FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. FEGECOLSA

CODIGO DE ETICA Y BUEN GOBIERNO

ACUERDO No. 007

LA JUNTA DIRECTIVA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. FEGECOLSA, en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 62 del Estatuto, y,

CONSIDERANDO:

PRIMERO. Que la Junta Directiva, el Comité de Control Social, el Representante Legal, la Revisoría Fiscal, el Comité de Apelaciones, los comités que nombre la Asamblea General o la Junta Directiva y los funcionarios del Fondo, deben obrar de una manera clara, honesta y transparente dentro del marco de la Ley, el principio de la buena fe y del servicio al interés público de conformidad con el artículo 335 de la Constitución Nacional.

SEGUNDO.  Que de acuerdo al principio de autogestión,sus dignatarios procurarán establecer criterios que tengan en cuenta la capacidad, las aptitudes personales, el conocimiento, Integridad Ética y la destreza de quienes ejercen la representatividad de Fegecolsa.

TERCERO. Que es indispensable el establecimiento de normas éticas y de buen gobierno que permitan el mejor funcionamiento y entendimiento posible entre los diferentes órganos de administración y control del Fondo, a la vez que faciliten una mejor relación entre la organización solidaria y sus asociados, para la satisfacción de las necesidades y aspiraciones de estos últimos, sus familias y la comunidad que constituye el entorno social de Fegecolsa.

ACUERDA:

Expedir el Código de Ética y Buen Gobierno de Fegecolsa, el cual se regirá por las siguientes disposiciones:

TÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

CAPÍTULO I

PRESENTACIÓN, OBJETIVO, ALCANCE Y DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. PRESENTACIÓN: La ética se define como el modo de ser peculiar y adquirido de alguien, es su manera de actuar, es un valor intrínseco del ser humano, el significado de la ética tiene un valor directamente proporcional a la complejidad social.

En nuestra actividad empresarial, la ética no debe considerarse como un valor agregado sino como un elemento esencial en el desarrollo de la organización.

En Fegecolsa los principios éticos son las facultades para diferenciar el bien del mal  y deben ser parte de nuestro comportamiento moral, de la cultura empresarial, de las virtudes y de las actitudes de quienes componen nuestra organización para el beneficio de nuestra comunidad.

Una buena actuación ética se expresa en una buena actuación profesional que debe convertirse en una exigencia nata de la persona que permite que cada hecho este precedido de una actuación correcta dirigida principalmente al buen servicio.

Los principios de la ética empresarial son en esencia los mismos de la moral general; si genuinamente se mantiene una preocupación por los empleados, los asociados y las personas que interactúan a diario con Fegecolsa, se producirá un efecto de satisfacción que motiva directamente una producción de calidad, sentido de pertenencia y felicidad, que dan forma por  sí mismos a una administración ética.

ARTÍCULO 2. OBJETIVO: El Código de Ética y Buen Gobierno de Fegecolsa tiene como objetivo ser la base de la actuación de todo Directivo, Empleado, Integrante de los Órganos de Administración y Control y los Asociados de Fegecolsa para promover los mejores niveles de la conducta ética y profesional a fin d preservar la integridad del Fondo y proteger los intereses de los Asociados.

ARTÍCULO 3. ALCANCE: Este código involucra a todos los actores tales como los directivos, integrantes de los órganos de administración y control, empleados y los asociados de FEGECOLSA, y a todas aquellas personas que con sus actos puedan afectar de cualquier manera el buen nombre de nuestra organización.

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES: Las definiciones de algunos términos contemplados en el presente Código son las siguientes:

Asamblea General: Máximo órgano de Administración de Fegecolsa,  sus decisiones son obligatorias  y está conformada por la reunión debidamente convocada  de los asociados hábiles asistentes y representados. Las Asambleas podrán ser de Asociados o de delegados. La Asamblea General es el órgano máximo de administración de FEGECOLSA y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias.  La conforma la reunión debidamente convocada de los asociados hábiles o de los delegados hábiles elegidos directamente por estos

Junta Directiva:   Es el órgano de administración permanente de FEGECOLSA sujeto a la Asamblea General y responsable de la dirección general de los negocios y operaciones. Estará integrada por cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes personales, elegidos por la Asamblea General para un período de un (1) año, los cuales podrán ser reelegidos hasta por un período adicional. Transcurrido este tiempo solo estarán inhabilitados por un (1) año  para ser elegidos aquellos miembros de la Junta Directiva que hayan sido nombrados como principales.

Representante Legal: Es el Gerente de FEGECOLSA, principal ejecutor de las decisiones de la  Junta Directiva y la Asamblea General, y superior jerárquico de los empleados del Fondo.

Revisor Fiscal:   Persona Natural o Jurídica no Asociado de Fegecolsa, encargado de la fiscalización y vigilancia interna del Fondo, quien deberá ser contador público  con matrícula vigente, será elegido por la Asamblea General para un periodo de un (1) año y podrá ser reelegido o removido en cualquier momento por esta.

Comité de Control Social: es el órgano que tiene a su cargo controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de dichos resultados, así como los derechos y obligaciones de los asociados de «FEGECOLSA:’. 

Estará integrado por tres (3) miembros principales y tres (3) suplentes elegidos por la Asamblea General para períodos de un (1) año, pudiendo ser reelegidos o removidos.

Comité De Apelaciones: Es el órgano encargado de resolver en segunda instancia los recursos de apelación que se interpongan contra las sanciones disciplinarias emanadas de la Junta Directiva.

El Comité de Apelaciones estará conformado por tres (3) miembros principales y tres suplentes numéricos, quienes deberán ser  asociados hábiles al momento de la elección, que no desempeñen cargo alguno dentro del Fondo, nombrados por la Asamblea General para periodos de dos (2) años, quienes podrán ser reelegidos o removidos libremente por la misma.

Empleado: Comprende todos los funcionarios vinculados con Fegecolsa mediante un contrato laboral.

ARTÍCULO 5. CONDUCTAS ÉTICAS. Los Directivos, Integrantes de los órganos de vigilancia y control, empleados y asociados de Fegecolsa, asumirán las siguientes conductas éticas:

  • Respetar la dignidad de las personas.
  • Guiar su proceder por los principios solidarios, en especial,  la equidad y la ayuda mutua.
  • Creer en la lealtad y en el espíritu de colaboración y en el ser solidarios.
  • Saber que la forma de actuar, dentro y fuera del Fondo, contribuye a formar la imagen de Fegecolsa y la opinión que las personas se formen de ella.
  • Ser prudentes al hablar, juzgar y obrar para no dañar el buen nombre de las personas o instituciones.
  • Respetar las ideas de los demás, en la misma medida que se espera que se respeten las ideas propias.
  • Valorar el diálogo como herramienta fundamental para alcanzar los objetivos laborales e institucionales.
  • Mantener igualdad en el trato.
  • Saber que las relaciones de trabajo deben ser honestas, respetuosas y transparentes.
  • Tener como meta la superación personal y profesional.

ARTÍCULO 6. FILOSOFIA DEL FONDO: Fegecolsa como institución solidaria manifiesta acogerse plenamente a los principios  y valores Cooperativos  definidos por la Alianza Cooperativa Internacional (ACI)en el Congreso de Manchester de 1995.

CAPÍTULO II

PRINCIPOS, VALORES Y COMPROMISOS

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES: En concordancia con el objeto social deFegecolsa, consistente en fomentar la solidaridad, la participación, el compañerismo, la ayuda mutua, el ahorro, así como suministrar créditos y prestación de servicios de índole social que busquen el mejoramiento de la calidad de vida y de las condiciones económicas, sociales, culturales y morales de todos sus asociados; y  con fundamento en los valores éticos de honestidad, transparencia, responsabilidad social, el Fondo desarrollará los siguientes principios institucionales  que regirán su actuación:

A. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

Solidaridad: Construiremos relaciones de ayuda mutua, que a través del trabajo y esfuerzo colectivo, busque lograr los objetivos de bienestar de los asociados y al comunidad en general.

Honestidad: El comportamiento de los asociados, empleados y cuerpos directivos estará dado de acuerdo con los valores y principios éticos y morales contemplados en la ley, normas y el Estatuto.

Responsabilidad: Estaremos comprometidos a actuar de forma correcta obrando de modo tal que se cumplan los compromisos y obligaciones.

Equidad: Reconocer que todos los asociados tendrán igualdad de derechos, oportunidades y obligaciones de participación en el fondo de empleados.

ARTÍCULO 8. VALORES Y PRINCIPIOS UNIVERSALES: Fegecolsa cumplirá sus funciones inspirada en los siguientes valores y principios de aceptación universal, aplicables a los fondos de empleados:

  1. VALORES:
  • Valores de la organización:
  1. Autoayuda.
  2. Democracia.
  3. Solidaridad.
  4. Equidad.
  5. Igualdad.
  • Valores de los asociados:
  1. Honestidad.
  2. Transparencia.
  3. Responsabilidad social.
  4. Atención a los demás.
  • PRINCIPIOS:
  1. Adhesión Voluntaria Y Abierta:   Fegecolsa es una Asociación de derecho privado, sin ánimo de lucro, de responsabilidad limitada, de número de asociados y patrimonio variable e ilimitado; regida por el Estatutos, las reglamentaciones y las disposiciones legales vigentes. Es una organización abierta a sus Asociados para que disfruten de sus servicios con el compromiso de aceptar las responsabilidades inherentes como asociados, sin discriminación social, política, racial o de género, con adhesión y retiro voluntario y abierto.
  • Gestión Democrática: En Fegecolsa los Asociados participan activamente  en la toma de decisiones  y la fijación de políticas. Las personas elegidas  democráticamente en la Junta Directiva, los comités y otros comités, son responsables  ante los Asociados.
  • Participación Económica de los Asociados: Cada Asociado contribuye equitativamente para la conformación del capital del Fondo con un porcentaje de su salario, porcentaje sobre el cual, las compañías que generan el vínculo con Fegecolsa, también realizan una contribución proporcional a nombre del  Asociado,  de acuerdo al porcentaje del ahorro personal; y por consiguiente, todos los Asociados tienen derecho a percibir en iguales condiciones los beneficios económicos producidos por el Fondo.
  • Autonomía e Independencia: Fegecolsa es una organización autónoma, con una clara conciencia de la autoayuda, gestionada por sus Asociados. La cooperación y la autoayuda aseguran en todo momento que las acciones y decisiones que toma el Fondo sean autónomas, independientes y con sentido ético.
  • Educación Capacitación e Información: La educación de los Asociados y cuerpos Directivos será un compromiso para que los cuerpos directivos y cualquier Asociado puedan contribuir de manera eficaz al desarrollo del Fondo.

Este principio garantiza la observancia y aplicación de los demás principios. En la educación se sustenta la posibilidad del conocimiento de la doctrina Fondo, los temas económicos, administrativos, técnicos y demás relacionados que proporcionan las herramientas para administrar con eficiencia la organización desde la base Social.

  • Cooperación con Entidades del Sector Solidario:     Fegecolsa sirve a sus Asociados de manera eficiente y fortalece el movimiento solidario, trabajando de la mano con otras organizaciones del sector.
  • Compromiso con la comunidad:   El Fondo trabaja para producir bienestar directamente entre sus Asociados, e indirectamente genera el desarrollo de las comunidades, favoreciendo el progreso socioeconómico y mejorando la calidad de vida de las familias.

ARTÍCULO 9. COMPROMISO ETICO Fegecolsa, en todos sus actos obra conforme a los principios éticos, la moral y las normas legales que la rigen.

La integridad ética regirá los actos surgidos en virtud de los vínculos y relaciones que se den entre los empleados, directivos, integrantes de los  órganos de administración, control y asociados con los usuarios, proveedores, el Estado, y organismos de supervisión y control

El compromiso con los asociados, la comunidad y el Estado está fundamentado en:

  1. Respeto a la Persona: Respetar los derechos de los demás y dar trabajo justo a las personas sin importar raza, género, estado civil, tendencia política, creencias, etc.
  • Honestidad y Verdad: Actuar con Honestidad, veracidad y transparencia.
  • Contratación: cualquier tipo de contrato se hará bajo el principio de la libre competencia y se contratará a la persona que más se ajuste a las necesidades y exigencias del Fegecolsa, de acuerdo con los perfiles definidos.
  • Uso de la Autoridad: La autoridad que otorga el Fondo a las personas que desempeñan determinados cargos, la confiere en virtud de que se requiere para el desarrollo de esa gestión en particular y confía en el criterio justo y honesto del colaborador.

El principio de autoridad parte de la responsabilidad de quién la ostenta: para el Fondo la autoridad parte de la gestión empresarial y se entiende como el elemento que permite el orden en la estructura de la organización que facilita la toma de decisiones y debe ser dinamizador del proceso.

Por ningún motivo en Fegecolsa se permitirá el inadecuado uso de la autoridad en beneficio propio o de terceros, ni en caso contrario para afectar injustamente a personas, grupos o a la institución.

  • Sentido del Deber y la Responsabilidad: Los empleados de Fegecolsa, deben tener en cuenta que el salario que reciben constituye la contraprestación de un trabajo que debe ser cumplido con dedicación y esfuerzo, por lo tanto:
  1. No Basta la mera permanencia en las instalaciones de Fegecolsa durante el horario de trabajo.
    1. No solo está supeditado a sus funciones y órdenes inmediatas, debe ser proactivo y proponer mejores alternativas.
    1. Se debe actuar con responsabilidad y racionalidad.
    1. Es  inaceptable retrasar intencionalmente el trabajo con la finalidad de obtener compensaciones por horas extras.

Los directivos e integrantes de los órganos de administración y control, deben tener en cuenta que no existen beneficios de ningún tipo; por lo tanto, su labor debe ser cumplida con dedicación y esfuerzo, conforme a la responsabilidad que les compete, por cuanto deberán:

  1. Capacitarse permanentemente  en los aspectos administrativos, contables y financieros, para atender como corresponde, su participación en las diferentes instancias organizacionales.
  2. Legislar con eficiencia y oportunidad, propendiendo por un desarrollo organizacional eficiente y efectivo.
  3. Actuar y tomar las decisiones con responsabilidad ética y racionalidad.
  4. Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias para las cuales se les convoque.
  • Eficiencia: La posición jerárquica de los empleados a cualquier nivel depende de la calidad de su rendimiento, de sus acciones y, consecuentemente, de las evaluaciones pertinentes. Los empleados del Fondo no se deben valer de personas influyentes para obtener mejoras salariales, promociones u otras.

ARTÍCULO 10. PRINCIPIOS ETICOS GENERALES: Los Directivos e integrantes de los órganos de administración y de control, empleados, y asociados de Fegecolsa, en realización de las actividades, tendrán en todo el momento el deber de actuar con honestidad, integridad, diligencia, imparcialidad, lealtad, buena fe, transparencia, responsabilidad social y preocupación por los demás, especialmente en:

  1. Comportamiento Personal
  1. Integridad y Honradez: Ser honestos y desempeñar las funciones y acciones con rectitud e integridad.
    1. Conducta y Disciplina: Mantener una conducta que fortalezca el prestigio de la actividad que se realiza y el buen nombre de Fegecolsa.
    1. Lealtad Institucional: Actuar con lealtad hacia Fegecolsa. No comprometer los recursos de Fegecolsa para el Beneficio personal ni realizar acciones o negociaciones en detrimento de Fegecolsa o los asociados.

Adicionalmente deberán proceder de acuerdo con los fundamentos éticos que distinguen las actuaciones de los empleados, directivos e integrantes de los órganos de administración, vigilancia y control de Fegecolsa y son:

  1. Anteponer los principios éticos al logro de las metas.
  2. La honestidad y la sinceridad, en el trato con los demás y en el desarrollo de cualquier operación.
  3. El cumplimiento estricto  de los mecanismos de prevención  y control de actividades ilícitas de acuerdo con las definiciones al respecto de la Ley y los procedimientos  de Fegecolsa.
  • Desempeño y Competencia Profesional:
  1. Independencia: Mantener y demostrar absoluta independencia de criterio con respecto al ejercicio de las funciones a cargo.
    1. Objetividad: Ser imparciales, objetivos y equitativos en el ejercicio de las funciones y demostrarlo evitando conflictos de  intereses que comprometan la independencia y objetividad requeridas.
    1. Actividades Incompatibles: Abstenerse de ejercer la práctica profesional particular cuando esta genere conflicto con las disposiciones de este Código o el marco de lealtad a Fegecolsa.
  • Responsabilidad ante Terceros:   Prohibición de recibir beneficios de cualquier naturaleza que comprometan o puedan comprometer la independencia y objetividad requeridas, debiendo informar de estos hechos, por escrito, al superior inmediato.
  • Manejo de la Información: Este principio tiene como propósito fundamental salvaguardar la confidencialidad de la información que como empleados, directivos, integrantes de los órganos de administración y control y asociados en general, se puedan poseer de los Asociados, como consecuencia  de sus actividades con Fegecolsa y limitar su divulgación únicamente a las autoridades y entidades reguladoras competentes.

Para dar cumplimiento a lo anterior se debe acatar la Política de Manejo e  Información de datos personales de Fegecolsa.

  • Competencia leal:
  1. No atraer Asociados potenciales o conservar los actuales, otorgando beneficios no permitidos por la normatividad vigente.
    1. No ofrecer productos, servicios o combinaciones de ambos a tasas o tarifas inferiores a las establecidas por los órganos superiores, con el objeto de obtener un negocio, mejorar o mantener metas.
    1. Garantizar rendimientos que no son ciertos.

ARTÍCULO 11. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE ACTUACION:

  1. Hacer prevalecer el interés del Asociado:

Los Asociados son la razón de ser de Fegecolsa, por lo cual es indispensable que los empleados, directivos e integrantes de los órganos de administración y control, generen confianza entre ellos, a través de una actuación transparente, imparcial y de buena fe, sin anteponer intereses particulares, para lo cual se requiere:

  1. Identificar los objetivos de Inversión de los Asociados, de tal forma que los productos y servicios que se les recomienden sean satisfactorios y los más apropiados, de acuerdo con el portafolio de servicios ofrecido.
  2. Proporcionar a los Asociados, toda la información que esté disponible y que sea de importancia para poder tomar la decisión correcta.
  3. Asegurarse que los Asociados conozcan las operaciones que celebren, así como de los eventuales gastos que conlleven.
  4. Poner en conocimiento del Asociado las políticas de cobro por servicios si los hubiere, así como de los eventuales gastos que conlleven.
  5. Ejecutar las operaciones con  transparencia y de acuerdo con la normatividad vigente.
  6. Toda publicidad que realice Fegecolsa será precisa y verdadera, nunca será aceptable transmitir mensajes engañosos u omitir hechos o información importante.
  7. Garantizar, de conformidad con las disposiciones legales y estatutarias, la consulta de los estados financieros, la correspondencia y todo lo relacionado al manejo de Fegecolsa.
  • Servicio a la Comunidad:

Fegecolsa sirve a la comunidad, proveyendo productos y servicios de ahorro y crédito a unas tasas justas y apoyando activamente a las comunidades donde opera.

  • Evitar los Conflictos de intereses:

Los directivos, empleados y Asociados, deben seguir los lineamientos legales, éticos y morales para evitar que se presenten conflictos de  intereses.

  • Actuar de acuerdo con las disposiciones aplicables a las sanas prácticas del mercado.

Las actuaciones deben estar apegadas a las leyes, reglamentos y disposiciones de carácter general expedidas por las autoridades competentes, así como a la normatividad de las entidades reguladoras, para lo cual se requiere tener un conocimiento amplio de la normatividad en materia financiera, Fondo y solidaria.

Según este principio los empleados, directivos, integrantes de la Junta Directiva, el comité de Control Social y Los Asociados en general, deberán:

  1. Promover con el ejemplo, la rectitud en la actuación de los demás integrantes  de Fegecolsa.
    1. No ser complacientes con conductas incorrectas
    1. Prevenir que Fegecolsa sea utilizado para legalizar dineros Ilícitos.
    1. Identificar e Informar a las instancias competentes operaciones inusuales o sospechosas.
    1. Abstenerse de ejecutar tareas, operaciones o tomar decisiones, que sean contrarias a la regulación vigente o a las prácticas del mercado, y en su caso, informar de ello a los superiores.
    1. Supervisar que los compañeros de labor realicen sus actividades conforme al régimen legal vigente y las sanas prácticas de mercado.

ARTÍCULO 12. POLÍTICAS Y NORMATIVA INTERNA: Fegecolsa consagrará el desarrollo de las operaciones de la organización mediante los siguientes instrumentos:

  1. Las políticas y normativa interna expresadas en manuales y reglamentos formalmente aprobados por la Junta Directiva, orientados fundamentalmente a definir el alcance y la forma de ejecutar las actividades operativas y de control de la organización.
  2. Dichas normas y políticas serán de conocimiento para todos los asociados mediante la intranet.
  3. El monitoreo por la Revisoría Fiscal y el Comité de Control Social.

TÍTULO SEGUNDO

GRUPOS DE INTERÉS

CAPÍTULO I

ASOCIADOS

ARTÍCULO 13. DEBERES DE LOS ASOCIADOS: Además de las obligaciones contempladas en la ley, el Estatuto y los reglamentos, serán deberes de los asociados de Fegecolsa, en lo que tiene que ver con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Ejercer derechos como el de inspección con miras al cabal cumplimiento de la finalidad propuesta con su ejercicio.
  2. Realizar los actos democráticos de manera que se busque el beneficio de la organización y no de un grupo en particular.
  3. Evitar interferir en el funcionamiento administrativo y social del Fondo, a menos que se busque un fin aceptable, jurídica y éticamente.
  4. Abstenerse de afectar a cualquier asociado o tercero, moral o económicamente, ya por iniciativa individual como por alianza con algún ejecutivo, empleado u órgano de la organización.
  5. No emitir públicamente comentarios que pudieren lesionar la buena imagen de la organización.
  6. Informar a la Junta Directiva de las posibles infracciones contra las normas contenidas en este Código.
  7. Utilizar los mecanismos alternativos para la solución de conflictos transigibles, antes de acudir a cualquier jurisdicción o al ente estatal de inspección, vigilancia y control.
  8. Agotar los conductos regulares en todas las relaciones.
  9. Desempeñar con diligencia y eficacia los cargos y comisiones que les hayan sido encomendados.
  10. Cumplir con los demás deberes que les sean aplicables contenidos en este Código.

ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS ASOCIADOS: Además de los contemplados en la ley, el Estatuto y los reglamentos, serán derechos de los asociados, en lo que tiene que ver con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Recibir periódicamente educación actualizada, en especial, para quienes aspiran a ser delegados y miembros de los órganos de administración y vigilancia, en todas las áreas requeridas para el desempeño idóneo de sus funciones.
  2. Participar en los procesos democráticos en igualdad de condiciones
  3. Acceder a todos los documentos contentivos de normatividad que regula el funcionamiento del Fondo, de conformidad con el reglamento del derecho de inspección e información.
  4. Contar con reglamentos que contengan normas claras y razonables, referentes a la prestación de servicios, a los correspondientes derechos y obligaciones como asociado, y a las demás actividades del Fondo.
  5. Recibir los servicios que ofrezca Fegecolsa en condiciones de eficacia, eficiencia, celeridad y calidad.

El asociado deberá tener presente que el ejercicio de sus derechos está condicionado al cumplimiento de sus deberes.

ARTÍCULO 15. ACTUACIÓN DE LOS ASOCIADOS COMO USUARIOS: Los asociados de Fegecolsa actuarán como usuarios del Fondo en aquellos eventos en que adquieran bienes o servicios ofrecidos por este.

ARTÍCULO 16.  DERECHO DE INSPECCIÓN: El derecho de inspección es un derecho inherente a la calidad de asociado que consiste en la facultad que tiene este de examinar directamente o mediante persona delegada para el efecto, los libros y comprobantes del Fondo con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la entidad.

Cuando la Asamblea General de Asociados sea sustituida por Asamblea General de Delegados, el derecho de inspección será ejercido por los Delegados elegidos por todos los asociados.

El derecho de inspección no se extiende al retiro de documentos de la entidad, toma de copias, transcripción o cualquier otro mecanismo de reproducción.

De conformidad con la ley y con el reglamento que se expida para el efecto, el derecho de inspección puede ser ejercido dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión ordinaria de la Asamblea General, en las instalaciones de la administración de la entidad.

ARTÍCULO 17. DERECHO DE RETIRO: El derecho de retiro es la posibilidad que cada asociado tiene de retirarse, en forma voluntaria, del Fondo, perdiendo en consecuencia tal calidad y los derechos y obligaciones que le son inherentes.

En Fegecolsa, como en cualquier otra organización solidaria, el derecho de retiro puede ejercerse en cualquier momento

ARTÍCULO 18. COMPORTAMIENTO DE FEGECOLSA FRENTE A LOS ASOCIADOS COMO  USUARIOS.

Fegecolsa, en su condición de agente activo dentro del sector de la economía solidaria, frente a sus asociados y la comunidad en general como destinatario de sus servicios, actuará en forma transparente dentro de las normas legales, aplicando los principios fondísticos y propendiendo por las sanas prácticas solidarias.

Para garantizar que los asociados puedan acceder a toda la información necesaria para realizar una operación como usuarios del Fondo, Fegecolsa mantendrá canales de comunicación idóneos y eficientes que brinden la información correcta, suficiente y oportuna sobre las actividades que desarrolla.

ARTÍCULO 19. COBERTURA DE LOS SERVICIOS: En desarrollo de su objeto social, el Fondo propenderá porque los servicios ofrecidos estén al alcance de todos sus actuales y potenciales asociados.

ARTÍCULO 20. TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQRS): Se entiende por:

a) Petición: la solicitud formulada por los asociados, en calidad de usuarios, tendiente a que el Fondo tome una decisión previa y expresamente indicada por el solicitante, relacionada con el objeto social del Fondo.

b) Queja: la solicitud formulada por los asociados tendiente a poner de manifiesto la inconformidad en la prestación de los servicios del Fondo y propender por el mejoramiento continuo. En este caso, no se toman decisiones de orden particular sino general y en aras de mejorar la prestación de los servicios a los asociados.

c) Reclamo: la solicitud formulada por los asociados con el objeto que se revise una actuación del Fondo en torno a una situación particular, con el objeto que se tome una decisión contraria, total o parcialmente, a la definida inicialmente.

Atendiendo al principio de autocontrol, el trámite de las peticiones, quejas y reclamos que presenten los asociados en su condición de usuarios será el siguiente:

  1. La  petición,  queja  o  reclamo  deberá  presentarse  ante  la  dependencia  de Fegecolsa que tenga un manejo directo del asunto objeto de la solicitud.
  • En caso que la dependencia que la reciba no sea la competente, la remitirá en forma inmediata a quien tenga conocimiento del asunto a tratar.
  • El Comité de Control Social será el único competente para atender los reclamos de los asociados, de conformidad con lo previsto en el Estatuto y en el presente Código.
  • La respuesta a la solicitud deberá hacerse conocer del asociado, por el medio que se considere más expedito, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación de la misma.
  • En caso que la información o documentación presentada por el asociado no sea suficiente para resolver el asunto, así se hará saber al solicitante, dentro del mismo término.
  • Cualquier dependencia que dé respuesta a una petición, queja o reclamo de un asociado, informará al Comité de Control Social, como órgano de control social, de tal situación, a través del formato que este órgano determine para el efecto, con el objeto de mantener un adecuado monitoreo de las principales causas que motivan las solicitudes y propender por formular a la Junta Directiva la implementación de las políticas a que haya lugar.

CAPÍTULO II

ADMINISTRADORES

ARTÍCULO 21.  CARÁCTER DE ADMINISTRADORES: Ostentan el carácter de administradores el representantes legal y los miembros de la Junta Directiva.

También tienen dicho carácter los miembros de los comités que tengan facultades administrativas y tomen decisiones.

ARTÍCULO 22. PERFIL PERSONAL Y PROFESIONAL: De conformidad con la ley, Fegecolsa establecerá criterios que tengan en cuenta la capacidad y las aptitudes personales, el conocimiento, integridad ética y la destreza de quienes ostentan el carácter de administradores, mediante la incorporación de requisitos rigurosos para el acceso a los órganos de administración.

ARTÍCULO 23. CUMPLIMIENTO DE DEBERES Y RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES: Los administradores de Fegecolsa conocen plenamente sus deberes, que implican el actuar de buena fe y con la diligencia debida de un buen hombre de negocios, siempre en  interés del Fondo y  sus  asociados.

ARTÍCULO 24. RELACIONES ECONÓMICAS CON LA JUNTA DIRECTIVA, ADMINISTRADORES Y PRINCIPALES EJECUTIVOS: El Fondo, en el giro ordinario de sus negocios, podrá realizar operaciones con la Junta Directiva, administradores y principales ejecutivos en los términos previstos en la ley. En las notas a los estados financieros de cada ejercicio se presentarán las operaciones celebradas con la Junta Directiva y administradores. Dicha información reposará en los archivos del Fondo.

CAPÍTULO III

LA ASAMBLEA GENERAL

ARTÍCULO 25. FUNCIONES: Serán funciones de la asamblea general en lo que tiene que ver con el ejercicio de normas de ética y buen gobierno:  

  1. Contemplar directrices de comportamiento para los delegados en todas las fases de la asamblea y del procedimiento de elección de delegados.
  2. Establecer pautas para evitar que temas no concernientes a las funciones propias de la asamblea, sean tratados en el desarrollo de la misma.
  3. Consagrar normas encaminadas a preservar el actuar íntegro por parte de las autoridades electorales.
  4. Determinar la factibilidad y condiciones de las operaciones relevantes con los directivos, miembros de la Junta Directiva y del Comité de Control Social.
  5. Conocer y evaluar las recomendaciones y demás comunicaciones de su competencia emitidas en relación con la organización por parte de las entidades estatales de control.
  6. Gozar con rango estatutario de atribuciones exclusivas relativas al manejo de ciertas operaciones económicas, con miras a evitar situaciones de conflicto de intereses.
  7. Fijar las directrices generales de la visión estratégica institucional y adecuarla con fundamento en la misión de Fegecolsa.
  8. Tomar las decisiones apropiadas, apelando al sentido de prudencia y equidad, tras la exposición sobre la evolución previsible del Fondo (expectativas de crecimiento o decrecimiento).
  9. Analizar los estados financieros consolidados en presencia de los responsables de su elaboración.
  10. Analizar el desenvolvimiento de las contingencias que sean de competencia y sugerir las soluciones breves y equitativas.
  11. Examinar el balance social, con indicación sucinta y relevante del impacto suscitado por cada uno de los programas ejecutados.

ARTÍCULO 26. INFORMACIÓN PARA LA ASAMBLEA GENERAL: En los informes que se presenten a la Asamblea General, se deberá expresar como mínimo la siguiente información:

  1. Situación jurídica, económica, administrativa, evolución de los negocios, estados financieros y demás informes.
  2. Cumplimiento del Plan de Desarrollo institucional, económico y social.
  3. Hechos relevantes ocurridos después del cierre de los estados financieros.
  4. Operaciones relevantes con principales ejecutivos, miembros de la Junta Directiva y el Comité de Control Social.
  5. Cualquier cambio de visión estratégica institucional y especialmente, si hay variantes en la misión de la organización.
  6. Información relativa a las inversiones (que sean ajenas al desarrollo normal de sus actividades o exigidas por normas legales) y donaciones realizadas, los planes de inversión y el objetivo que se espera cumplir con cada uno de ellos.
  7. Evolución previsible de la organización, la cual debe incluir con claridad lo relacionado con las expectativas de crecimiento (o decrecimiento), las expectativas en resultados y los efectos de los principales riesgos que enfrenta la organización.
  8. Evolución y efectos de los riesgos relevantes (operativo, de mercado, solvencia, liquidez, crédito, tasas de interés, lavado de activos y financiación del terrorismo).
  9. Hechos externos e internos relevantes sucedidos durante el ejercicio y su efecto en la situación económica, financiera y los resultados.
  10. Principales contingencias, tales como los derechos y obligaciones litigiosas, sean ellas eventuales o remotas.
  11. Balance social, con específica información sobre ejecución e impacto de los diferentes programas sociales.
  12. Sanciones, requerimientos o recomendaciones hechas por la Superintendencia de la Economía Solidaria u otra autoridad.

ARTÍCULO 27. DEBERES, DERECHOS Y FUNCIONES DE LOS DELEGADOS: Serán deberes, derechos y funciones de los Delegados en relación con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Asistir a las asambleas para las cuales sean convocados.
  2. Participar en la elección de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Comité de Apelaciones Comité y demás comités y comisiones que sean de competencia de la asamblea, buscando que las personas que resulten elegidas cumplan a cabalidad con el perfil necesario para desempeñar sus funciones, así como con los requisitos establecidos en el Estatuto o reglamentos.
  3. Elegir el Revisor Fiscal y su suplente, así como fijarle los honorarios.
  4. Aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicio.
  5. Ejercer los derechos de información y de inspección en los términos establecidos en la ley y el Estatuto.
  6. Participar de una manera activa, responsable y ética, buscando en todo momento el bienestar de Fegecolsa, en los diferentes eventos y asambleas a las cuales se les convoque.
  7. Ejercer sus funciones en busca del beneficio general de Fegecolsa.
  8. Abstenerse de utilizar su investidura para obtener beneficios personales o de terceros.
  9. Las demás funciones que le correspondan según la ley, el Estatuto y los reglamentos.

CAPÍTULO IV

JUNTA DIRECTIVA

ARTÍCULO 28. POLÍTICAS GENERADORAS DEL PROCESO DE GOBIERNO: Se establecen como políticas generadoras del proceso de gobierno fondístico las siguientes:

  1. Filosofía de la responsabilidad: La responsabilidad fundamental de la Junta Directiva, como órgano permanente de administración, es ante los asociados a través de la Asamblea General.
  • Responsabilidad social empresarial: La obligación primigenia de la Junta Directiva es operar en defensa de los intereses de los asociados, sin perjuicio de la responsabilidad social empresarial con la sociedad y el medio ambiente.
  • Estilo de gobierno: La Junta Directiva gobernará con respeto, haciendo énfasis en:
  1. Una visión dirigida hacia el colectivo de asociados.
  2. El respeto a la diversidad de puntos de vista.
  3. El liderazgo estratégico más que en el detalle administrativo.
  4. Las decisiones colectivas más que las individuales.
  5. El futuro más que el pasado o el presente.
  6. La proactividad más que la reactividad.
  7. Fortalecer la descentralización y la democracia participativa.
  • Conducta de los miembros de la Junta Directiva: Los miembros de la Junta Directiva deberán comprometerse a observar una conducta ética, empresarial y respetuosa de la ley, incluyendo el empleo apropiado de la autoridad por parte de los miembros y un decoro adecuado al actuar como tales.
  • Principios de los comités: Los comités que actúan por delegación de la Junta Directiva, contarán con un reglamento en el que estarán definidas las funciones a realizar, el período de actuación y el presupuesto que permita su funcionamiento.

ARTÍCULO 29. DEBERES DE LOS INTEGRANTES DE LA JUNTA DIRECTIVA: Serán deberes de los integrantes de la Junta Directiva, en lo que tiene que ver con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Ejecutar su actividad administrativa con transparencia.
  2. Fomentar la participación efectiva de los asociados en los asuntos pertinentes.
  3. Suministrar una información confiable, relevante y oportuna.
  4. No manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, o con propósito de perjudicar, la información privilegiada y/o confidencial de uso interno a la que tuvieren acceso.
  5. Mantener una proporción razonable de gastos de directivos, respecto de los gastos de administración y de personal.
  6. Diseñar y aplicar una sana política de gobierno electrónico que garantice la privacidad y el manejo idóneo de la información reservada, referente a los asociados y/o a terceros.
  7. Asegurarse de que los asociados reciban información fidedigna respecto de los productos o servicios ofrecidos por Fegecolsa.
  8. Dar ejemplo en la observancia de este Código y de las demás normas internas, y exigir su cumplimiento.
  9. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y el trato equitativo hacia los asociados.
  10. Informar sobre las situaciones de conflicto de intereses respecto de los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votarlos, dejando la correspondiente constancia.
  11. Garantizar la efectividad de los sistemas de revelación de información.
  12. Dedicar tiempo suficiente al ejercicio de sus funciones y participar activamente en los asuntos de su competencia.
  13. Abstenerse de invadir el marco de competencias de la Gerencia.
  14. Actuar bajo principios que involucren normas de ética e integridad personal.
  15. Desarrollar todas las actividades bajo los criterios de confidencialidad y profesionalismo.
  16. Actuar con autonomía y autodeterminación, evitando subordinarse a los criterios de la Gerencia.
  17. Obrar siempre con la finalidad de obtener el mayor beneficio para los intereses de los asociados y el Fondo.
  18. Actuar con suma diligencia y prudencia, como un buen hombre de negocios.
  19. Trazar las políticas que permitan la revelación plena de la información con especial claridad en la información contable, dando cumplimiento a las normas sobre protección de datos personales, información reservada y los reglamentos internos del Fondo.
  20. Demostrar un comportamiento íntegro y responsable durante las sesiones de la Junta Directiva.
  21. Atender al criterio de importancia relativa de la información, para proteger la competitividad de la organización.
  22. Garantizar que los asociados reciban una atención digna, oportuna y eficaz, de conformidad con lo establecido por los respectivos procedimientos.
  23. Obtener asesorías en temas que desconozcan, cuya especificidad lo exija.
  24. Establecer relaciones fluidas y de cooperación con los demás órganos del Fondo.
  25. Informarse de manera oportuna, suficiente y completa sobre los asuntos que deban conocer, de manera que sus decisiones queden suficientemente documentadas y sustentadas.
  26. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio competente de sus cargos.
  27. Mantener una actitud prudente frente a los riesgos y adopción de principios y normas contables que garanticen transparencia en la información.

Artículo 30. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA: Serán funciones de la Junta Directiva en relación con la aplicación de las normas de ética y buen gobierno:

  1. Aplicar los valores propios que identifican a Fegecolsa, cuyo conocimiento y observancia deben caracterizar a sus integrantes.
  2. Promover la constante difusión del Código de Ética y Buen Gobierno.
  3. Proceder al estudio de los candidatos al cargo de Gerencia, mediante un exhaustivo análisis, previamente diseñado por expertos, en cuyo trámite se refleje plenamente su idoneidad moral, competencia y experiencia relevante.
  4. Evaluar objetiva y periódicamente el desempeño del Gerente para proceder en consecuencia de forma oportuna. Para el efecto, medirá el cumplimiento de los objetivos económicos y sociales propuestos, debidamente presentados en los respectivos informes y revisará la coherencia de su comportamiento ético.
  5. Determinar las pautas mínimas que se deben tener en cuenta para la fijación de las políticas y objetivos de la organización.
  6. Elaborar el plan estratégico de desarrollo vigente para el periodo de la respectiva Junta Directiva.
  7. Precisar anualmente los objetivos estratégicos de la organización.
  8. Crear comités o similares, encargados de resolver asuntos cuya complejidad o especificidad así lo ameriten, sin perjuicio de preservarse la responsabilidad y previa aceptación de las decisiones, en cabeza de la Junta Directiva en su conjunto.
  9. Acordar, aparte de las reuniones establecidas estatutariamente, cuyo desarrollo debe ser concreto y eficaz, otras cuando las particulares circunstancias así lo sugieran, con el propósito de tomar las decisiones ágiles que demandan las relaciones empresariales del mundo globalizado, buscando con prioridad consensos antes que votación.
  10. Establecer los criterios mínimos que se deben tener en cuenta para convocar a reuniones extraordinarias, a fin de efectivizar las prácticas de buen gobierno en la atención oportuna de los asuntos de suma urgencia que se le presenten a la Entidad.
  11. Liderar la actualización de la misión y la visión del Fondo, en aras de sostener y profundizar el interés y correspondiente esfuerzo colectivo en la consecución de sus objetivos comunes.
  12. Establecer las políticas y la normativa interna de gestión institucional.
  13. Propender por una gobernabilidad sostenible, mediante la implementación de un proceso que guíe sistemáticamente a Fegecolsa hacia el logro de sus fines institucionales.
  14. Exponer ante la Asamblea General el informe de gestión anual, en el cual se explicite la relación entre los objetivos conseguidos frente a los propuestos y se expliquen tanto la eventual superación o incumplimiento, como las innovaciones descubiertas para depurar la eficiencia de su futura gestión.
  15. Ocuparse de conservar y mejorar constantemente las relaciones con los asociados y demás vinculados a Fegecolsa, para lo cual deberá concebir constantemente nuevos conductos de comunicación, ajustados a las expectativas de los interesados.
  16. Conocer y discutir los temas específicos del mes, según plan anual de reuniones que debe establecerse por parte de la Junta Directiva. En el evento en que surjan temas adicionales a los establecidos en el orden del día, deberán tratarse y evacuarse en dicha reunión.
  17. Establecer canales fluidos de diálogo con la administración, a través de los cuales se puedan superar las falencias y mejorar las prácticas, en atención al cabal cumplimiento de las políticas y objetivos del Fondo.
  18. Establecer políticas de adecuado gestionamiento del Talento Humano, fundadas en la meritocracia, de tal suerte que el Fondo responda diligentemente mediante la prestación del servicio, a las necesidades reales de los beneficiarios.
  19. Establecer criterios para la realización de inversiones y manejo de recursos de la organización, de tal suerte que la ejecución del presupuesto de la entidad responda a un plan o programa de desarrollo enfocado al cumplimiento de los objetivos del Estatuto.
  20. Los miembros de Junta Directiva, del Comité de Control Social, del Comité de Apelaciones, Empleados de Fegecolsa, y demás partes involucradas,  reconocerán que en las actividades del día a día, en las sesiones y deliberaciones de Junta y en los casos llevados a los diferentes comités, se podrá tener acceso y desarrollarse discusiones sobre temas de información privilegiada y privada. 
  21.  En el marco de la integridad y respeto contenidos en este código de ética, la confidencialidad, la discreción, y el manejo protocolario de las decisiones tomadas en junta y diferentes comités proyectando unidad de criterio como cuerpos de decisión, se convierten en un principios fundamentales e inviolables.

ARTÍCULO 31. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA: Además de las consagradas en las disposiciones legales y estatutarias, los miembros de la Junta Directiva tendrán las siguientes inhabilidades e incompatibilidades: 

  1. Ningún miembro de la Junta Directiva podrá ser miembro del Comité de Control Social, empleado, asesor o consultor de otra persona natural o jurídica que desarrolle actividades similares a Fegecolsa, directamente, ni por interpuesta persona natural o jurídica, respecto de la cual se puedan generar conflictos de intereses.
  2. Los miembros de la Junta Directiva no podrán tener vínculos con Fegecolsa como asesores, contratistas o proveedores, o con alguna de las empresas o personas que presten estos servicios a la organización solidaria en la medida en que se presenten conflictos de intereses.
  3. Los cónyuges, compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de los integrantes de la Junta Directiva, el Comité de Control Social o de los comités, no podrán celebrar contratos de prestación de servicios ni de asesoría con Fegecolsa.
  4. Los asociados que hayan presentado demandas que se encuentren en curso contra Fegecolsa no podrán inscribirse ni ser miembros de la Junta Directiva, el Comité de Control Social o cualquier otro Comité de elección por parte de la Asamblea del Fondo. En el evento de haber sido elegidos, deberán retirarse del cargo; lo anterior, para evitar que queden incursos en conflictos de intereses.
  5. Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser cónyuges ni compañeros permanentes entre sí, ni con los delegados a la Asamblea General, como tampoco ser parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad ni primero civil entre sí, ni de los miembros del Comité de Control Social, el Comité de Apelaciones y los delegados.

ARTÍCULO 32. PROHIBICIONES DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA: Además de las señaladas en las disposiciones legales y estatutarias, serán prohibiciones de los integrantes de la Junta Directiva, en lo que tiene que ver con la aplicación de normas de ética y buen gobierno, las siguientes:

  1. Participar en las actividades de ejecución que correspondan al gerente y, en general, a las áreas ejecutivas de la organización, así sea temporalmente por la ausencia de alguno de ellos.
  2. Decidir sobre políticas de servicios que los beneficien ante los demás asociados.
  3. Decidir sobre la selección, contratación, retiro o promoción del personal a cargo de la organización.
  4. Realizar proselitismo político partidista público aprovechando cargo, posición o relaciones con la organización.
  5. Otorgar retribuciones extraordinarias que no se hayan definido previamente, a la gerencia y demás ejecutivos de la organización.
  6. Dar órdenes a empleados o al revisor fiscal de la organización, o solicitarles información directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones de la Junta Directiva o quien haga sus veces.
  7. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso.

ARTÍCULO 33. DERECHOS DE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA: Serán derechos de los integrantes de la Junta Directiva, en relación con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Acceder, a través de la Junta Directiva, a la información indispensable para el cumplimiento de sus funciones. En los casos especiales que determine dicho órgano, se requerirá obtener previamente la respectiva autorización del mismo.
  2. Dejar constancias en las actas.
  3. Obtener como cuerpo colegiado el auxilio de expertos internos, así como de asesorías externas en caso de necesitarlas, con sujeción al presupuesto de la organización.
  4. Presentar proyectos para la conformación del plan estratégico del Fondo, hasta antes de su aprobación por la Junta Directiva.
  5. Votar en contra de las decisiones que consideren son ilegales o inconvenientes para Fegecolsa.
  6. Participar en todos los eventos de capacitación nacionales e internacionales que sean convenientes según su rol y que contribuyan al fortalecimiento de la entidad.

ARTÍCULO 34. POLÍTICAS DE DELEGACIÓN DE FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA: La Junta Directiva frente a los asociados es el responsable por el adecuado funcionamiento del Fondo. Para ejercer un estricto cumplimiento en esta labor podrá delegar funciones de gestión en el Gerente, en los Comités y Subcomités integrados preferiblemente por delegados nombrados por periodos de un año prorrogables, salvo las que por ley o Estatuto sean indelegables. Con tal fin se tendrán en cuenta los siguientes principios de delegación:

  1. Responsabilidad del Gerente: La Junta Directiva tendrá claridad que toda la autoridad, gestión y control administrativo son responsabilidad de la Gerencia el Fondo y a la Junta Directiva le compete su evaluación y monitoreo permanente. En este orden de ideas, la Junta Directiva nunca dará instrucciones a los funcionarios que dependan directa o indirectamente del Gerente, ni evaluará formal o informalmente el trabajo realizado por cualquier funcionario que no sea el Gerente.
  • Unidad de Control: Las políticas y directrices de la Junta Directiva, formuladas por escrito y debidamente aprobadas, serán los parámetros de medición y seguimiento del Gerente y en este sentido la Junta Directiva efectuará una supervisión sistemática y rigurosa de la gestión del Gerente, con base en los informes que la Gerencia entregue a la Junta Directiva, en los que se comunicarán las cifras y resultados del Fondo.

De la misma manera, se tendrán en cuenta los Informes del Comité de Control Social y la Revisoría Fiscal, así como la comprobación directa por la Junta Directiva.

La Junta Directiva, por ser el órgano permanente de administración, tendrá a su cargo determinar el grado de responsabilidad; en tal virtud podrá supervisar en todo momento, mediante el método apropiado, cualquier política administrativa que esté implementando la Gerencia.

  • Forma de Delegación: La Junta Directiva determinará por escrito todas las políticas precisas y claras bajo las cuales se enmarca la dirección, administración y control del Fondo. La Gerencia podrá establecer los procedimientos apropiados a fin de ejecutar e interpretar razonablemente dichas políticas conducentes al logro de los objetivos institucionales.

PARÁGRAFO: Las delegaciones que reciba la Junta Directiva por parte de la Asamblea General, serán a su vez, indelegables.

CAPÍTULO V

REPRESENTANTE LEGAL

ARTÍCULO 35. ELECCIÓN DEL GERENTE: La Junta Directiva deberá realizar la elección del Gerente y de su suplente con base en los siguientes criterios: habilidades gerenciales, habilidades de negociación y control, conocimiento técnico, valores y virtudes humanas, condiciones de remuneración, acreditación de conocimiento y experiencia en cargos directivos, condiciones de aptitud e idoneidad en materias administrativas y financieras, honorabilidad y corrección particularmente en el manejo de fondos y bienes. Igual consideración tendrá con los demás funcionarios cuya designación le corresponda a la Junta Directiva.

Ningún miembro de la Junta Directiva o del Comité de Control Social podrá poner su nombre a consideración para cargo de gerencia, durante los cinco (5) años siguientes a su desvinculación del Fondo como asociado.

ARTÍCULO 36. DEBERES Y FUNCIONES DEL GERENTE – REPRESENTANTE LEGAL: Serán deberes y funciones del Representante Legal, en relación con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Velar por la efectividad de las normas contenidas en este Código e ilustrar a la Junta Directiva sobre posibles ajustes estratégicos al mismo.
  2. Diseñar y someter a aprobación de la Junta Directiva los códigos y reglamentos de su competencia y velar por su efectiva aplicación.
  3. No incurrir en actos que pudieren constituir favorecimiento indebido en beneficio propio o de terceros, ni de miembros de la Junta Directiva, del Comité de Control Social o empleados de la Entidad.
  4. Evaluar periódica y objetivamente su propio desempeño.
  5. Suministrar una información confiable, relevante y oportuna.
  6. Declarar su impedimento ante conflictos de intereses.
  7. No utilizar indebidamente la información reservada.
  8. Asegurarse de que los asociados reciban información fidedigna respecto de los productos o servicios ofrecidos por Fegecolsa.
  9. Ajustarse a instrumentos técnicos en la contratación de personal para evitar conflictos de intereses.
  10. Diseñar, ejecutar y supervisar un plan que responda al enfoque de gestión por riesgos, cuya puesta en marcha permita la eficaz mitigación de los mismos.
  11. Rendir cuenta a la Junta Directiva cuando esta lo requiera sobre el avance de los planes estratégicos, de cuya correcta ejecución técnica y presupuestal dependa la consecución de las metas propuestas.
  12. Conocer, decidir, responder e informar en todas las reuniones de la Junta Directiva sobre la gestión económica y social adelantada.
  13. Dar razón del estado de las contingencias relacionadas con la organización.
  14. Diseñar, implementar y velar por la efectividad del sistema de gestión de riesgos de Fegecolsa.
  15. Ejecutar los proyectos sustentados en la planeación estratégica, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: identificación  de  las  fortalezas,  oportunidades,  debilidades  y  amenazas,  como  producto  del análisis interno y del entorno; identificación de las demandas internas o clientes internos (asociados, directivos y empleados); identificación de las demandas externas (usuarios, autoridades, clientes, comunidad); y establecimiento de los objetivos estratégicos (propósitos y metas cuantificables).
  16. Elaborar planes anuales de acción para ser aprobados por la Junta Directiva, en sintonía con el plan estratégico de desarrollo, en los que se especifiquen detalladamente las estrategias, responsables, presupuesto y metas correspondientes.
  17. Proceder con eficiencia y eficacia para alcanzar en los tiempos previstos las metas cuantificables, en orden al cumplimiento misional.
  18. Garantizar que los asociados reciban una atención digna, oportuna y eficaz, de conformidad con lo establecido por los respectivos procedimientos.
  19. Proponer, antes de culminar su período anual, el presupuesto o plan financiero para el siguiente año.

ARTÍCULO 37. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DEL GERENTE – REPRESENTANTE LEGAL: Además de las consagradas en las disposiciones legales y estatutarias, el Gerente tendrá las siguientes inhabilidades e incompatibilidades: 

  1. El Gerente o representante legal no podrá ser empleado, asesor o consultor de otra persona natural o jurídica que desarrolle actividades similares, directamente, ni por interpuesta persona natural o jurídica, respecto de la cual se presenten conflictos de intereses.
  2. El Gerente o representante legal no podrá tener vínculos con la organización solidaria como asesor, contratista o proveedor, o en alguna de las empresas o personas que presten estos servicios a la organización solidaria, o con las empresas del mismo grupo o de las sociedades, corporaciones, fundaciones y asociaciones con las que tenga algún tipo de relación contractual.
  3. Los cónyuges, compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil del gerente o representante legal, no podrán celebrar contratos con Fegecolsa.

ARTÍCULO 38. Prohibiciones especiales del Gerente: Serán prohibiciones especiales del Gerente, que se relacionan con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con el Fondo, salvo autorización expresa de la Junta Directiva.
  2. Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.
  3. Utilizar indebidamente o divulgar información sujeta a reserva.
  4. Realizar proselitismo político aprovechando su cargo, posición o relaciones con el Fondo
  5. Otorgar, sin la debida autorización, retribuciones extraordinarias a los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social o empleados de la organización.
  6. Ordenar, permitir o realizar algún tipo de falsedad o alteración a los estados financieros de Fegecolsa, en sus notas o en cualquier otra información.

CAPÍTULO VI

COMITÉ DE CONTROL SOCIAL

ARTÍCULO 39. DEBERES Y FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL:

Además de lo señalado en la ley y el Estatuto, serán deberes y funciones de los miembros del Comité de Control Social, en relación con las normas de ética y buen gobierno:

  1. Velar por el efectivo respeto al trato equitativo para todos los asociados.
  2. Actuar de buena fe y con juicio independiente, con miras a garantizar los derechos de los asociados.
  3. Ser ejemplo y velar por el cumplimiento de la ley, el Estatuto, los reglamentos, el presente Código, el manual de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas.
  4. Colaborar recíprocamente en sus actividades con el actuar del Revisor Fiscal, cuyas funciones y responsabilidades establecidas diferencialmente a nivel estatutario, no deberán interferir en los asuntos pertenecientes a la exclusiva competencia del Comité de Control Social.
  5. Informar sobre las situaciones de conflicto de intereses respecto de los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votarlos, dejando la respectiva constancia.
  6. Autoevaluar su desempeño con fundamento en indicadores y criterios objetivos.
  7. No manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, o con propósito de perjudicar, la información privilegiada y/o confidencial de uso interno a la que tuvieren acceso.
  8. Informar a la Junta Directiva de los reclamos que en ejercicio de sus funciones conociere contra la observancia de las normas consagradas en este Código.
  9. Asistir por intermedio de alguno de sus miembros a las reuniones de la Junta Directiva, previa invitación.
  10. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio competente de su cargo.
  11. Ejercer solo las funciones que sean de su competencia, evitando de esta forma invadir las competencias asignadas a otros órganos directivos de Fegecolsa.
  12. Controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de los mismos, es decir, la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y ambientales para las cuales se constituyó la organización.

ARTÍCULO 40. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Además de las consagradas en las disposiciones legales y estatutarias, los miembros del Comité de Control Social, tendrán las siguientes inhabilidades e incompatibilidades:

  1. Ser miembro de la Junta Directiva, empleado, asesor o consultor de otra persona natural o jurídica que desarrolle actividades similares a Fegecolsa directamente, ni por interpuesta persona natural o jurídica, respecto de la cual se puedan generar conflictos de intereses.
  2. Los miembros del Comité de Control Social no podrán tener vínculos con Fegecolsa como asesores, contratistas o proveedores, o en alguna de las empresas o personas que presten estos servicios a la organización solidaria, o con las empresas del mismo grupo o de las sociedades, corporaciones, fundaciones y asociaciones respecto de la cuales se puedan generar conflictos de interés.
  3. Los miembros del Comité de Control Social no podrán ser cónyuges ni compañeros permanentes entre sí, ni con los delegados a la Asamblea General, como tampoco ser parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad ni primero civil entre sí, ni de los miembros de la Junta Directiva, el Comité de Apelaciones y los delegados.

ARTÍCULO 41. PROHIBICIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Además de las señaladas en las disposiciones legales y estatutarias, serán prohibiciones de los integrantes del Comité de Control Social, en lo que tiene que ver con la aplicación de normas de ética y buen gobierno, las siguientes:

  1. Participar en las actividades de ejecución que correspondan a la Junta Directiva, gerente y, en general, a las áreas ejecutivas de la organización, así sea temporalmente por la ausencia de alguno de ellos.
  2. Influir en las decisiones sobre políticas de servicios que los beneficien ante los demás asociados.
  3. Participar en la selección, contratación, retiro o promoción del personal a cargo de la organización.
  4. Realizar proselitismo político partidista público aprovechando cargo, posición o relaciones con la organización.
  5. Dar órdenes a empleados o al revisor fiscal de la organización, o solicitarles información directamente, sin utilizar el conducto regular.
  6. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la información confidencial a la que tengan acceso.

ARTÍCULO 42. POLÍTICAS DE INDEPENDENCIA FRENTE A LA GERENCIA Y LA JUNTA DIRECTIVA: A efectos de reducir los riesgos de dependencia del Comité de Control Social, frente a la Junta Directiva y a la Gerencia, sus miembros deberán abstenerse de recibir donaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de los establecidos para los demás asociados, por parte de la administración.

CAPÍTULO VII

REVISORÍA FISCAL

ARTÍCULO 43. REVISORÍA FISCAL: El Revisor Fiscal deberá concurrir, cuando sea invitado, a las sesiones de la Junta Directiva, para intervenir en sus deliberaciones, presentar sus apreciaciones o dejar constancias.

ARTÍCULO 44. SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL CUMPLIMIENTO DE LA REVISORÍA FISCAL: El control de las actividades, presupuesto, dedicación, cumplimiento de los deberes y funciones, rectitud en su trabajo, sobre la efectividad y cobertura de la gestión realizada por la Revisoría Fiscal, cumplimiento de las condiciones establecidas en la propuesta de servicios profesionales, en el contrato, en el Estatuto, en este Código y demás actividades de ley exigidas a la Revisoría Fiscal, será ejercido por la Junta Directiva y en este sentido presentará un informe anual a la Asamblea General.

ARTÍCULO 45. REQUISITOS DE BUEN GOBIERNO QUE DEBE CUMPLIR EL REVISOR FISCAL: En beneficio del buen gobierno, los revisores fiscales que se elijan deberán tener un comportamiento ético en el ejercicio de sus actividades personales, laborales, profesionales y en la atención de sus obligaciones comerciales y/o financieras.

ARTÍCULO 46. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS DE REVISORÍA FISCAL: Para la realización de esta actividad se realizarán las siguientes tareas:

ARTÍCULO 47. DOCUMENTOS PARA PROPONENTES A REVISORÍA FISCAL: Fegecolsa facilitará y pondrá a disposición de los interesados la información requerida así:

ARTÍCULO 48. OBLIGACIONES DE FEGECOLSA CON LA REVISORÍA: El Fondo, con el fin de facilitar la gestión del Revisor Fiscal, se compromete a:

  1. Permitirle examinar, sin restricción alguna, las operaciones y sus resultados, los bienes, derechos, obligaciones y documentos de Fegecolsa.
  2. Dar y ordenar que se le dé oportuna y suficiente respuesta a las solicitudes de información que aquella requiera para el cumplimiento de sus funciones.
  3. Apoyarla para rendir los informes que le corresponden, en la convocatoria de los órganos de la entidad o, si es el caso, hacer incluir en el orden del día la consideración de los mismos.
  4. Informarle sobre las convocatorias que se cursen con motivo de las reuniones de los órganos de administración y control, para que pueda asistir a ellas, siempre y cuando sea previamente invitado, donde podrá intervenir con voz pero sin voto.
  5. Permitirle informar libremente, y sin ninguna presión, sobre los asuntos que puedan afectar el desenvolvimiento del Fondo.
  6. Informarle de manera oportuna y suficiente, sin restricción alguna, cualquier suceso, proyecto o decisión que pueda alterar significativamente el funcionamiento de la entidad.
  7. Informarle, antes que a cualquier otra persona, de todo reparo o censura que se quiera formular respecto de su labor.
  8. Informarle, el día hábil inmediatamente siguiente a aquel en el cual fuere notificada, de cualquier información que deba ser dictaminada por la Revisoría Fiscal o respondida a cualquier ente estatal.
  9. Disponer de los recursos y remuneración adecuados y oportunos, de conformidad con las características del Fondo.

CAPÍTULO VIII

CONFLICTOS DE INTERESES

ARTÍCULO 49. DEFINICIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES: Son situaciones de interferencia entre esferas de intereses, en las cuales una persona podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que el mismo tome frente a distintas alternativas de conducta en razón de la actividad misma que desarrolla y cuya realización implicaría la omisión de sus obligaciones legales contractuales o morales.

ARTÍCULO 50. SITUACIONES GENERADORAS DE CONFLICTO DE INTERESES: Se consideran situaciones generadoras de conflicto de intereses, las siguientes:

  1. El interés económico del empleado o de algún miembro de su familia en alguna empresa que tenga o busque tener relación de negocios con Fegecolsa.
  2.  Los eventos en los cuales los empleados, directivos o integrantes de órganos de administración y control puedan llegar a servir como administradores, funcionarios o consultores, o desempeñar cualquier otra posición importante de alguna empresa que tenga o busque tener relación de negocios con Fegecolsa.
  3. Cualquier acuerdo o circunstancia que pueda influir para disuadir al empleado o directivo, de actuar en concordancia con los mejores intereses  de Fegecolsa.
  4. La aceptación a cualquier título de regalos que, por consiguiente, puedan  comprometer en determinado sentido las decisiones o actuaciones de los empleados o directivos.
  5. Cualquier conducta susceptible de evitar, en virtud de la cual haya riesgo de atentar contra la Imagen Institucional y el buen nombre del Fondo.

PARÁGRAFO: Las anteriores descripciones de situaciones generadoras de conflicto de intereses son estrictamente enunciativas, por lo que habrá conflicto de intereses, en consecuencia, siempre que concurran los elementos de la definición consignada en el presente Código.

ARTÍCULO 51. PROHIBICIONES PARA EVITAR LA CREACIÓN DE SITUACIONES GENERADORAS DE CONFLICTO DE INTERESES: Al evitar los conflictos de interés, sean reales, potenciales o aparentes, se refuerza la confianza de los Asociados, organismos de control, empleados y directivos,; para el efecto:

  1. Los integrantes de la Junta Directiva, el Comité de control Social,  principales y suplentes, no podrán ejercer cargos administrativos  en  Fegecolsa.
  2. Fegecolsa, no celebrará contratos comerciales o de servicios profesionales, con integrantes principales o suplentes, de la Junta Directiva o el Comité de Control Social.
  3. Los Empleados de Fegecolsa no podrán desempeñarse  como miembros principales ni suplentes de la Junta Directiva, el Comité de Control Social o Comité de Apelaciones.
  4. El Revisor Fiscal y su suplente no podrán ser asociados de Fegecolsa.
  5. Los Cónyuges, compañeros permanentes y los familiares hasta de segundo grado de consanguinidad o afinidad o único civil, de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, la Revisoría Fiscal, y el Representante Legal, principales o suplentes no podrán celebrar contratos de prestación de servicios, comerciales o profesionales con Fegecolsa.
  6. Fegecolsa se abstiene de adquirir activos fijos a personas jurídicas, en las cuales los empleados, los miembros de la Junta Directiva, el Comité de Control Social, Revisor Fiscal o Representante Legal, principales o suplentes del Fondo, sean su representante legal, directivo, administrador o asesor.

ARTÍCULO 52. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO: Los empleados o miembros principales y suplentes de la Junta Directiva, el Comité de Control Social y la Revisoría Fiscal de Fegecolsa deberán:

  1. Abstenerse de votar, cuando se trate de asuntos en los que se tenga un interés personal.
  2. Abstenerse de participar, decidir o sugerir decisiones en operaciones que involucren clientes con los cuales sostengan negocios particulares.
  3. No garantizar el resultado de una solicitud, operación o gestión, cuya aprobación final dependa de otro.
  4. No aconsejar ni intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos o punibles que se puedan utilizar para confundir o sorprender la buena fe  de Asociados o Terceros o usarse en forma contraria al interés público o a los intereses de Fegecolsa.
  5. Proceder en todos los casos con criterio justo, evitando dar o propiciar interpretaciones que puedan beneficiar a una persona o a un grupo de ellas, en perjuicio de terceros, Fegecolsa o la comunidad.
  6. Guardar, proteger y respetar la propiedad Intelectual y los derechos de autor predicables de todos los productos, publicaciones y servicios creados, desarrollados o utilizados por Fegecolsa.
  7. Comunicar oportunamente al superior inmediato, todo hecho o irregularidad, propio o de otro empleado o directivo, que afecte o pueda lesionar los intereses de Fegecolsa.
  8. Abstenerse de omitir acciones o de suministrar información, con el propósito de proteger, favorecer, perjudicar, o lesionar a Fegecolsa o a los Asociados.
  9. No esgrimir como fundamento para tomar decisiones erradas, arriesgadas o contrarias a los intereses de Fegecolsa, el desconocimiento, puesto que el sano criterio, la experiencia, el conocimiento, y la buena fe, son elementos que deben sustentar todo acto o determinación de Fegecolsa.
  10. En desarrollo de las funciones, no participar en el ejercicio de actividades ilegales o delictivas.
  11. Proceder en forma veraz, digna, leal y de buena fe; y no intervenir en actos simulados ni operaciones fraudulentas o de cualquier otra que tienda a ocultar, distorsionar o manipular la información o la realidad de los Asociados, en perjuicio de Fegecolsa, la comunidad o el Estado.

ARTÍCULO 53. TIPOS DE CONFLICTOS DE INTERESES: Los  conflictos  de  intereses  según  hayan  sido  expresamente  previstos  por  el legislador o no, se clasifican en conflictos de intereses reglados o no reglados:

1. Conflictos de intereses reglados: Son todos aquellos casos en los que legal o estatutariamente, se define que una situación o supuesto de hecho predicable de los administradores del Fondo constituye conflicto de intereses, al igual que las inhabilidades e incompatibilidades.

2. Conflictos de intereses no reglados: Son todos aquellos casos en los que los administradores del Fondo deben abstenerse de realizar operaciones que puedan dar lugar a conflictos de intereses, de conformidad con el concepto general que de tal situación describen el ordenamiento jurídico y el presente Código.

ARTÍCULO 54. ACTUACIÓN EN CASO DE EXISTIR CONFLICTO DE INTERESES: Los siguientes son los mecanismos que los administradores deberán utilizar para afrontar situaciones que generan, real o potencialmente conflictos de intereses, dependiendo de las circunstancias para cada caso y las restricciones y exigencias legales:

  1. Revelar la situación generadora del conflicto al directamente interesado.
  • Abstenerse de realizar la operación y dar a viso a sus superiores o demás miembros del órgano directivo.
  • Realizar operaciones de acuerdo con las condiciones del mercado, a través de mecanismos que permitan garantizar la transparencia de las mismas.

En todo caso, cuando cualquier administrador se encuentre en una situación que, de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente Código, constituya un conflicto de intereses, deberá hacerlo saber inmediatamente a la instancia competente y en todo caso se abstendrá de participar en la toma de la decisión correspondiente, así:

  1. Deberán declararse impedidos frente a la Junta Directiva o Comité del que sean parte, según corresponda.
  • En todos los casos la persona o instancia a quien corresponda finalmente la adopción de la determinación, deberá efectuar un análisis objetivo de la respectiva operación, verificando, según el caso la viabilidad, rentabilidad, conveniencia de la misma y autorizándola en condiciones normales sin establecer privilegios o preferencias de ninguna índole, acogiéndose para todos los efectos a lo prescrito en el presente Código.

ARTÍCULO 55. ABUSO DE CONFIANZA: La Junta Directiva, el Comité de Control Social, los Delegados, los directivos, asesores externos, contratistas  y los empleados  vinculados contractualmente con Fegecolsa, bajo los principios de buena fe, lealtad y diligencia en sus actuaciones, se comprometerán a:

  1. Asumir un comportamiento digno y respetuoso en sus relaciones personales, sociales y en todos los actos que organice el Fondo.
  2. Tratar respetuosa y cortésmente a los empleados, asociados, clientes y personas que ejercen cargos de dirección en el Fondo.
  3. Obrar de manera informada, seria, responsable y libre de toda presión en las actuaciones que deban adelantar en pro del Fondo.
  4. Abstenerse de utilizar su posición subordinante en el Fondo para promover o apoyar campañas políticas que comprometan a Fegecolsa.
  5. Poner en conocimiento de la Gerencia los hechos que puedan perjudicar la administración y las iniciativas que estime útiles para el mejoramiento de los servicios.
  6. Guardar la reserva absoluta que requieran los asuntos relacionados con sus funciones, acciones de trabajo, aún después de haber cesado en el ejercicio del mismo, sin perjuicio de su obligación de denunciar cualquier hecho delictivo.

ARTÍCULO 56. CONDUCTAS RELACIONADAS CON LAS LIMITACIONES DE REGALOS Y ATENCIONES RECIBIDAS: La Junta Directiva, el Comité de Control Social, los Delegados, directivos, asesores externos y los empleados  vinculados contractualmente con Fegecolsa no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en el Fondo, que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.

Se deberá anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales que comprometan con ello a toda la entidad.

CAPÍTULO IX

CAPITAL HUMANO DEL FONDO

ARTÍCULO 57. IMPORTANCIA DEL CAPITAL HUMANO: Dentro del esquema de prestación de servicios de Fegecolsa a sus asociados y a la comunidad en general, el principal recurso lo constituye su capital humano, por tanto, el Fondo propenderá por mantener un adecuado clima organizacional, y la maximización del bienestar de sus trabajadores en todos sus niveles.

ARTÍCULO 58. PROCESO DE SELECCIÓN: El proceso de selección del personal en Fegecolsa propenderá por el desarrollo personal y profesional de cada uno de los candidatos, descartándose cualquier posibilidad de discriminación por razones de raza, religión, edad, sexo, ideología política, o algún otro criterio que desatienda los derechos fundamentales.

De la misma forma, se busca la selección de los candidatos con mayores competencias para el desarrollo de las labores propias del cargo a proveer, bajo dos mecanismos:

  1. Convocatorias internas: Son las que se desarrollan entre los trabajadores de Fegecolsa, con el objeto de brindarles posibilidades de crecimiento y desarrollo profesional.
    1. Convocatorias externas: Son las que se desarrollan con personal sin vinculación laboral con Fegecolsa.

ARTÍCULO 59. RELACIONES LABORALES: Una vez vinculado un trabajador a Fegecolsa, el Fondo dará estricto cumplimiento a las normas jurídicas que regulan la relación laboral.

ARTÍCULO 60. COMPENSACIÓN: El esquema de compensación de los trabajadores de Fegecolsa se establecerá de conformidad con la productividad marginal de cada cargo, bajo un modelo de compensación que tenga en cuenta las funciones desarrolladas, las responsabilidades del cargo y la competitividad interna y externa.

ARTÍCULO 61. PROHIBICIONES: Los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva y el Comité de Control Social no podrán ser trabajadores de Fegecolsa.

TÍTULO TERCERO

CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

ARTÍCULO 62. NATURALEZA DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA: El Código de Ética es el conjunto de criterios y pautas de comportamiento que garantizan la prestación de servicios óptimos dentro de la organización, para el cumplimiento social que esta persigue.

La Junta Directiva, en nombre y representación del Fondo, y con el fin de elevar la calidad y competitividad de esta, establece un cuerpo normativo que regule, supervise y sancione la conducta de sus partícipes.

La ética enmarca la filosofía que Fegecolsa promulga para garantizar el desarrollo de su objeto social, generar valor y proteger los recursos de los asociados, basando sus actividades y operaciones en el amplio conocimiento acumulado por la experiencia institucional y la aplicación de los principios fondísticos y solidarios.

ARTÍCULO 63. OBJETIVO: El Código de Ética tiene como objetivo fundamental reglamentar la acción de todos los involucrados en el quehacer del Fondo, promoviendo los valores, principios y normas que orienten la actitud, el comportamiento y la ética de la Junta Directiva, del Comité de Control Social, sus administradores, empleados y de cada una de las personas que hacen parte del equipo de trabajo de Fegecolsa.

ARTÍCULO 64. ALCANCE DEL CÓDIGO: Este Código permite a cada una de las personas la generación de conductas y comportamientos deseables, dando como resultado la calidad y el servicio al cliente.

La finalidad principal del presente Código es que este se realice dentro del marco de la Ley, en forma armónica y equitativa con todos los asociados, primando siempre el interés general sobre el particular. Por lo tanto las normas que aquí se enuncian son de carácter imperativo y, en consecuencia, de obligada observancia para todas las personas vinculadas al Fondo, y cualquier trasgresión debe ser desaprobada y ejemplarmente sancionada.

El Código de Ética y Conducta deberá formar parte de la cultura organizacional, tendrá como propósito establecer normas que orienten el comportamiento ético de todos los integrantes de la organización, Asamblea General, directivos, asociados y empleados en su desempeño diario, en las relaciones e interrelaciones entre directivos, administradores, asociados y empleados, con los asociados, clientes, proveedores, competidores y la comunidad.

Los principios del Código de Ética y Conducta deberán estar presentes en el manejo de los conflictos de intereses; la prevención de lavado de activos; el manejo de la información; y en la responsabilidad social y con el medio ambiente.

En tal sentido, los asociados, los miembros de la Junta Directiva y del Comité de Control Social, directivos, administradores y empleados del Fondo deberán orientar su conducta al cumplimiento de los valores solidarios y en especial regir sus actuaciones conforme a las normas morales que rigen la conducta humana, sobreponiendo los intereses colectivos a los particulares y propendiendo por hacer el bien, evitando comportamientos que afecten el bienestar e integridad de las personas o grupos de interés que forman parte de Fegecolsa.

Por lo tanto, la forma de pensar y actuar deben estar guiadas por una conducta ética, que se verá reflejada en la interacción permanente con los asociados, directivos, administradores, empleados, proveedores, competidores y con todos aquellos que tengan relación directa o indirecta con la gestión misma del Fondo, para lo cual tendrán la obligación de:

  1. Respetar, apoyar y colaborar con las autoridades e instituciones legalmente constituidas, en el cumplimiento de todos los preceptos, normas y mandatos que le sean connaturales al ejercicio de su cargo.
  2. Denunciar todo hecho delictuoso o que atente contra los principios y valores solidarios, la moral y los intereses públicos, en beneficio propio o de terceros.
  3. Los empleados, Junta Directiva y Comité de Control Social del Fondo tendrán el deber de actuar correcta y fielmente en el cumplimiento de las obligaciones estatutarias, reglamentarias, tributarias, obligaciones financieras con terceros y demás cargas que establezca la ley.
  4. Velar por el mantenimiento y realización del compromiso con sus asociados en tanto desarrollo social, educativo, económico, como del Fondo a nivel empresarial y del país a nivel ambiental.

ARTÍCULO 65. NORMAS DE CONDUCTA, LIMITACIONES E INCOMPATIBILIDADES ÉTICAS: La Junta Directiva, Comité de Control Social, delegados, directivos, asesores externos y los empleados vinculados contractualmente con Fegecolsa, deberán adoptar las siguientes normas de conducta, limitaciones e incompatibilidades como permanentes:

  1. Combatir, denunciar y rechazar cualquier acción o actividad al margen de la ley, el presente código o que en general y en particular, atente contra la moral y las buenas costumbres.
  2. Impedir el abuso del poder y el tráfico de influencias entre personal de la Junta Directiva, directivos y de empleados que estén al frente de los destinos del Fondo.
  3. Comprometerse con la innovación y la creatividad constante para el mejoramiento y el desarrollo humano y empresarial para el logro de sus objetivos misionales.
  4. Abstenerse de usar bajo ningún concepto, prebenda o presión, la información reservada en detrimento de otros o de los asuntos de Fegecolsa.
  5. Abstenerse de realizar actos que generen conflicto de intereses y de autoridad que implique aprovechamiento indebido en su favor o de un tercero, llevados a cabo en el ejercicio de sus funciones y actividades misionales, directivas o administrativas.
  6. Prevenir, detectar y controlar a través de los procesos, actividades que impliquen ingreso al Fondo de asociados, funcionarios, proveedores y recursos provenientes de cualquiera de los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo, cumpliendo todas las políticas del Fondo y el manual de SARLAFT.
  7. Construir relaciones sostenibles con asociados, asesores externos, empleados y proveedores, cimentadas en el respeto y la rectitud en todos los actos.
  8. Respetar y valorar objetivamente las ideas, creencias y opiniones de las personas vinculadas al Fondo, evitando, en todo caso, incurrir en discriminaciones de cualquier tipo  que  llegaren  a  afectar  su  libertad, dignidad e integridad.
  9. Anteponer siempre los principios y valores fondísticos y solidarios, así como el cumplimiento de las normas, políticas y objetivos del Fondo, al logro de metas comerciales y de intereses particulares de los empleados y personas que integran los órganos directivos, administrativos y de control.
  10. Tomar las medidas y las previsiones necesarias para honrar a toda costa, la confianza depositada en el Fondo por parte de los asociados y la comunidad en general.
  11. Propender por una equitativa y justa distribución de los productos, servicios y beneficios que el Fondo provee a sus asociados.
  12. Emplear el mayor esfuerzo y aportar toda la diligencia y dedicación en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.
  13. Promover una sana competencia en procura de una mayor participación en el mercado de productos y servicios financieros.
  14. Actuar con rectitud dentro de las responsabilidades, atribuciones y poderes asignados por el Fondo.
  15. Prestar eficazmente un servicio conforme al Estatuto y los reglamentos.
  16. Abstenerse de utilizar indebidamente la autoridad en beneficio propio o de terceros o en perjuicio de personas, grupos o el Fondo.
  17. Abstenerse de prestar apoyo a proveedores o asociados que traten de engañar al Fondo por  cualquier medio.
  18. Informar oportunamente a la administración de cualquier hecho irregular o de actividad ilegal desarrollado por otro empleado o directivo que pueda afectar los intereses del Fondo.

ARTÍCULO 66. DEBER DE CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES: En la aplicación de las normas legales que rigen su actividad, el Fondo deberá evitar comportamientos que impliquen abuso del derecho.

En caso de no existir una norma específica, o la norma existente se preste para más de una interpretación, o en su defecto las normas sean contradictorias frente a un tema específico, los funcionarios deben propender por la actuación más ética, por tanto, los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerencia, Jefes de Área y demás funcionarios deben abstenerse de realizar actividades que sean contrarias a la regulación vigente; en su caso deben informar de ello a sus superiores y y ser ejemplo de rectitud frente a sus compañeros.

El Fondo desaprueba el ofrecimiento o concesión de pagos en dinero o en especie, por iniciativa de sus propios funcionarios o de servidores públicos, con el fin de obtener o apresurar decisiones favorables a ella. Así mismo, aquellos funcionarios que, por razón de sus labores, tengan que ver con organismos estatales, deberán conducir estas relaciones con el mayor profesionalismo, seriedad y alto nivel ético, procurando el logro de una actitud desprevenida y objetiva de parte de ellos hacia los asuntos del Fondo.

ARTÍCULO 67. COMPETENCIA LIBRE Y LEAL: El Fondo mantendrá un mercado solidario basado en una libre y leal competencia, para lo cual deberán abstenerse de realizar cualquier acto que sea calificado como de competencia desleal.

  1. Constituyen actos de competencia desleal la difusión de rumores o versiones falsas o inexactas relativos a la situación o a la conducta de otros fondos de empleados.

 Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo se abstendrán de realizar, directa o indirectamente, prácticas que artificialmente mejoren la presentación o el resultado de sus productos.

  • Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo deberán tener siempre presentes, al hacer declaraciones públicas o comentarios públicos o privados, las consecuencias que estos pueden acarrear al mercado solidario.
  • El Fondo deberá abstenerse de buscar por medios fraudulentos información relativa a la gestión de las entidades de la competencia.
  • El Fondo tiene una política clara en materia de remuneración por sus servicios, teniendo como fundamento los principios de suficiencia de la misma, sin perjuicio de la consideración de factores que la costumbre ha permitido tener en cuenta al momento de la tasación de la remuneración, tales como el volumen y la cuantía de las operaciones o negocios con un mismo asociado.

CAPÍTULO II

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROPIEDAD INTELECTUAL

ARTÍCULO 68. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, el Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios deberán no solo abstenerse de hacer uso indebido de la información confidencial y estratégica que posean, sino que deberán adoptar medidas tendientes a impedir que dicha información circule o sea conocida por otros empleados que no la requieran o a terceras personas que puedan usarla en perjuicio de los intereses de la Entidad o para su propio beneficio.

De igual forma, salvo los casos autorizados por la Constitución y las leyes, el Fondo deberá mantener confidencialidad sobre los asuntos de sus Asociados, que haya conocido o conozca por razón de los negocios celebrados con ellos.

Este deber de confidencialidad no impide que los Fondos se suministren entre sí referencias sobre Asociados específicos ni que se formen bancos de datos de conformidad con las normas legales.

ARTÍCULO 69. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN: La información tanto financiera como contable del Fondo, al igual que aquella que se genere sobre los asociados, debe ser veraz e íntegra y revelar con exactitud los hechos relevantes o la verdadera naturaleza de sus transacciones. Por tanto, constituye una falta de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, el Gerente, Jefes de Área, y demás funcionarios, la elaboración de informes fraudulentos o ajenos a la verdad.

ARTÍCULO 70. SOFTWARE LICENCIADO: En los equipos del Fondo, de uso por los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerencia, Jefes de Área y demás funcionarios, no puede instalarse Software no licenciado o legalmente autorizado. Así mismo, no es permitido que funcionarios de la entidad copien o reproduzcan, con cualquier fin y para cualquier uso el software legalmente licenciado para el Fondo, a menos que el suministrador haya autorizado expresamente su reproducción para el uso de esta y las copias tomadas estén dentro de los límites establecidos y se usen conforme a la licencia correspondiente.

ARTÍCULO 71. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS: Es deber de todo funcionario de Fegecolsa revisar el destinario o destinarios de los mensajes de correo electrónico, tanto a nivel interno como externo de la Entidad, y así evitar enviar información delicada del Fondo.

No se deben enviar correos electrónicos con contenidos ofensivos, obscenos o archivos de formatos como fotografía, video, música, imágenes en movimiento, o similares, que no tienen relación con el propósito del Fondo, o que su contenido resulte inapropiado y poco profesional.

No compartir con terceros, colegas o compañeros de trabajo las claves de usuario y contraseñas del sistema, toda vez que las mismas son de uso personal.

No hacer uso de las herramientas de comunicación y el Internet para fines diferentes al objeto de sus actividades laborales, afectando o disminuyendo la conectividad del Fondo.

Dar estricto cumplimiento a las políticas de seguridad de la información establecidas mediante manuales y circulares internas.

Fegecolsa implementará políticas de tratamiento de datos personales, enfocadas a la protección de los datos suministrados por los asociados y la comunidad en general. En todo caso, para el uso, utilización, divulgación, supresión o tratamiento de la información personal a que tenga acceso el Fondo, se deberán observar los principios y valores establecidos en el presente Código.

Para tal efecto, la entidad implementará un manual que contendrá las políticas para el tratamiento de datos personales, un aviso de privacidad y un formato de autorización, los cuales deberán cumplir con los requisitos exigidos por la ley.

ARTÍCULO 72. PROTECCIÓN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL: Los órganos de administración y vigilancia de Fegecolsa deberán velar por que se respeten las normas sobre protección a la propiedad intelectual y los derechos de autor, estableciendo una política antipiratería, de seguridad y conservación de esta información en particular que cobije tanto la producción de documentos propios del Fondo, como la de documentos externos al mismo.

Al respecto, Fegecolsa deberá, entre otras, desplegar las siguientes conductas:

  1. Respetará la protección que en otros países se le ha reconocido a los distintos componentes de la propiedad intelectual para garantizar su protección internacional, independientemente de la aplicación territorial de la ley.
  2. En todos los contratos que suscriba con asociados, empleados, contratistas, proveedores y demás terceros relacionados con la empresa, se agregarán cláusulas tendientes a la protección de la propiedad intelectual, de tal manera que se pueda definir la titularidad de los derechos de propiedad.
  3. Se educará, entrenará y motivará a los asociados, administradores y empleados del Fondo, para que conozcan la importancia y las consecuencias legales de la protección de la propiedad intelectual.
  4. Se desestimulará, prohibirá y sancionará la adquisición de productos de contrabando o sin licencias.
  5. La entidad considerará sus creaciones o innovaciones intelectuales o industriales, como un activo a valorizar.

CAPÍTULO III

RESPONSABILIDAD SOCIAL

ARTÍCULO 73. BALANCE SOCIAL: Fegecolsa contemplará mecanismos para que al interior del mismo, todas las actividades no solo propendan por la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y ecológicas de los asociados, sino que también profundicen en el compromiso de la responsabilidad social, de conformidad con los postulados éticos característicos de las entidades de naturaleza solidaria.

Para el efecto se elaborará periódicamente, según lo determine la Junta Directiva, un balance social cuyo contenido resuma su aporte solidario hacia los diversos terceros, necesaria o deliberadamente relacionados con su actividad asociativa, en acápites independientes sobre los siguientes puntos: responsabilidad con los acreedores; garantías de reparación efectiva; responsabilidad con los contratistas (proveedores, consultores y demás); gobierno electrónico; protección de la propiedad intelectual; empoderamiento de los empleados; políticas de inversión social (solidaridad con la comunidad); política ambiental; y política anticorrupción (prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo).

El balance social deberá contener como mínimo: los resultados sociales, las necesidades satisfechas, las necesidades por satisfacer, los proyectos administrativos para lograr la satisfacción de esas necesidades, los riesgos de insatisfacción y la proyección comunitaria de la entidad, entre otros.

ARTÍCULO 74. POLÍTICA AMBIENTAL: Fegecolsa se comprometerá con la protección del medio ambiente y la preservación de los recursos naturales; por lo tanto, adoptará los mecanismos pertinentes para dar un cumplimiento responsable a todas las leyes y regulaciones ambientales aplicables.

En tal sentido se adoptará la siguiente Política ambiental:La Organización propiciará una administración ambiental sana y ayudará a controlar el impacto de sus actividades, productos y servicios sobre el medio ambiente. Para ello:

  1. Incorporará dentro de la planeación, el tema de protección del medio ambiente, fomentando programas de evaluación  y  mejoramiento  ambiental  que  permitan  dar  cumplimiento  a  las  disposiciones legales.
  2. Definirá políticas que enfaticen en la prevención de la contaminación, a través del uso de tecnologías limpias, en las diferentes etapas productivas con participación activa de los empleados, los proveedores y demás terceros.
  3. Desarrollará, diseñará, operará instalaciones, realizará actividades, y proveerá sus productos y servicios considerando el aprovechamiento eficiente de la energía y otros insumos, el uso sostenible de los recursos renovables y la minimización de los impactos ambientales adversos.
  • Promoverá la gestión ambiental, el desarrollo sostenible y las tecnologías limpias entre los grupos de interés.

ARTÍCULO 75. POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LOS ASOCIADOS Y SUS FAMILIAS: El Fondo centrará sus esfuerzos en los aspectos básicos que conduzcan a mejorar la calidad de vida de sus asociados y sus familias, como son:

  1. Vivienda: a través de crédito, buscando las mejores opciones para el asociado.
  1. Educación: a través de los diferentes convenios para facilitarle al asociado una mejor calidad en educación y a través de crédito buscando las mejores opciones para el asociado; adicionalmente el desarrollo de los programas educativos de los comités y subcomités de educación.
  1. Solidaridad: a través de los auxilios definidos en el reglamento de solidaridad de Fegecolsa.

ARTÍCULO 76. POLÍTICA DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LOS EMPLEADOS Y SUS FAMILIAS: El Fondo centrará sus esfuerzos en los programas para promover objetivos comunes con respecto al trabajo, la educación, la salud y la vivienda que conduzcan a mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias.

ARTÍCULO 77. RELACIONES CON ENTIDADES ESTATALES: Los directivos, administradores, miembros de órganos internos de control y los asociados, deberán velar por que el Fondo mantenga relaciones armónicas con las entidades estatales de inspección, vigilancia y control.

Con tal fin, deberán:

  1. Facilitar a los órganos del Estado toda la información que requieran y permitir el acceso a la misma por los medios que disponga Fegecolsa.
  2. Responder dentro de los términos legales cualquier requerimiento que le sea formulado a la entidad.
  3. Agotar todos los recursos judiciales necesarios para adelantar la defensa jurídica de Fegecolsa.
  4. Denunciar cualquier irregularidad que pueda revestir una infracción disciplinaria.
  5. Cumplir con todas las obligaciones legales que tenga Fegecolsa como organización solidaria.

ARTÍCULO 78. RELACIONES PÚBLICAS: Será una política de todas las personas que integran el Fondo, velar por la imagen, desarrollo, crecimiento productivo y competitividad de los asuntos o negocios solidarios de Fegecolsa y por el cumplimiento riguroso de los compromisos internos y externos adquiridos que no sean contrarios a la ética ni a la moral.

En las relaciones públicas se deberá obrar con lealtad y buena fe, tanto con los grupos de trabajo internos como externos y abstenerse de realizar actos contrarios a la Ley, la moral o las buenas costumbres.

ARTÍCULO 79. POLÍTICAS CONTRA LA CORRUPCIÓN: Fegecolsa adoptará mecanismos para evitar cualquier foco de corrupción y garantizar al público la buena destinación de los recursos públicos y de los asociados.

En desarrollo de este principio:

  1. Adoptará principios éticos que sean, preferiblemente, el resultado de una construcción colectiva de la organización solidaria.
    1. Dará publicidad a la normas anticorrupción y advertirá sobre la determinación inquebrantable de cumplirlas.
    1. Promoverá la suscripción de pactos de integridad y de transparencia.
    1. Evaluará las ofertas dando prioridad al espíritu de la norma y no a los aspectos formales.
    1. Capacitará a los administradores, empleados y asociados en materia de ética ciudadana y responsabilidad social, como parte de un gran esfuerzo pedagógico a todos los niveles de la comunidad.
    1. Creará un departamento o área, encargado de prevenir que la organización sea utilizada en operaciones de lavado de activos o de financiación del terrorismo.

CAPÍTULO IV

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ARTÍCULO 80. PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. Con Respecto a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo:

  1. Tanto los Empleados como los Asociados a Fegecolsa se seleccionarán con criterios de rigurosidad a la luz de los valores éticos, morales y de la buena fe adoptados por Fegecolsa.
  2. Los Empleados de Fegecolsa, de acuerdo con sus responsabilidades,  garantizarán el conocimiento de los Asociados, con base en la información y los documentos de respaldo que  deben proveer, ; para este efecto se comprometerán a:
    1. Identificar Plenamente a los titulares y autorizados relacionados,  de acuerdo con los contratos suscritos y la constitución de los diferentes servicios pactados.
    1. Obtener información exacta y correcta sobre la solvencia económica y actividades de quienes solicitan su admisión como Asociados, antes de aprobar su ingreso a Fegecolsa.
    1. Mantener actualizada  la base de datos y el archivo documental de los Asociados.

ARTÍCULO 81. CONDUCTA FRENTE AL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: Participar directa o indirectamente en prácticas que conlleven al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, ya sea de manera personal o en nombre del Fondo, constituye una falta grave que compromete seriamente la imagen de la Entidad y de las personas vinculadas a ella, razón por la cual debe ser objeto de las sanciones más severas o la cancelación del contrato laboral, según corresponda, sin perjuicio de la obligación de poner en conocimiento de la autoridad competente, la conducta anotada.

Así mismo, se considerará como falta grave que quien teniendo conocimiento de la ocurrencia de estas prácticas no las ponga en conocimiento del Oficial de Cumplimiento en primera medida, y de las instancias que correspondan en segunda medida, o no adopte las acciones que sean de su competencia, tendientes a salvaguardar los intereses del Fondo y a que la entidades judiciales procedan en lo que a ellas concierne.

En virtud de lo anterior, se establecen las siguientes pautas:

  1. En todos los casos, la ejecución de operaciones, vinculación de personal y cualquier otra actividad del objeto social del Fondo se ceñirán a las normas del SARLAFT, para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo de lavados de activos y financiación del terrorismo.
  2. Las pautas de comportamiento de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo, se traducen en los parámetros que deben ser cumplidos de manera consciente y obligatoria, es decir por convicción y como manifestación de un propósito de administrar el riesgo en las operaciones de acuerdo con los procedimientos emitidos por el Fondo.
  3. Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo observarán una constante e irrestricta aplicación de la ley, el Estatuto del Fondo, las reglamentaciones internas y demás normas que se relacionen con la naturaleza jurídica Fegecolsa o con su entorno de negocios; y en especial, de las normas vigentes que orientan el SARLAFT.

Para ello el Fondo brindará a los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, a los miembros de los distintos Comités, a sus Administradores y empleados, la capacitación necesaria sobre los temas relacionados con sus servicios y la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, a fin de propiciar el surgimiento de una auténtica cultura de cumplimiento basada en la observancia de los postulados éticos.

  • Es deber de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo, prestar la oportuna cooperación a las distintas autoridades, específicamente con la obligación legal de suministrar la información disponible, para facilitar las indagaciones e investigaciones que estas adelanten.
  • El Fondo no tolerará las conductas contrarias a las normas, políticas internas y reglamentos relacionados con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, e impondrá sanciones a quienes las infrinjan.
  • Es obligatorio mantener organizada la documentación que soporta las transacciones financieras, preservando la información de los asociados y proveedores almacenada en la base de datos, constituyéndose en el mecanismo básico de control, seguimiento y prevención del Fondo. Este procedimiento permite colaborar en forma efectiva y oportuna con las autoridades a través del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) y poder atender oportunamente sus requerimientos; de igual manera, los reportes e información que soliciten la Superintendencia de Economía Solidaria y demás autoridades competentes.
  • No realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento público de su intervención o relación con actividades delictivas.
  • Agotar todos los mecanismos a su alcance para resolver las dudas que se presenten sobre la procedencia de los activos o fondos del cliente, sobre su actividad o cualquier otra que a juicio del funcionario no contribuya en la ejecución del negocio. En caso de que las dudas persistan deberá declinarse la operación.
  • Entrevistar a todos los clientes que corresponda de acuerdo con el Manual de Procedimientos del SARLAFT en forma previa al desarrollo de la operación, con el fin de conocer si su actividad y su entorno se relacionan con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
  • Aplicar con el mayor rigor los procedimientos de conocimiento del cliente establecidos en Manual del SARLAFT cuando se trate de personas públicamente expuestas, bien sean nacionales o extranjeras.
  • Reportar al Oficial de Cumplimiento cualquier actividad inusual que pueda ser o llegar a constituir un evento de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

El presente Código considera como principio fundamental el autocontrol de la gestión y se encuentra dirigido a todas las personas que presten sus servicios al Fondo, ya sea por contrato laboral, de prestación de servicios o de suministros; e igualmente, a las personas que conforman los órganos de administración y control del Fondo.

La debida diligencia será la pauta indispensable para la vinculación de asociados o la aceptación de beneficiarios, así como para el monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan puedan exponer en mayor grado al Fondo al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

ARTÍCULO 82. CONDUCTA FRENTE AL RIESGO DE CRÉDITO (SARC) Y DE LIQUIDEZ (SARL): Es deber de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, y demás funcionarios del Fondo:

  1. Respetar los límites establecidos por el Fondo y las normas legales vigentes para realizar operaciones crediticias, de inversiones, delegaciones y cualquier otro límite establecido dentro de la operación propia de cada proceso.
  2. Ser diligente en la gestión de seguimiento y recaudo de la cartera, tomando oportunamente las acciones que conduzcan a recuperar los recursos del Fondo y minimicen las pérdidas.
  3. Propender por que todas las negociaciones se realicen en extensiones que estén siendo grabadas, para garantizar el cumplimiento de la norma y la trazabilidad de la negociación realizada.
  4. Abstenerse de realizar operaciones que afecten o atenten contra la rentabilidad o reservas técnicas del Fondo, para lograr resultados de corto plazo o cubrir pérdidas en otras operaciones.
  5. Se deben abstener de realizar negociaciones, transacciones o cualquier otro trabajo por parte de los trabajadores a cargo de cualquier actividad de la Tesorería, cuando estos tengan entre sí o con alguna de las partes, vínculos dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil, segundo de afinidad o si median relaciones económicas, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que pueda restarle independencia y objetividad a sus actuaciones.

ARTÍCULO 83. CONDUCTA FRENTE AL RIESGO OPERACIONAL (SARO) Y EL PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO: Es deber de los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, Gerente, Jefes de Área y demás funcionarios del Fondo:

  1. Informar a la Jefatura de Riesgo sobre los cambios o deterioro de las actividades de control y del perfil de riesgo de la actividad, procedimiento o proceso a su cargo, garantizando siempre la mitigación de pérdidas potenciales para el Fondo.
  2. Reportar cualquier situación y brindar una reacción oportuna e inmediata que permita alertar sobre eventos que puedan afectar la continuidad del negocio del Fondo.
  3. Conocer el rol que desempeña cada uno dentro del Plan de Continuidad del Negocio y participar en la mitigación y en los procedimientos de contingencia; en caso de no hacer parte del Plan de Continuidad de Negocio, no obstaculizar las actividades propias del mismo.

CAPÍTULO V

REVELACIÓN DE INFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ARTÍCULO 84. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Fegecolsa propenderá por que las decisiones de los grupos de interés en torno al Fondo, sean suficiente y oportunamente informadas, generando además un mecanismo abierto de control en la gestión de la entidad.

Con base en lo anterior, revelará la información relevante en los términos expuestos en el presente Código, haciendo reserva de aquella información cuya revelación genere riesgo para la  entidad  por  constituir  secretos  industriales  o comerciales o por haber sido catalogada como confidencial, o afecte derechos de terceros.

ARTÍCULO 85. REPORTES PERIÓDICOS AL ENTE SUPERVISOR: En cumplimiento de las disposiciones legales, Fegecolsa efectuará todos los reportes de información exigidos  por  la Superintendencia  de  la  Economía Solidaria, en los términos ordenados por este organismo estatal de supervisión.

ARTÍCULO 86. REVELACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS E INFORMES DE GESTIÓN: Una vez sean aprobados por la Asamblea General, estarán disponibles en la página web de Fegecolsa y a disposición de quien los solicite, los estados financieros de fin de ejercicio, sus correspondientes notas, el dictamen del Revisor Fiscal y los informes de gestión de la administración.

ARTÍCULO 87. PUBLICIDAD: En desarrollo de campañas publicitarias, Fegecolsa dará estricto cumplimiento a las normas generales de protección al consumidor y en particular las directrices que sobre el tema han impartido las entidades estatales, con el objeto que los asociados puedan estar debidamente informados para tomar las decisiones más apropiadas con respecto a los productos y servicios que ofrece el Fondo.

ARTÍCULO 88. REGLAMENTOS Y CONDICIONES DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS: Con el objeto que los asociados conozcan la información relacionada con las condiciones de acceso (requisitos) a los productos y servicios del Fondo, sus costos, plazos y demás características inherentes a estos, Fegecolsa mantendrá permanentemente publicados en su página web los reglamentos de los productos y servicios y demás condiciones.

CAPÍTULO SEXTO

RÉGIMEN DISCIPLINARIO

ARTÍCULO 89. POLÍTICAS PARA SANCIONAR EL INCUMPLIMIENTO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS.

Las políticas sobre sanciones por el incumplimiento de las disposiciones relacionadas con la gestión de riesgos y el Código de Ética y Buen Gobierno se fundamentan en que las disposiciones internas son de obligatorio cumplimiento y, en consecuencia, se aplican a los empleados las normas laborales, las definidas en este Código y las del reglamento de trabajo; así mismo, a los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y asociados en general, el Estatuto de FEGECOLSA y los reglamentos vigentes.

Las sanciones disciplinarias se aplicarán sin perjuicio de las acciones civiles y penales que acarree el incumplimiento del presente Manual y las disposiciones legales en materia de riesgo LA/FT.

ARTÍCULO 90. FALTAS GRAVES

Serán consideradas como faltas graves las siguientes:

  1. Engañar a los asociados con falsos ofrecimientos.
  2. Realizar publicidad engañosa.
  3. Falsificación de documentos o firmas.
  4. Expedir documentos sin la debida autorización en nombre de FEGECOLSA.
  5. Llevar documentación fuera de las instalaciones de FEGECOLSA sin la debida autorización. Entre la documentación sujeta a esta restricción están:
  6. Pagarés, para la firma de los deudores.
  7. Copia de cualquier documento entregado por los asociados o empleados.
  8. Pagares de deudas vigentes.
  9. Información financiera o contable, sin oficializar por parte de la Gerencia.
  10. Tarjetas de registro de firmas
  11. Libretas de ahorro en blanco
  12. Información considerada reservada o confidencial.
  13. Ejercer presión a empleados, asociados, terceros, etc. para que realicen algún tipo de operación con FEGECOLSA.
  14. Hacer uso del cargo para obtener beneficios para sí mismo o para un tercero.
  15. Sustraer bienes, equipos, dinero o información, de propiedad de FEGECOLSA.
  16. Incumplir los procedimientos definidos contra la prevención de delitos.
  17. Facilitar o permitir la utilización de la Cooperativa para el lavado de activos.
  18. No informar oportunamente y en debida forma, las operaciones inusuales y/o sospechosas.
  19. No dar cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos en los sistemas de administración de riesgos vigentes en FEGECOLSA.
  20. Toda falta contra la ética o la moral que las normas o la costumbre determinen como graves.

ARTÍCULO 91. SANCIONES

FEGECOLSA ha dispuesto sanciones administrativas en la siguiente reglamentación interna

  • Estatuto
  • Manual de SARLA/FT
  • Reglamento Interno de Trabajo

TÍTULO CUARTO

CAPÍTULO ÚNICO

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 92. EXIGIBILIDAD DE LAS PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO: Las prácticas de buen gobierno de Fegecolsa, plasmadas en el presente Código, serán de obligatorio cumplimiento tanto para los directivos, administradores, órganos de control y empleados del Fondo, y su incumplimiento será sancionado de conformidad  con  la  ley,  el  Estatuto  vigente,  Reglamentos aplicables a los asociados y el reglamento interno de trabajo, según sea el caso.

ARTÍCULO 93. PUBLICIDAD DE LAS PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO: Con el objeto que sea de público conocimiento, el presente Código de Ética y Buen Gobierno será publicado en la página web de Fegecolsa y entregado un ejemplar a cada uno de los integrantes de los órganos de administración y control, de los comités, delegados y a los funcionarios del Fondo.

ARTÍCULO 94. VIGENCIA. El presente Reglamento rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga todas las disposiciones expedidas sobre la materia.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

El presente reglamento se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1889  mediante acuerdo  No. 007 de MAYO 05 DE 2021.

En constancia Firman:

Oscar Pardo Piñeros                                                                 Edwin Daniel Galindo Meza.

PRESIDENTE                                                                         SECRETARIO

Juan Pablo Riveros.

GERENTE

Presento.

COPIA NO CONTROLADA

Total Page Visits: 28 - Today Page Visits: 1