Reglamento de Cobranzas

FONDO DE EMPLEADOS

La Junta Directiva del Fondo de Empleados de General Equipos de Colombia S.A-  FEGECOLSA,  en uso de las atribuciones legales establecidas en el Estatuto, Artículo 62,  en especial en el  numeral 7 y las conferidas mediante la Circular Externa No. 003 de febrero 17 de 2013, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria,

CONSIDERANDO:

1. Que es responsabilidad de la Junta Directiva, proferir la reglamentación requerida para el normal desarrollo del objeto social de la entidad.

2. Que de conformidad con lo dispuesto en la Circular Básicas Contable y Financiera 004 de 2008, todas las entidades vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria, están obligadas a establecer directrices sobre el trámite que se le debe dar a la cobranza de los créditos no atendidos normalmente.

ACUERDA:

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1. CARTERA DE CREDITO: La cartera de crédito es el activo más importante en el Fondo de Empleados. Está compuesto por las operaciones de crédito otorgadas y desembolsadas a los asociados bajo distintas modalidades, aprobadas de acuerdo al reglamento de crédito establecido y expuestas a un riesgo crediticio que debe evaluarse permanentemente.

ARTICULO 2. RIESGO CREDITICIO: El riesgo crediticio es la probabilidad de que una organización solidaria incurra en pérdidas y disminuya el valor de sus activos como consecuencia del incumplimiento en el pago de las obligaciones contractuales por parte de sus deudores, el cual en caso de materializarse, puede llegar a afectar la estabilidad y la viabilidad del fondo de empleados.

CAPITULO II

MECANISMOS DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA

ARTICULO 3. MECANISMOS: FEGECOLSA, para la normalización de la cartera podrá:

  1. Trasladar el saldo en mora al deudor solidario y si se considera pertinente mantener el cobro del saldo insoluto a éste.
  2. Suscribir acuerdos de pago o acuerdo de conciliación según la etapa de cobro que se encuentre.
  3. Realizar el cobro ejecutivo de la obligación según el tipo de garantía que se tenga.

ARTICULO 4. DESCUENTO DEL SALDO AL DEUDOR SOLIDARIO: Ante la mora reiterada, FEGECOLSA para la normalización de la cartera, podrá sustituir en el saldo de la deuda al deudor principal por el deudor solidario o codeudor, trasladando a este último los descuentos correspondientes, previa verificación de las autorizaciones de descuento, y previa notificación al deudor solidario.

ARTICULO 5. ACUERDO DE PAGO: FEGECOLSA, podrá suscribir acuerdos de pago sobre los saldos vencidos, tendientes a normalizar las obligaciones que presenten vencimientos, de conformidad con los lineamientos y políticas establecidas por la Junta Directiva, con el apoyo del Comité de Evaluación de Cartera, a través de la Gerencia o del funcionario a quien se le delegue dicha función o de terceros contratados por FEGECOLSA, facultad para suscribir estos acuerdos.

Con la suscripción de acuerdos de pago, la obligación se considera al día solo hasta que esté normalizada, por lo tanto, en los reportes a las centrales de riesgo o a cualquier otra entidad que administre o maneje bases de datos pública o privada se reflejarán la situación real de la obligación. Con el acuerdo de pago se mantienen las garantías existentes.

ARTICULO 6: FACULTAD PARA SUSCRIBIR ACUERDOS DE PAGO: FEGECOLSA se reserva la facultad de suscribir acuerdos de pago, con base en la documentación presentada y el análisis de capacidad de pago del deudor principal y/o deudores solidarios o de un tercero que se responsabilice del cumplimiento del acuerdo de pago, podrá además exigir garantías adicionales cuando lo considera conveniente, por lo tanto, los costos que implique su constitución estarán a cargo del deudor interesado.

En el evento de presentarse inconsistencias que afecten las garantías existentes, FEGECOLSA, a través de la gerencia, podrá aprobar como caso excepcional la suscripción de acuerdo de pago con los deudores, tendientes a recuperar el 100% del capital y parcial o totalmente los intereses. En caso que la gerencia no lo pueda resolver, este deberá ser analizado de forma excepcional por la Junta Directiva.

ARTICULO 7. TERMINO DE SUSCRIPCION: El término máximo para suscribir acuerdos de pago no podrá superar los 72 meses para la cancelación del saldo, salvo: que el término inicialmente pactado sea inferior, caso en el cual se podrá determinar un plazo mayor. En el evento en que el deudor requiera un plazo mayor al señalado, podrá optar por la reestructuración de su crédito. En todo caso el valor de la cuota estará sujeto al análisis de capacidad de pago del deudor principal y/o sus deudores solidarios o de un tercero que se responsabilice del cumplimiento del acuerdo de pago.

ARTICULO 8. CLAUSULA ACELERATORIA: FEGECOLSA, incluirá en los acuerdos de pago la cláusula aceleratoria, para que en caso de incumplimiento, entendido éste como la no cancelación de cualquiera de la cuotas pactas en el acuerdo de pago, pueda declarar extinguido el plazo pactado y de esta manera exigir anticipadamente extrajudicial o judicialmente, sin necesidad de requerimiento alguno, el pago de la totalidad del saldo adeudado de la obligación incorporadas en el pagaré suscrito por los deudores, así como los intereses, los gastos de cobranza incluyendo los honorarios de abogado y las demás obligaciones constituidas a favor de la entidad.

Parágrafo: En todos los casos en los que se afecten las condiciones inicialmente pactadas del crédito, tales como plazo, garantías etc. y que tengan como consecuencia deterioro en su clasificación deberá reflejarse en la contabilidad tales circunstancias.

ARTICULO 9 CONCILIACION: Cuando la obligación se encuentre en cobro jurídico la Junta Directiva de FEGECOLSA, podrá aceptar conciliación para el pago de la obligación, previo concepto de la firma jurídica contratada para realizar este cobro. En este caso se podrá suspender el respectivo proceso.

CAPITULO III

ETAPAS DE LA COBRANZA

ARTICULO 10 COBRANZA INSTITUCIONAL: FEGECOLSA podrá llevar a cabo un proceso de cobranza de manera directa o a través de terceros idóneos, mediante la recordación de pago de las cuotas mensuales, acuerdo de pago de las cuotas vencidas, entre otros procedimientos, a los deudores que presente vencimientos en las obligaciones crediticias.

El proceso de cobranza podrá realizarse a través de: La cobranza preventiva, la cobranza correctiva, el cobro pre-jurídico y el cobro jurídico.

ARTICULO 11. COBRANZA PREVENTIVA: Se podrán desarrollar campañas de cobranza preventiva a deudores (incluye deudores solidarios) con obligaciones que se encuentren al día que estén próximas a presentar vencimiento en el pago de la cuota mensual o con vencimientos entre 1 y 30 días, con el fin de evitar el deterioro de la cartera o normalizar las que presenten vencimiento. La gestión con estos deudores debe cobijar todas las obligaciones que componen la cartera de la entidad.

En el presente caso, el Fondo de Empleados podrá enviar una liquidación de la cuota mensual, indicando: el valor de esta, los intereses y período para realizar el pago, entre otros.

Transcurridos cinco (5) días desde la fecha de vencimiento del plazo para pagar, FEGECOLSA requerirá al deudor enviándole una comunicación escrita, (envío de correos electrónicos y/o utilizando correo certificado), en esta comunicación se le indicara que si en el plazo máximo de los siguientes veinte días calendario no ha normalizado el crédito en mora, será reportado a las centrales de riesgo.

ARTICULO 12. COBRANZA CORRECTIVA: Se podrán llevar a cabo campañas de cobranza correctiva a deudores con obligaciones que presenten entre 31 y 60 días en mora.

En tal situación junto con la liquidación que envíe FEGECOLSA, al último domicilio del asociado registrado en la base de datos interna, se le remitirá una comunicación, donde se le indique el término de la mora y las posibles sanciones que daría lugar en su calidad de asociado.

ARTICULO 13. COBRANZA PREJURIDICA: Se podrá realizar el cobro pre-jurídico, a las obligaciones crediticias que presenten vencimientos entre 61 y 90 días, causada por los créditos otorgados de conformidad con las reglamentaciones de crédito y cartera expedidos por FEGECOLSA, y de acuerdo con las normas vigentes. Una vez vencido este término, aquellas obligaciones que no fueron normalizadas o respecto de las cuales no se logró acuerdo de pago, podrán ser trasladadas para el respectivo cobro jurídico.

En esta etapa de la cobranza el asesor jurídico interno o externo, según sea el caso, podrá enviar comunicaciones o hacer llamadas telefónicas por medio de las cuales se le informará al asociado sobre las sanciones disciplinarias que se está llevando a cabo en su contra y las acciones judiciales que se podrán adelantar si no cumple con las obligaciones crediticias que adquirió con FEGECOLSA, así como las consecuencias para los no asociados.

ARTICULO 14. COBRANZA JURIDICA: Podrá iniciarse la gestión del cobro judicial de las obligaciones con vencimientos superiores a 90 días de forma directa o a través de terceros, una vez agotadas las gestiones de cobro pre-jurídico, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

No obstante la Gerencia de FEGECOLSA, podrá autorizar el inicio del cobro jurídico en un término inferior al señalado, en el evento que lo considere necesario, con base en las recomendaciones de la Junta Directiva.

ARTICULO 15. REPORTE CENTRALES DE RIESGO: FEGECOLSA, con la autorización otorgada por el deudor, le informara con anticipación mínima de veinte días que deberá reportar a las centrales de riesgo o bases de datos, las obligaciones no atendidas de acuerdo con las condiciones pactadas, a partir del primer día de mora. En concordancia con las indicaciones de las entidades de control gubernamentales. Así mismo se informara de esa actuación al codeudor.

CAPITULO IV

ADMINISTRACION SALDOS DE CARTERA EXASOCIADOS. NOVACIONES Y REESTRUCTURACIONES

ARTÍCULO 16. SALDOS DE CARTERA EX ASOCIADOS. Sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de evaluación de cartera y cobranza, para efectos de administrar el cumplimiento del pago de las obligaciones hasta su cancelación, cuando un Asociado se retire de FEGECOLSA y quedare algún saldo en contra, se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

Plazo de Amortización:

Cuando exista hipoteca a favor de FEGECOLSA, el saldo del ex asociado se financiará a la mitad del tiempo que quedare por cancelar sin exceder de  hasta setenta y dos (72) meses siempre y cuando el promedio de la sumatoria de las cuotas pendientes de los créditos vigentes no sea inferior a 72 meses, en caso de ser inferior, el saldo se financiará al plazo promedio de las cuotas pendientes.

Cuando no exista hipoteca, el saldo del ex asociado se financiará hasta cuarenta y ocho (48) meses siempre y cuando el promedio de la sumatoria de las cuotas pendientes de los créditos vigentes no sea inferior a 48 meses,  en caso de ser inferior, el saldo se financiará al plazo promedio de las cuotas pendientes.

El promedio de las cuotas estará dado por la sumatoria de las cuotas pendientes de cada uno de los créditos, dividido entre el número de créditos vigentes a la fecha de la liquidación.

Intereses:

La tasa mensual de interés para los saldos de ex Asociados será del uno punto dos por ciento (1.2%) sobre saldos.

Mora en el Pago:

Cuando el ex asociado incurra en mora de más de dos (2) cuotas, se procederá a trasladar el cobro a los deudores solidarios.

FEGECOLSA Informará por escrito a los deudores solidarios sobre el traslado de las cuotas pendientes de la obligación.

En caso de que no sea posible el cobro a los deudores solidarios mediante la Libranza, FEGECOLSA trasladará este cobro a instancias judiciales con el objeto de hacer efectivas las garantías.

Intereses de Mora:

La tasa de interés moratorio para los saldos a capital que presenten mora será del uno punto dos (1.2%) por ciento mensual.

ARTÍCULO 17.  REESTRUCTURACIONES: Se entiende por reestructuración de un crédito, el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación, ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago.

Antes de reestructurar un crédito deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones.

ARTÍCULO 18. NOVACIONES. La novación es la sustitución de una nueva obligación a otra anterior, la cual queda por tanto extinguida.  Las formas de novación son las siguientes:

Sustituyéndose una nueva obligación a otra, sin que intervenga nuevo acreedor o deudor.

Contrayendo el deudor una nueva obligación respecto de un tercero y declarándole en consecuencia libre de la obligación primitiva el primer acreedor.

Sustituyéndose un nuevo deudor al antiguo, que en consecuencia queda libre.

PARÁGRAFO: la fijación de tasas, plazos, montos, garantías, como la reclasificación de las mismas dentro de los términos previstos en el presente reglamento de crédito, las determinará la Junta Directiva, con previo estudio, y se comunicará por medio de resolución motivada que deberá darse a conocer a los asociados aportantes.

CAPITULO V

CASTIGO DE CARTERA

ARTICULO 19. DEFINICION: El castigo de cartera es el mecanismo de depuración contable, financiera que se aplicará una vez se hayan agotado infructuosamente los procedimientos y gestiones correspondientes al cobro de cartera y que dada su cuantía o el concepto final de los asesores como incobrable, propuesta por la gerencia, con la aprobación previa de la Junta Directivas, avalada por la Revisoría Fiscal.

ARTICULO 20 INCOBRALIDAD DE LA OBLIGACION: El estado de incobrabilidad de las obligaciones que se pretendan castigar, se presentan cuando ocurra al menos una de las siguientes situaciones:

  1. Insolvencia real o inminente de los deudores.
  2. Imposibilidad de localización de los deudores
  3. Se encuentre que los deudores posean bienes, pero esto no sea susceptibles de embargar por presentar gravámenes tales como el patrimonio de familia.
  4. El valor del bien, que respalda la obligación crediticia, sea considerablemente de menor valor de la deuda, siempre que no se haya decretado sobre él alguna medida cautelar.
  5. Obligaciones cuyo título ejecutivo no existe o que no cumpla con los requisitos legales para hacer viable el proceso jurídico, de conformidad con las normas aplicables.
  6. Solicitud de crédito y presentación de documentación legítima y suscripción de garantías a través de una firma falsa.
  7. Obligaciones en cobro judicial y que no se les haya decretado medidas cautelares por insolvencia total de los deudores.

ARTICULO 21. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CASTIGO DE CARTERA: Se establecen como procedimientos generales para el castigo de cartera:

  1. La Gerencia, determinará las obligaciones que son sujeto de castigo.
  2. El castigo de las obligaciones deberá ser aprobado por la Junta Directiva, previo aval del Revisor Fiscal u concepto del abogado.
  3. El valor total de las obligaciones castigadas deberá ser contabilizado contra la provisión previamente constituida para las mismas obligaciones y registrarse de acuerdo con lo dispuesto por las normas de contabilidad vigentes.
  4. El área de contabilidad de FEGECOLSA será la encargada de aplicar contablemente el castigo de acuerdo con la directriz presentada por la gerencia.

ARTICULO 22. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA EL CASTIGO DE CARTERA: Para el castigo de cartera se deberá soportar con los siguientes documentos:

  1. Calificación de la obligación con riesgo “E” expedido por FEGECOLSA.
  2. Certificado de incobrabilidad emitido por la firma de cobranza, el abogado externo, el abogado de la entidad, o la persona que haya designado FEGECOLSA, certificación del Revisor Fiscal.

ARTICULO 23. EFECTOS DEL CASTIGO: Las obligaciones que son objeto de castigo de cartera generarán los siguientes efectos frente a los deudores

1. Reportes en las centrales de riesgo, con la referencia “cartera castigada”

2. Inicio de proceso de exclusión, en su calidad como asociado, de acuerdo con lo establecido en el estatuto.

ARTICULO 24 .GESTION DE COBRO A LAS OBLIGACIONES CASTIGADAS: El castigo de cartera de una obligación no exime a los deudores, del deber de cancelar el valor adecuado de acuerdo con las condiciones del crédito otorgado, razón por la cual FEGECOLSA, seguirá realizando la gestión de cobro de las obligaciones castigadas, de la siguiente manera:

  1. El abogado interno, la firmas de cobranza externa o abogados externos deberán continuar gestionando el recaudo, en el estricto seguimiento y cumplimiento de la gestión de cobro para su recuperación.
    1. Las obligaciones cuyos montos superen la suma equivalente a dos (2) SMLMV, deberán cobrarse por la vía judicial, de conformidad con el presente procedimiento.
    1. Continuidad en los procesos judiciales instaurados, salvo que FEGECOLSA, realice acuerdos de pago, previo concepto del asesor jurídico.

ARTICULO 25. MECANISMOS EXCEPCIONALES PARA LA NORMALIZACION: Se podrán implementar mecanismos excepcionales de normalización de cartera castigada de acuerdo con los estudios técnicos, financieros y jurídicos acerca de la situación de la cartera y en especial de la morosidad de la misma, con la finalidad de lograr su recuperación, evitar el deterioro de su estructura financiera y presupuestal y propender por la defensa, rentabilidad y recuperación del patrimonio. Dichos mecanismos de normalización serán ejecutados previa aprobación de la Junta Directiva.

CAPITULO VI

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 26. REPOSICION DE TITULOS VALORES: En el evento en que no se cuente con el título valor exigido por FEGECOLSA, es decir, pagaré con espacios en blanco y carta de instrucciones u otro que se determine, FEGECOLSA, podrá hacer uso de cualquier mecanismo establecido por la ley para reposición del mismo, teniendo en cuenta los costos que este proceso representa.

A aquellas obligaciones que no son objeto de reposición por tener cuantía inferior a la señalada se les seguirá realizando el cobro y podrán ser castigados.

ARTICULO 27. Los vacíos que se llegaren a presentar en la interpretación o aplicación del presente reglamento, serán resueltos por la Junta Directiva.

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Glosario

Castigo de Cartera: Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de provisión de cartera, que es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se considera imposible de recuperar.

Cuando se otorga un crédito y con el tiempo el asociado o exasociado no lo paga, y Fegecolsa razonablemente considera que nunca la pagará, se procede a “castigar” esa cartera contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para el Fondo.

El presente reglamento se aprueba con la asistencia de los miembros principales de la Junta Directiva de FEGECOLSA mediante Acta No.  1795,  que contiene el acuerdo 001 de Agosto 13 de 2019.

En constancia Firman:

Alfonso Muñoz                                                          Nathaly Lopez

PRESIDENTE                                                             SECRETARIO

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