Reglamento de Caja Menor

FONDO DE EMPLEADOS

FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL EQUIPOS DE COLOMBIA S.A. FEGECOLSA

ACUERDO 011 de 2019

REGLAMENTO DE CAJA MENOR

FONDO DE EMPLEADOS DE GENERAL DE EQUIPOS DE COLOMBIA S.A.

“FEGECOLSA”

La Junta Directiva del Fondo de Empleados “Fegecolsa”, en cumplimiento de las funciones legales, estatutarias y

CONSIDERANDO

PRIMERO.- Que se hace necesario elaborar un reglamento de Caja Menor donde se estipulen los gastos permitidos, el monto máximo y las personas que autorizan dichos gastos, que contribuya al cumplimiento del objeto social de FEGECOLSA para satisfacer las necesidades de pagos de menor cuantía.

SEGUNDO.- La Caja Menor es un fondo de dinero en efectivo necesario para soportar la operación de FEGECOLSA cancelando gastos menores e imprevistos que por su valor y la necesidad urgente de su ejecución, no justifica realizar el trámite de pagar con cheque.

TERCERO.- La Gerente definirá a la persona responsable que manejara el fondo de Caja Menor, se le entregará en custodia una caja pequeña metálica, en la que se guarda el dinero y los documentos de gastos de caja menor, la cual permanecerán en la Caja Fuerte, siendo responsables de su clave la Gerente y la persona designada.

CUARTO.- Es obligación de la Gerencia velar por el normal desarrollo de las actividades de FEGECOLSA: Reglamentar el funcionamiento de la Caja Menor definiendo las condiciones del uso que se le dará a este fondo.

ACUERDA:

Reglamentar el manejo de caja menor para FEGECOLSA.

CONDICIONES GENERALES

Artículo 1.- Se entiende por Fondo de Caja Menor la cuantía rotatoria que se establece con el objeto de atender los pagos de menor cuantía, entendidos estos como los representados en erogaciones menores a la cantidad que se define en el artículo siguiente.

Artículo 2.- Se fija el monto de la Caja Menor por la suma de quinientos mil ($500.000) pesos mcte, los cuales se destinarán a atender erogaciones de menor cuantía, los valores que superen este monto deberán ser cancelados con cheque.

Artículo 3.– Ningún gasto individual podrá ser superior al equivalente del 40% del monto mensual de la caja menor.

Artículo 4.– Del monto total del fondo de Caja Menor, la persona asignada podrá autorizar recibos hasta por la suma de cien mil ($100.000) pesos mcte, gastos que superen este monto serán autorizados por la Gerente.

Artículo 5.– Con la Caja Menor solamente se podrán realizar pagos correspondientes a: Transportes urbanos, fotocopias, correos, papelería, cafetería, reparaciones menores de oficina, certificados de notaria, autenticaciones, implementos de aseo, refrigerios, y aquellos que dada su importancia y urgencia sean autorizados expresamente por la Gerencia.

Artículo 6.– Para validar una erogación de Caja Menor se debe elaborar un recibo de Caja Menor estableciendo claramente: la ciudad, fecha, monto entregado, detalle, firma y número de documento de identidad del beneficiario del pago; adjuntar soportes en los casos que lo amerite. Se firmará en señal de aceptado.

Artículo 7.– Si hay salida de dinero por gastos provisionales, se debe de elaborar un recibo provisional de caja, en la cual se indique la razón del desembolso y deberá legalizarse en máximo de 24 horas.

REQUISITOS PARA REEMBOLSO

Artículo 8.– Se establece el siguiente trámite para la solicitud de reembolso de la Caja Menor:

a. Presentación a la Gerente por parte de la persona designada del Fondo, de una relación de las erogaciones atendidas con los recursos del Fondo de Caja Menor, cuando se haya consumido el ochenta por ciento (80%) del monto asignado.

b. Los recibos y/o facturas que soportan los pagos de la caja menor deben estar entregados en original, buen estado y con el nombre del establecimiento comercial con número de identificación y teléfono.

c. Verificación de la relación por parte de la Gerente de FEGECOLSA y autorización.

d. Para el cierre de mes, siempre se solicitará reembolso de Caja Menor, cualquiera sea el monto consumido, para que sus erogaciones queden causadas en el mes correspondiente al que sucedieron.

PROHIBICIONES

Artículo 9.– Se prohíbe efectuar préstamos de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros con recursos de este Fondo.

Artículo 10.– Se prohíbe cambiar cheques de carácter personal a los empleados, asociados, directivos o terceros con recursos de este Fondo.

Artículo 11.-Cualquier anomalía presentada en el manejo de los recursos de este fondo será reconocida por el administrador (a) del Fondo de Caja Menor.

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 12.-Quedan facultados para efectuar arqueos de Caja Menor en cualquier momento, el Gerente y el Revisor Fiscal.

Artículo 13.– Se encargara del manejo del Fondo de Caja Menor la Analista administrativa quien depende directamente de la Gerencia, para lo cual se dotará de los implementos y recursos necesarios para su adecuado manejo y custodia.

Artículo 14.– La Caja Menor será manejada por la analista administrativa; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos de la Gerente.

El presente reglamento se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No. 1805 mediante acuerdo  No. 011 de Octubre 21 de 2019.

En constancia Firman:

Alfonso Muñoz                                                          Nathaly Lopez

Presidente                                                                Secretario

Adriana Pérez Aranguren

Representante legal

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