del asociado, que las operaciones del Fondo de Empleados no sean utilizadas para encubrir los recursos que tengan sus orígenes en operaciones delictivas.
  11. Garantizar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna del SARLAFT.
  12. Efectuar oportunamente los reportes de operaciones inusuales que se puedan presentar.
  13. Responder oportunamente a los requerimientos del área y/o responsable de cumplimiento.
  14. Cumplir a cabalidad los lineamientos consagrados en los Estatutos del Fondo de Empleados.
  15. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias, entendiéndose que los lineamientos establecidos por el SARLAFT son de aplicación integral en relación con los demás controles que se tienen establecidos.
  16. Mantener un flujo de información constante con el área y/o responsable de cumplimiento del Fondo de cara a los procesos del SARLAFT, y cumplir oportunamente con los requerimientos que desde dicha área se generen con ocasión de la actividad de prevención de actividades delictivas a través de las operaciones.
  17. Garantizar la aplicación constante del principio de reserva bancaria y derecho de confidencialidad que le es debido a la información de los asociados, sus productos y sus servicios.
  18. Aprobar anualmente los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todos los empleados incluyendo a los miembros de la Junta Directiva y demás órganos de control.

3.6.3.      Funciones Oficial de Cumplimiento

La Junta Directiva nombrará de su planta de empleados el Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente, quienes cumplirán las funciones trazadas para el cargo.

3.6.3.1.Requisitos

El Oficial de Cumplimiento debe cumplir, por lo menos, los siguientes requisitos:

  1. Debe pertenecer como mínimo al segundo nivel jerárquico dentro de la estructura administrativa de la organización y depender directamente de la Junta Directiva (este requisito no es obligatorio para el Oficial de Cumplimiento suplente).
  2. Su designación estará a cargo de la Junta Directiva.
  3. Debe tener capacidad de decisión.
  4. Acreditar conocimiento en administración de riesgos. Para tal fin, aportarán a la organización la siguiente información: (i) certificación del curso e-learning de la UIAF en el módulo general y (ii) constancia de capacitación en materia de riesgos que incluya un módulo LA/FT, mediante certificación expedida por parte de instituciones de educación superior acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional o por una organización internacional con una duración no inferior a 90 horas o acreditar experiencia mínima de dos años en administración de riesgos.
  5. No pertenecer a los órganos de control, a las áreas comerciales o estar vinculado con actividades previstas en el objeto social principal de la organización, que le puedan generar conflicto de interés.
  6. Si el Oficial de Cumplimiento realiza simultáneamente otras actividades dentro de la entidad, se debe verificar que no incurra en las restricciones previstas en el literal anterior, en todo caso en la política debe de existir un régimen de inhabilidades e incompatibilidades respecto al Oficial de cumplimiento que simultáneamente ejerza otro cargo.
  7. Ser empleado de FEGECOLSA.

Dentro de los 30 días calendarios siguientes a su designación, el Gerente de la entidad deberá informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria, la identificación completa de las personas que ejercerán los cargos de oficiales de cumplimiento principal y suplente y remitir copia del acta de la Junta Directiva donde conste su nombramiento.

Una vez designados, FEGECOLSA deberá igualmente actualizar los datos en la UIAF a través del SIREL y cada vez que se produzca un nuevo nombramiento.

3.6.3.2.Funciones Generales

El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones:

  1. Vigilar el cumplimento de todos los aspectos señalados en la ley, y los que determine FEGECOLSA en el manual SARLAFT.
  2. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigido a todas las áreas y empleados del Fondo de Empleados, incluyendo Junta Directiva y órganos de control.
  3. Proponer a la Junta Directiva, junto con el Gerente, la actualización y adopción de correctivos del Manual de SARLAFT y del Código de ética y conducta, velar por su divulgación a todos los empleados de la Entidad.
  4. Reportar a la persona u órganos designados en el manual, sobre las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los asociados, empleados, y demás grupos de interés para que se adopten las medidas a que haya lugar.
  5. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al LA/FT en los términos establecidos en las instrucciones emitidas por la Supersolidaria.
  6. Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos establecidos en el presente manual, individualmente o con la instancia designada para el efecto.
  7. Mantener actualizados los datos de la organización con la UIAF.
  8. Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a la UIAF a través del Sistema de Reporte en Línea – SIREL, opción reportes estadísticos.
  9. Evaluar los informes presentados por la Revisoría Fiscal y/o la Auditoria Interna o quien haga sus veces, sobre la gestión del riesgo de LA/FT y proponer a la Junta Directiva los correctivos que considere pertinente frente a las observaciones o recomendaciones realizados en dichos informes.
  10. Identificar las situaciones que puedan generar riesgos de LA/FT en las operaciones FEGECOLSA.
  11. Atender y coordinar la respuesta a las solicitudes o requerimientos presentados por las autoridades competentes en materia de LA/FT
  12. Presentar trimestralmente informes presenciales y por escrito a la Junta Directiva, la cual deberá abarcar por lo menos los siguientes aspectos:
  13. Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada.
  14. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
  15. Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los Asociados y los avances sobre la determinación de los perfiles de riesgo de los Asociados y de los productos y servicios.
  16. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas.
  17. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los empleados de la entidad, así como los resultados de las órdenes impartidas por la Junta Directiva Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.

3.6.4.      Funciones generales a cargo de las diferentes áreas que apoyan la Gerencia y al Oficial de Cumplimiento

  1. Efectuar oportunamente los reportes de operaciones inusuales que se puedan presentar en el desarrollo normal de sus actividades.
  2. Promover y supervisar los controles propios del SARLAFT relacionadas con las funciones y responsabilidades a su cargo.
  3. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, entendiéndose que los lineamientos establecidos por el SARLAFT son de aplicación integral en relación con los demás controles que se tienen establecidos.
  4. Evaluar que la información recolectada en la solicitud de vinculación que aporta el asociado, corresponda a los soportes anexados por él mismo, y en caso de inconsistencias, reportar al Área de Cumplimiento de manera oportuna.
  5. Garantizar la identificación de los PEPS.
  6. Revisión del diligenciamiento de los formatos de conocimiento de clientes y demás formatos, además de mantenerlos actualizados.
  7. Actualización de asociados y de más grupos de interés con una periodicidad mínima anual.
  8. Garantizar la aplicación constante del principio de reserva de información y derecho de confidencialidad que le es debido a los datos de los asociados, sus productos y sus servicios
  9. Exigir los formatos de operaciones en efectivo iguales o superiores a 10 millones de pesos, así como el de origen de fondo y sus respectivos soportes.

3.6.5.      Órganos de Control

3.6.5.1.Funciones Revisoría Fiscal

Los revisores fiscales realizarán las funciones asignadas en los estatutos, reglamentos y las asignadas a los contadores públicos en las normas que regulan al ejercicio de la profesión tal como lo disponen el artículo 43 de la Ley 79 de 1988; artículo 41 del Decreto 1481 de 1989 y artículo 40 del Decreto 1480 de 1989 y demás normas concordantes y complementarias.

Corresponde a los revisores fiscales velar por el cumplimiento de la Ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, deberán:

  1. Presentar un informe trimestral a la Junta Directiva sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones contenidas en el SARLAFT.
  2. Establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT.
  3. Presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria dentro del informe trimestral que presenta de forma ordinaria, un aparte sobre la verificación realizada al cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia del SARLAFT adoptado por FEGECOLSA.
  4. Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento, en forma inmediata, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
  5. Reportar a la UIAF las operaciones sospechosas que detecte en cumplimiento de su función de revisoría fiscal.
  6. Las demás inherentes al cargo que guarden relación con SARLAFT.

3.6.5.2.Funciones Auditoría Interna

Dentro de la revisión de la efectividad de los controles que realiza el Oficial de Cumplimiento, se podrá realizar una revisión del cumplimiento de las politicas y mecanismos diseñados para el cumplimiento del SARLAFT.

Así mismo, el Oficial de Cumplimiento se apoyará en los informes presentados por el Revisor Fiscal sobre su evaluación del SARLAFT, para establecer los planes de acción y hacer el seguimiento correspondiente, informando de esta situación a la Junta Directiva en su informe semestral.

3.7.            INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

FEGECOLSA dispone de una infraestructura tecnológica para garantizar la transaccionalidad de las operaciones de manera real y segura, lo cual permite:

  • Capturar y actualizar la información de los asociados, productos, canales de distribución y jurisdicciones.
  • Consultar la información de los asociados y su comportamiento transaccional.
  • Centralizar los registros de los asociados, productos, jurisdicciones y canales.
  • Realizar el monitoreo de las operaciones.
  • Consolidación de las operaciones para poder realizar el reporte a la UIAF de los topes establecidos.

3.8.            DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN

3.8.1.      Reportes Internos

3.8.1.1.         Reporte interno de operaciones inusuales

Quincenalmente se emite reporte de aquellos asociados que superan los topes de normalidad establecidos mediante la segmentación.

Las operaciones inusuales se identifican con la consolidación de las transacciones y de acuerdo con la segmentación de los eventos de riesgos, informes que se incluyen en los informes que se presentan por parte del Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva.

Así mismo, los empleados pueden reportar al Oficial de Cumplimiento circunstancias, hechos o situaciones inusuales, que deberá ser analizadas para determinar la pertinencia de incluirlos dentro del reporte a la UIAF.

3.8.1.2.         Reporte interno de operaciones sospechosas

En el caso que se presenten operaciones sospechosas reportadas a la UIAF por parte del Oficial de Cumplimiento, se debe incluir en el informe periódico a la Junta Directiva la existencia o no de reportes de ROS.

3.8.1.3.         Reportes de la etapa de monitoreo

Semestralmente el Oficial de Cumplimiento debe incluir en el informe, los resultados del proceso de monitoreo de la matriz de riesgos y el perfil de riesgos de SARLAFT.

3.8.1.4.         Informe de gestión

La Gerencia y la Junta Directiva en su informe de gestión al cierre de cada ejercicio contable, deben incluir una indicación sobre la gestión adelantada en materia de administración de riesgo de LA/FT

3.8.2.      Reportes Externos

 

Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento, generar y remitir oportunamente los reportes a la UIAF, de conformidad con la Superintendencia de la Economía Solidaria y sus respectivos Anexos sobre operaciones sospechosas, este reporte se realiza trimestral.

3.8.2.1.     Reportes ROS

Los ROS solo pueden realizarse a la UIAF por el Oficial de Cumplimiento. Una vez determinada la operación como sospechosa, procederá a su reporte de manera inmediata y directa a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF, por medio del Sistema de Reporte en Línea (SIREL).

Se entiende por inmediato el momento a partir del cual el Oficial de Cumplimiento toma la decisión de catalogarlo como tal. Todo esto deberá realizarse durante un tiempo razonable. En estos casos no se requiere que el Oficial de Cumplimiento tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, cuando se reporte una operación como sospechosa, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en concordancia con el artículo 102 del EOSF.

Así mismo, al Oficial de Cumplimiento le corresponderá garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, tal como lo dispone el artículo 2 de la ley 1121 de 2006.

Para efectos del reporte de las operaciones intentadas, rechazadas y las tentativas de vinculación comercial, la entidad deberá observar los términos y condiciones técnicas establecidas por la UIAF.

Cuando el Oficial de Cumplimiento no haya encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en el respectivo mes, deberán informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al del corte, mediante el sistema SIREL.

3.8.2.2.     Reporte de transacciones individuales en efectivo

FEGECOLSA debe realizar el reporte de las transacciones individuales en efectivo cuyo valor sea igual o superior a dos millones de pesos ($2.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas.

3.8.2.3.     Reporte de transacciones múltiples en efectivo

 

FEGECOLSA debe realizar el reporte de las transacciones en efectivo que se realicen durante el mes, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los veinte millones de pesos ($20.000.000) si es en moneda legal o su equivalente en otras monedas.

Para tal efecto, se debe reportar mensualmente a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo,

En el evento que no se realicen tales transacciones, se debe enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones en efectivo a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL) con la misma periodicidad señalada anteriormente.

3.8.2.4.     Reporte de asociados exonerados del reporte de transacciones en efectivo

FEGECOLSA no tiene exoneración de asociados al reporte de transacciones en efectivo, para lo cual, se debe enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del Sistema de Reporte en Línea (SIREL).

3.8.2.5.     Reporte sobre productos ofrecidos por las organizaciones vigiladas

Se debe reportar a la UIAF todos los productos ofrecidos vigentes, saldados, cancelados, en liquidación y liquidados durante todo el período reportado; los cuales representen operaciones activas y/o pasivas. Esta información debe remitirse mensual a la UIAF, dentro de los diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, atendiendo las instrucciones emitidos por la UIAF.

3.9.            CAPACITACIÓN

El Oficial de Cumplimiento en coordinación con la Gerencia General diseñará, programará y coordinará los planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas, empleados y directivos de FEGECOLSA.

Los programas de capacitación para los empleados buscarán crear una cultura de prevención del riesgo, fortalecer la ética profesional y el compromiso personal orientado a salvaguardar el interés institucional para la gestión y prevención de LA/FT.

La asistencia a las capacitaciones programadas es obligatoria para todos empleados y directivos.  Los funcionarios al momento de vincularse recibirán inducción sobre el SARLAFT de FEGECOLSA por parte del Oficial de Cumplimiento. Así mismo, se realizarán actualizaciones periódicas sobre los cambios respecto a la gestión del SARLAFT.

La capacitación debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

  • Periodicidad anual.
  • Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la organización) cuando sea procedente su contratación.
  • Ser constantemente revisada y actualizada, para preferiblemente hacer una capacitación diferencial según las áreas o cargos de los funcionarios.
  • Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos.
  • Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. Los programas deben constar por escrito.

3.10.        SANCIONES.

 

El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidas en el presente manual, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas señaladas en los numerales 6 y 7 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998, numerales 1 y 2 del artículo 2 del Decreto 186 de 2004 en concordancia con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.

3.11.        PRACTICAS INSEGURAS.

 

La Superintendencia de Economía Solidaria, podrá calificar como prácticas inseguras y no autorizadas, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5° del artículo 326 EOSF, la realización de cualquier operación sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente manual, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente/asociado, siendo responsabilidad del empleado que interactúa con él de manera periódica.

APROBACIÓN Y VIGENCIA

El presente manual se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1889  mediante acuerdo  No. 007 de MAYO 05 DE 2021.

En constancia Firman:

Oscar Pardo Piñeros.                                                           Edwin Daniel Galindo Meza.

PRESIDENTE                                                                         SECRETARIO

Juan Pablo Riveros.

GERENTE

Presento.

COPIA NO CONTROLADA

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