REGLAMENTO FONDO DE SOLIDARIDAD

La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. – FEGECOLSA, en uso de sus atribuciones estatutarias.

CONSIDERANDO:

Que FEGECOLSA podrá crear Fondos de Solidaridad en virtud de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 19 del Decreto-Ley 1481 de 1989.

Que la Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia de la Economía Solidaria, en el Capítulo VII, fija las pautas mínimas para la utilización y reglamentación del fondo de solidaridad.

Que es preciso reglamentar los beneficios ofrecidos a los asociados y asociadas por concepto de solidaridad para cumplir los objetivos misionales y principios de la economía solidaria.

Que el Artículo 45 numeral 3 del Estatuto Vigente establece que FEGECOLSA podrá contar con fondos permanentes o agotables, constituidos por la Asamblea General, cuyos recursos se destinarán a los fines específicos para los cuales fueron creados.

Que es indispensable reglamentar la existencia del fondo de solidaridad, de manera tal, que se fijen reglas claras y concretas para la administración y utilización de dicho fondo.

 ACUERDA:

Expedir el reglamento del Fondo de Solidaridad y del Comité de Solidaridad, el cual se regirá por las disposiciones siguientes:

CAPITULO I

 OBJETIVO, GENERALIDADES Y DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. Objetivo. El objetivo del presente acuerdo es reglamentar el manejo y utilización de los recursos que se destinen al fondo de solidaridad por parte de la Asamblea, así como de los demás que se apropien para el mismo, e igualmente regular el funcionamiento del Comité de Solidaridad, que será el encargado del otorgamiento de los auxilios respectivos.

ARTÍCULO 2. Objeto del Fondo. El Fondo de Solidaridad tiene por objeto facilitar a FEGECOLSA los recursos que le permitan proporcionar a los asociados que cumplan con los requisitos establecidos en este acuerdo, servicios y auxilios en caso de calamidad doméstica acaecida a aquellos o a sus beneficiarios.

 ARTÍCULO 3. Principios Rectores. Los principios rectores que orientan al Fondo de Solidaridad son la ayuda mutua, la solidaridad, la responsabilidad social, la cooperación, colaboración, contribución, reciprocidad, concurrencia y participación.

ARTÍCULO 4. Irrepartibilidad. El Fondo de Solidaridad pertenece al Fondo de Empleados y por consiguiente, es irrepartible. El asociado que por cualquier circunstancia dejare de serlo, por ningún motivo podrá reclamar cuota o Auxilio de dicho fondo.

ARTICULO 5. Definición de Términos. 

1. Asociado: Persona natural inscrita en el libro de Registro Social de Fegecolsa. Aquellas personas que suscribieron el acta de constitución de FEGECOLSA y los que fueron admitidos posteriormente, siempre y cuando permanezcan asociadas.
2. Beneficiario (s): Corresponden al grupo familiar primario y personas adicionales inscritas en el formulario de registro de beneficiarios. Si no se establecieran beneficiarios estos serán los herederos de ley.
3. Incapacidad permanente parcial: Cuando una persona por cualquier causa u origen, presenta una pérdida igual o superior al 5%, pero inferior a 50% de su capacidad laboral u ocupacional, para lo cual ha sido contratado o capacitado y debidamente certificada por el organismo competente.
4. Incapacidad permanente total o invalidez: Entiéndase por incapacidad permanente total, la pérdida por más del 50% de la capacidad laboral  en la profesión u oficio habituales del asociado, debidamente certificada por el organismo competente.
5. Grupo familiar primario: Esta integrado de acuerdo al estado civil así: Asociado casado / unión libre: Su cónyuge o compañero (a) permanente y sus hijos (as) menores de 25 años con dependencia económica del asociado o hijos mayores de 25 años con invalidez permanente total.

• La unión libre debe ser comprobada mediante declaración extra juicio.
• Asociado soltero: Sus hijos y sus padres.

Grupo secundario o adicional: Como tales se reconocerá a:

• Hermanos con limitaciones que dependan económicamente del asociado.
• Aquellos hermanos estudiantes menores de 18 años que dependan económicamente del asociado.

CAPITULO II

BENEFICIARIOS, RECURSOS Y AUXILIOS

 ARTÍCULO 6. Beneficiarios. Beneficiarios. Los recursos del Fondo de Solidaridad sólo podrán destinarse para actividades orientadas a solucionar situaciones de calamidad doméstica y otras especiales, de las siguientes personas:

1. a) Los asociados y sus beneficiarios.
   b) Terceros, excepcionalmente, en casos de catástrofes naturales o situaciones especiales, debidamente autorizados por la Junta Directiva.

ARTÍCULO 7. Recursos. El Fondo de Solidaridad estará constituido por los siguientes recursos:

• El porcentaje de los excedentes de cada ejercicio que destine para tal fin la Asamblea General.
• Con las demás cifras producto de saldos no reclamados o multas impuestas a asociados, cuya destinación estatutaria o reglamentariamente esté determinada para el Fondo de Solidaridad.
• Las donaciones efectuadas a favor del Fondo por asociados o terceros.
• Los recursos extraordinarios que le asigne la Asamblea de asociados.
• Con los recursos presupuestales de este rubro no ejecutados en la vigencia anterior, siempre y cuando la Asamblea autorice su utilización.
• Con el producto de programas o eventos especiales que se realicen para obtener ingresos para el Fondo de Solidaridad.
• Una vez agotados estos recursos el fondo podrá alimentarse contra gastos del ejercicio, por decisión de la Asamblea General.

ARTÍCULO 8. Requisitos para solicitar auxilios. Para solicitar Auxilio del Fondo de Solidaridad el asociado deberá cumplir los siguientes requisitos:

1. Presentar solicitud escrita.
2. Diligenciamiento del FORMATO SOLICITUD AUXILIO FONDO DE SOLIDARIDAD PGE-FSAS-01.
3. Adjuntar, de conformidad con lo estipulado en este acuerdo, los documentos y demás pruebas que acrediten el derecho al Auxilio.
4. Facilitar las visitas que, a juicio de FEGECOLSA, sean necesarias para la comprobación de los hechos. La negativa por parte del asociado significará que ha desistido de la solicitud.

ARTÍCULO 9. Auxilios. El Fondo de Solidaridad otorgará un auxilio en dinero en los siguientes casos:

9.1 Auxilio Funerario: Busca facilitar parte de los recursos para cubrir los costos surgidos por el fallecimiento del asociado, cónyuge o compañera/o permanente, hijos y padres del asociado. Para ello el asociado o sus beneficiarios deberán allegar formato de beneficiarios suministrado por FEGECOLSA.

Documentos requeridos:

• Solicitud escrita.
• Registro Civil de Defunción.
• Si el beneficiario del Auxilio es una persona distinta al asociado, original del registro civil de nacimiento que pruebe la calidad de beneficiario según formato de beneficiarios suministrado a FEGECOLSA.
• Fotocopia de la cedula de ciudadanía.
• Formato diligenciado – “FORMATO SOLICITUD AUXILIO FONDO DE SOLIDARIDAD” PEG-FSAS-01.

Tiempo de Recepción y Respuesta: La solicitud del auxilio se deberá radicar en la oficina de Fegecolsa adjuntado la documentación completa dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la ocurrencia de la calamidad, vencido este término se perderá el derecho al auxilio.

El comité de Solidaridad, estudiara la solicitud y la resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos y notificara al asociado la aprobación o negación del auxilio; de ser aprobada la solicitud autorizara el pago del auxilio por el monto aprobado.

9.2 Auxilio Por Incapacidad Total o Permanente Del Asociado: Se otorga al asociado por incapacidad total o permanente debidamente certificada por la entidad competente.

Documentos requeridos:

• Solicitud escrita.
• Certificaciones de la incapacidad expedida por el organismo competente correspondiente.
• Formato diligenciado – “FORMATO SOLICITUD AUXILIO FONDO DE SOLIDARIDAD” PEG-FSAS-01.

Tiempo de Recepción y Respuesta: La solicitud del auxilio se deberá radicar en la oficina de FEGECOLSA adjuntado la documentación completa dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la determinación de la incapacidad de parte del organismo competente, vencido este término se perderá el derecho al auxilio.

El comité de Solidaridad, estudiara la solicitud y la resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos y notificara al asociado la aprobación o negación del auxilio; de ser aprobada la solicitud autorizara el pago del auxilio por el monto aprobado.

Monto del Auxilio: El auxilio por incapacidad total y permanente o muerte del asociado, será equivalente al cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo legal mensual vigente y se pagará por una sola vez al año.

9.3 Auxilio Por Calamidad Doméstica Comprobada: Se entiende por calamidad doméstica todo hecho imprevisto que afecte gravemente la salud del asociado o de las personas que forman parte de su grupo familiar primario o secundario de acuerdo a lo establecido en el artículo quinto del presente acuerdo, o de igual manera circunstancias de carácter imprevisto que causen graves daños en los bienes del asociado.

Auxilio por salud: Se otorgará para cubrir los copagos no cubiertos por el Plan Obligatorio de Salud – POS – relacionados con hospitalización y cirugía del asociado o las personas que forman parte de su grupo familiar primario o secundario, de acuerdo con lo establecido en el artículo quinto del presente acuerdo, cuando este exceda de un (1) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente.

Documentos requeridos:

• Solicitud escrita.
• Original o copia de las facturas de pago adelantadas ante la entidad prestadora de servicios de salud y que corresponda a copagos a nombre del asociado o sus beneficiarios.
• Formato diligenciado – “FORMATO SOLICITUD AUXILIO FONDO DE SOLIDARIDAD” PEG-FSAS-01.

Tiempo de Recepción y Respuesta: La solicitud del auxilio se deberá radicar en la oficina de FEGECOLSA adjuntado la documentación completa dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al evento de salud, vencido este término se perderá el derecho al auxilio.

El comité de Solidaridad, estudiara la solicitud y la resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos y notificara al asociado la aprobación o negación del auxilio; de ser aprobada la solicitud autorizara el pago del auxilio por el monto aprobado.

Monto del Auxilio: la cuantía del Auxilio para Copagos será equivalente al 50% del valor del Copago, supeditado a máximo el cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo legal mensual vigente y se pagará por una sola vez al año.

9.4 Auxilio en caso de grave daño de los bienes del asociado: FEGECOLSA otorgará el Auxilio exclusivamente en los casos y previo cumplimiento de los requisitos que a continuación se establecen:

1º. En caso de incendio de la casa de propiedad y habitación del asociado.

2º. En caso de vendaval, terremoto, huracán o inundación que haya tenido origen en fenómenos naturales que afecten la casa de propiedad y habitación del asociado.

Documentos requeridos:

• Solicitud escrita.
• Descripción de los hechos junto con un registro fotográfico.
• Declaración de que los bienes son propiedad del Asociado y acreditación a satisfacción de FEGECOLSA del valor estimado de las pérdidas.
• Formato diligenciado – “FORMATO SOLICITUD AUXILIO FONDO DE SOLIDARIDAD” PEG-FSAS-01.

Adicionalmente, los siguientes documentos, según se trate:

Incendio de la casa de propiedad y habitación del asociado:

• Constancia del cuerpo de bomberos o descripción de los hechos junto con registro fotográfico.

Vendaval, terremoto, huracán o inundación que haya tenido origen en fenómenos naturales que afecte la casa de propiedad y/o de habitación del asociado:

• Constancia de la autoridad competente o descripción de los hechos junto con un registro fotográfico.

PARÁGRAFO 1. FEGECOLSA podrá solicitar los demás documentos que considere necesarios para determinar claramente la procedencia o no del otorgamiento de los Auxilios correspondientes.

Tiempo de Recepción y Respuesta: La solicitud del auxilio se deberá radicar en la oficina de FEGECOLSA adjuntado la documentación completa dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la ocurrencia del evento, vencido este término se perderá el derecho al auxilio.

El comité de Solidaridad, estudiara la solicitud y la resolverá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos y notificara al asociado la aprobación o negación del auxilio; de ser aprobada la solicitud autorizara el pago del auxilio por el monto aprobado

Monto: En caso de calamidad doméstica, plenamente comprobada a juicio de FEGECOLSA el Auxilio será del 50% del valor requerido para atender el imprevisto sin que exceda el equivalente al cincuenta por ciento (50%) de un salario mínimo legal mensual vigente y se pagará por una sola vez al año.

ARTÍCULO 10. Agotamiento de Recursos. Con el agotamiento del Fondo de Solidaridad cesa la obligación de FEGECOLSA de otorgar los beneficios a que se refiere este acuerdo, a menos que medie previamente un traslado presupuestal por parte de FEGECOLSA

En todo caso, la asignación de recursos del Fondo de Solidaridad estará siempre condicionada al presupuesto elaborado para el mismo y a la disponibilidad y existencia de los recursos que lo constituyen.

ARTICULO 11. Derecho a un Nuevo Auxilio. El Asociado tendrá derecho a reclamar auxilio con cargo al Fondo de Solidaridad una vez al año.

ARTICULO 12. Entrega. Los auxilios se otorgarán únicamente a los Asociados de FEGECOLSA y su núcleo familiar primario.

ARTÍCULO 13. Competencia Para Aprobar Auxilios.  Corresponderá al Comité de Solidaridad aprobar los auxilios que deban ser sufragados con cargo al Fondo de Solidaridad.

En caso de duda o de disputas entre presuntos beneficiarios de los auxilios aquí reglamentados, FEGECOLSA podrá abstenerse de otorgar los mismos hasta tanto medie decisión judicial o haya suficiente claridad respecto de quiénes deben ser los beneficiarios de los mismos.

CAPITULO III

COMITÉ DE SOLIDARIDAD

ARTÍCULO 14. Integración. El Comité de Solidaridad estará integrado por tres (3) miembros principales de la Junta Directiva y sus suplentes, En caso de ausencia del alguno de los principales, asistirá el respectivo suplente personal de la Junta Directiva.

Los miembros del comité serán designados para períodos de un (1) año, pudiendo ser reelegidos parcial o totalmente.

Sus actuaciones se regirán por el reglamento, así como por el programa y el presupuesto respectivo refrendado por la Junta Directiva.

ARTICULO 15. Subordinación.  El Comité rendirá a la plenaria de la Junta Directiva, un informe trimestral de las actividades que realice.

Presentará además un informe anual de labores realizadas y la forma como ha utilizado los recursos del Fondo de Solidaridad, para efectos de informes a la Asamblea.

 ARTICULO 16. Funciones. Serán funciones del Comité de Solidaridad:

4. Aprobar los auxilios con cargo al fondo de solidaridad.
5. Elaborar su plan de trabajo, asignando responsabilidades dentro de sus integrantes con un calendario de trabajo, fechas en que deben realizarse las actividades y fechas de evaluación de las mismas.
6. Presentar a la Junta Directiva, para su aprobación dentro del mes siguiente a su conformación, el presupuesto anual.
7. Presentar informes periódicos a la Junta Directiva dando cuenta de las labores realizadas y de la forma como se han utilizado sus fondos.

ARTICULO 17. Instalación. El Comité se instalará por derecho propio, uno vez sea nombrado por la Junta Directiva y elegirá de su seno su Mesa Directiva, conformada por un presidente y un secretario.

En la primera reunión se elaborará el calendario de reuniones.

ARTICULO 18. Reuniones. El Comité se reunirá ordinariamente, por lo menos, cada tres (3) meses y extraordinariamente, cuantas veces sea necesario.

Las reuniones se harán en las oficinas de FEGECOLSA, salvo casos especiales en que a juicio del presidente del comité o por solicitud expresa de la junta directiva, soliciten celebrar en otro sitio. La Junta Directiva podrá autorizar la realización de actividades para la obtención de fondos que permitan la realización de las actividades programadas.

ARTÍCULO 19. Otro Mecanismo Para la Toma de Decisiones no Presenciales. Serán validas las decisiones del Comité de Solidaridad cuando por escrito, todos los miembros expresen el sentido de su voto. Si los miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, éstos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.

El presidente informará a los miembros el sentido de la decisión, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto.

ARTICULO 20. Decisiones.  Las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes en la reunión del Comité de Solidaridad.

ARTICULO 21. Actas. De toda reunión del Comité el secretario levantará un acta escrita, consignando los aspectos más importantes de la misma. Copia del acta será enviada a la Junta Directiva y al Comité de Control Social, con el objetivo de mantenerlos informados de las distintas actividades desarrolladas por el Comité.

Las actas deberán contener como mínimo la siguiente información: número de acta; tipo de reunión (ordinaria  o extraordinaria); fecha, hora y lugar de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y quien convoca de acuerdo con el Estatuto o el reglamento; número de miembros convocados y número de asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema establecido en el Estatuto o el reglamento; decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y hora de la clausura, entre otros.

ARTÍCULO 22. Funciones De Los Dignatarios. Serán funciones de los dignatarios:

1. Presidente:
2. Convocar las reuniones de acuerdo con el calendario acordado.
3. Presidir las reuniones del Comité.
4. Suscribir conjuntamente con el secretario las actas de las reuniones del Comité.
5. Elaborar y presentar a la Junta Directiva los informes del Comité de acuerdo con las normas y procedimientos para el efecto.
6. Realizar las gestiones conducentes a obtener las informaciones, elementos y útiles de trabajo necesarios para el cumplimiento de las funciones del Comité.
7. Servir de medio de comunicación entre el Comité de Solidaridad y la Junta Directiva para compartir informaciones, sugerencias o iniciativas que tengan por objeto el mejoramiento del servicio.

1. Secretario:
2. Recibir y llevar a cada reunión las solicitudes de auxilio presentadas y los demás documentos necesarios para su aprobación.
3. Elaborar el acta de cada reunión, registrarla en el libro respectivo y suscribirla conjuntamente con el Presidente.
4. Recibir, radicar y dar trámite a la correspondencia del Comité de Solidaridad.
5. Mantener y conservar en forma ordenada y actualizada en el archivo del Comité de Solidaridad dentro de las instalaciones de FEGECOLSA bajo medidas de control y seguridad.
6. Producir y mantener la información estadística sobre la utilización de los auxilios.
7. Las demás relacionadas con su cargo.

PARAGRAFO. En ausencia del Secretario esta función será asumida por otro integrante del Comité, quien ejercerá las mismas funciones que el Secretario por esa reunión.

ARTÍCULO 23. Dimitencia. Será considerado como dimitente todo miembro del Comité de Solidaridad que habiendo sido convocado con la suficiente antelación estatutaria mínima de cuarenta y ocho (48) horas, deje de asistir a tres (3) reuniones, sin causa justificada.

CAPÍTULO IV

DISPOSICIONES FINALES

 ARTICULO 24. Forma de llenar los vacíos del presente reglamento. Corresponderá a la Junta Directiva dictar las normas o tomar las determinaciones que resulten necesarias como consecuencia de los vacíos del presente reglamento. Igualmente, este órgano podrá otorgar facultades a la gerencia del Fondo de Empleados para tomar las determinaciones finales frente a reclamos que formulen los asociados con respecto al reconocimiento o denegación de los auxilios.

ARTÍCULO 25. Sanciones.  Si se comprueba fraude o engaño en la obtención del auxilio otorgado por el Fondo de Solidaridad, la Junta Directiva aplicará las sanciones a que hubiese lugar, contempladas en el Estatuto de FEGECOLSA.

ARTÍCULO 26.  Cumplimiento Requisitos Para El Pago De Auxilios. Para el pago de los auxilios a través del Fondo de Solidaridad, los beneficiarios deberán cumplir con los requisitos y plazos establecidos en este reglamento o los que en su defecto señale la Junta Directiva.

 ARTÍCULO 27. Responsabilidad. Los miembros del Comité de Solidaridad serán responsables por violación de la Ley, el Estatuto y el presente reglamento.

 ARTÍCULO 28. Traslados A La Junta Directiva. Frente a situaciones especiales de suma gravedad no contempladas en este reglamento o por cuantías que superen lo aquí dispuesto, el Comité de Solidaridad remitirá la solicitud a la Junta Directiva, la cual podrá otorgar sumas en dinero o especie superiores a las cuantificadas por concepto de auxilios de calamidad.

Igualmente, el Comité enviará a la Junta Directiva para su decisión aquellos casos en que un asociado presente una solicitud de auxilio por calamidad que cobije a más de un beneficiario y las solicitudes presentadas por miembros principales o suplentes de la Junta Directiva o del Comité de Solidaridad y del Comité de Control Social.

ARTICULO 29 Interpretación. Cualquier duda en la interpretación del presente reglamento será resuelta por la Junta Directiva y comunicada a la Gerencia y al Comité de Solidaridad.

ARTICULO 30. Vigencia.  Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga las disposiciones anteriores que regulen la materia

 El presente reglamento se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1993 del Acuerdo No. No. 046 del 28 de marzo de 2023. 

En constancia Firman:

NELSON A. GOMEZ BAEZ                                  EDWIN DANIEL GALINDO MEZA

PRESIDENTE                                                        SECRETARIO

  JUAN PABLO RIVEROS RUIZ

Representante Legal

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